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オープンソース+αで、散在するドキュメントを自動的にフォルダ体系に整理整頓する方法 | 情報共有/コンテンツ管理

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オープンソース+αで、散在するドキュメントを自動的にフォルダ体系に整理整頓する方法  (株式会社ヴィセント 森大地)

本セミナーでは、Alfresco+αフォルダを使って、企業内に散らかっているドキュメントを、自動的にフォルダ体系に整理整頓する方法について解説します。 どのように自動的に分類されるのか、デモンストレーションも実施します。

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セミナー全体の評価と、参加者からのコメント

参加者によるこのセミナーの評価は、
4.2 でした!(5点満点中)
セミナー名 オープンソース+αで、散在するドキュメントを自動的にフォルダ体系に整理整頓する方法
講演企業 株式会社ヴィセント
開催日 2018年07月20日
匿名の参加者
コメントなし
製造業 50代 男性 の参加者
コメントなし
企業に対してITを提供する企業(ベンダー、SIerなど) 40代 男性 の参加者
ちょっとデモが分かりにくかったです。 ※お客様に提案するとしてどこをポイントにして良いかがわからない。
その他のIT関連業 40代 男性 の参加者
デモがOOとのつながりがわかりづらく、理解に苦しんだ。 フォルダ名ルールは不要になるが、ファイル名ルールが必要になる点は変わりがないと感じた。 ただ、全文検索によってフォルダリングできるのは良かった。
株式会社エイプルジャパン 増田英久さん
デモが分かりづらかった。
その他のサービス業 40代 女性 の参加者
コメントなし
製造業 40代 女性 の参加者
実ファイルを自動で振り分けて保存すると思っていました。ちょっとイメージが違いました。 なので、以降のアンケートは白紙でごめんなさい。

Confidential
株式会社ヴィセント 商品・ソリューション紹介
オープンソース+αで、ドキュメントを自動的にフォルダに整理
COPYRIGHTVICENT CO.,LTD. ALL RIGHT RESERVED.
1
Confidential
アジェンダ
Introduction(導入)
Alfresco Content Services(アルフレスコについて)
α folder(アルファフォルダについて)
Demonstration(デモンストレーション)
Use Case(ユースケースについて)
Future image of α folder(アルファフォルダの将来像)
Service of α folder(アルファフォルダの提供サービス)
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2
Confidential
Introduction
導入
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3
Confidential
企業・組織が抱える課題
ドキュメントを探すだけで時間が掛かる
フォルダ体系ルールが守られない
各組織・担当によって管理体系が異なる
各製品に関わるドキュメントを横串で修正したい
二重管理が発生し、ドキュメントの整合性が保たれない
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4
Confidential
情報の埋没は生産性に大きく影響を及ぼす
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5
Confidential
ご提案
オープンソース+αで
業務効率化、働き方改善
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6
Confidential
Alfresco
Content
Services
アルフレスコについて
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7
Confidential
多機能ドキュメント管理プラットフォーム
Alfresco Content Services (ACS)
注目ポイント!
製品元:Alfresco Inc.(米国)
製品分野:ECM(ドキュメント管理) 10憶ドキュメントのベンチマーク
販売形態:サブスクリプションライセンス AWSプラットフォームに構築した冗長構
成のACSにて、10憶ドキュメントのベンチ
マークテストをクリア
機能概要:
高速な検索(全文検索、あいまい検索等)
最小でファイル単位の権限管理
ビジネスプロセス管理との統合
Office、Adobe、2DCAD対応のプレビュー
豊富なプロトコル(各種API 、WebDAV、CIFS、
FTP、SharePointプロトコル)
シングルサインオン対応
バージョン管理対応
緻密な監査用ログ
クラスタリング対応、シャーディング対応
豊富な信頼と実績
NASA、米国国防省、NIKE、CISCO、日本
郵政といった企業・組織にて採用
オープンソースプラットフォーム
開示されたソースコード
豊富なAPI(REST API、CMIS API、
Webscript API)
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8
Confidential
Alfrescoへのコンテンツ格納イメージ
ドラッグ&ドロップ
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9
Confidential
豊富なドキュメント管理用機能
権限管理 全文検索 バージョン
管理
ファイル プロセス 監査ログ
プレビュー 管理
ソーシャル機能 フォルダ 属性管理
ルール
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10
Confidential
Alfrescoの特徴
様々なデバイスやシステムとシームレスに繋がることができる
ドキュメント管理プラットフォーム
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11
Confidential
α folder
アルファフォルダについて
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12
Confidential
ドキュメントフィルタリング アドオンツール
α folder(アルファフォルダ)
注目ポイント!
製品元:㈱ヴィセント
製品分野:アドオンツール(Alfresco)
対応製品:Alfresco5.2.x EE/CE版
ファイル内容でフィルタリング
αフォルダで指定できるのは、ファイル名や
作成者などのメタ情報だけでなく、ファイル
の中身まで指定可能
機能概要:
キーワードフィルタ設定
バーチャルフォルダ
メタデータフィルタ設定
メールフォーマットフィルタ設定
フォルダ構成編集
自動タグ付け設定(Coming Soon)
テンプレート共有(Coming Soon)
一言で言うと、
メールのフィルタリングツールの
ドキュメント版です。
αフォルダはAlfrescoのバーチャルフォルダ
機能を利用しているため、実際のフォルダ
構成を変更せずに、構成管理が可能
独立したフォルダツリー構成が可能
権限設定も保持したまま構成が可能
タグフィルタをグループ化
各々のタグフィルタをグループ化して設定で
きることにより、カテゴリによる仕訳をスムー
ズに
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13
Confidential
α folderの利用イメージ
簡単なフィルタリングルールを設定することで、Alfresco+αフォルダに
て、自動的にファイルを分類、フォルダのマッピングをします。
ファイル名の帳票番号で仕分け
特定のフォルダにアップロード
本文にあるキーワードで仕分け
登録されたルールに基づき、
ファイルを振り分け
顧客名で仕分け
フィルタ
情報
マッピング
情報
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14
Confidential
Demonstration
デモンストレーション
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15
Confidential
デモシナリオ
以下のシナリオでデモンストレーション致します。
① ファイルサーバに溜まったファイルをAlfrescoにアップロード
② αフォルダのフィルタを通して、ファイルを自動的に整理
ファイルサーバ
フィル

フィル

フィル



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16
Confidential
デモ設定パターン
パターン1 パターン2
一般的な開発プロジェクトを想定 請求関連書類を想定
設計書 ファイル名に「設計書」および 実績
ファイル名に「実績報告書」、本文
報告書 に「AAA株式会社」を含むファイル
「DEMO_001」を含むEXCELファイル
テスト ファイル名に「テスト仕様書」および 実績
仕様書 「DEMO_001」を含むEXCELファイル ファイル名に「請求書」、本文に
報告書 「AAA株式会社」を含むファイル
仕様書 ファイル名に「仕様書」および 実績
ファイル名に「納品書」、本文に
報告書 「AAA株式会社」を含むファイル
「DEMO_001」を含むファイル
その他 ファイル名に「資料」および
資料
「DEMO_001」を含むファイル
見積書 ファイル名に「見積書」、本文に
「AAA株式会社」を含むファイル
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17
Confidential
Use Case
ユースケースについて
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18
Confidential
主なユースケース
ファイルサーバ 管理が煩雑になったファイルサーバの中
整理 身を綺麗に整理整頓
構成管理 顧客番号や製品番号に基づいてファイル
を一括管理
ナレッジ共有 重要なドキュメントを見える化し、ナレッジ
を効率的に共有
監査・管理 古いファイルの選別、セキュリティチェック
など
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19
Confidential
例1)開発設計書の管理
活用方法概要
構成イメージ
ファイル名に必要情報を記載して管理
命名ルールイメージ
10_要求仕様_システムID_文書名.xls
20_要件定義_システムID_文書名.xls
30_基本設計_システムID_文書名.xls
40_詳細設計_システムID_文書名.xls
設計書
〇〇システム
要求仕様
要件定義
基本設計
詳細設計
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20
Confidential
例2)製品資料の構成管理
活用方法概要
構成イメージ
顧客番号や製品番号に基づいてファイ
ルを一括管理
横串管理で修正漏れを防ぐ
フィルタ設定イメージ
本文に「製品ID」が含まれるファイル
×
ファイル名に「文書分類(製品マニュアル
等)」が含まれるファイル
ファイル名に文書分類が含まれないファイル
は、「その他」フォルダへ
製品関連資料
XX001(製品名)
XX002(製品名)
XX003(製品名)
製品仕様書
製品マニュアル
その他
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Confidential
例3)提案書の共有
活用方法概要
構成イメージ
顧客別、製品別、年代別、キーワード
別などにフォルダを分けることで、目的
の提案書を探しやすく
フィルタ設定イメージ
ファイル名に「提案書」が含まれるファイル
提案書
最新キーワード
働き方改善
×
本文に「最新キーワード」が含まれるファイル
本文に「顧客名(略称)」が含まれるファイル
本文に「製品名(略称) 」が含まれるファイル
顧客別
〇〇企業
製品別
□□製品
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Confidential
Future
image of
α folder
アルファフォルダの将来像
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23
Confidential
タグ抽出機能
機能概要
設定内容に基づき、ドキュメントを
自動的にチェックし、抽出条件に当
てはまる場合、タグを自動的に付
与する機能
「XXX00000」に当てはまる文字列を持った
ファイルを発見!
活用シーン
製品IDなど、 IDが多数存在する場
合に、「XXX00000」などのフォー
マットを予め設定しておくと、自動
的にタグをつけ、カテゴライズして
くれるため、各ID毎のフォルダ整理
などが楽になります。
「XXX00123」という製品IDと判断し、
タグとフォルダを作成
XXX00120
XXX00123
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XXX00123
24
Confidential
他にもこのような機能追加を計画中
自動フォルダ構成機能
検索情報などを基に、ホットなワードや文字列を
自動的にカテゴライズし、リコマンドしてくれる機

テンプレート共有機能
作成したフォルダ構成ルール一式を他のプロ
ジェクトや組織と共有できる機能
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Confidential
Service of
α folder
アルファフォルダの提供
サービス
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Confidential
サポートメニューについて
以下のフェーズにて、種々サポートメニューを用意しております。
コンサル 導入前 導入 初期 トレーニ 保守
ティング 検証 作業 設定 ング サポート
設計スコープ
インテグレーションスコープ
保守・運用スコープ
上記フェーズサポートの全てが必ずしも必須というわけではございません。
必要となるスキルのスコープに応じて、ご相談ください。
コンサルティングサービス、トレーニングサービス、保守サポートサービスについては、
別紙の「株式会社ヴィセント OSS関連サービスメニュー」を用意しております。
他の項目の費用については、ユースケースに応じてご提示させて頂きます。
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Confidential
EOF
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