企画から告知・集客、機材・ツールの準備、当日運営、参加者のアフターフォローまで、幅広いタスクをこなす必要があるウェビナーの自社開催。
リアルセミナーとは勝手が違う部分も多く、ノウハウがない状態での開催はハードルが高いと感じている担当者様も多いのではないでしょうか。
そこで本記事ではウェビナー開催に必要なタスクを、流れに沿って網羅的に解説していきます。用意が必要な機材やZoomウェビナーの使い方も紹介するため、初めてのウェビナーを成功させたいとお考えの方はぜひ最後までチェックしてみてください。
目的・ターゲット・企画の設定
ウェビナー開催にあたりまず重要なのが目的の設定です。
商品・サービスの紹介や販促がしたいのか新規リードを獲得したいのかなど、ウェビナーのゴールを具体化しましょう。ポイントは商談獲得件数・メルマガの新規申込件数などの数値を具体化すること。
この目的に応じてウェビナーに集めるべきターゲットや企画内容が決まります。
たとえば新規リードを獲得したいのであれば、ターゲットはまだ自社との接点がないものの潜在的なニーズがあるユーザーです。
また企画内容もいきなり自社の紹介をするのではなく、ユーザーがいま興味のあるトレンド情報や、抱えている課題といったテーマを軸に設定するのが有効でしょう。
大まかな方向性が決まったら、ターゲットの現状からウェビナーに興味を抱き、実際にウェビナーに参加して課題・ニーズを認識し、期待するアクションを起こすまでのシナリオを具体化します。
このシナリオは後述するターゲットの集客・当日の講演・アフターフォローなどの戦略を考えるときの指針にもなる重要なものです。
シナリオが固まったら開催日時・配信場所・人員と役割分担なども決めていきます。
開催日時はターゲットの参加のしやすさを考慮するのがポイント。業界・業種にもよるものの、BtoBのウェビナーであれば平日の朝や夕方、BtoCのウェビナーであれば平日の夜や土日祝日を設定するのが無難です。
残りの配信場所と人員配置に関してはのちほどくわしく解説していきます。
またこの段階でウェビナーの配信方式をオンデマンド配信とリアルタイム配信のどちらにするかも選んでおきましょう。
オンデマンド配信はあらかじめ録画したウェビナー動画を告知した時刻に配信したり、アーカイブとして公開したりする配信方式。同じ動画を繰り返し活用できるため配信の労力がほとんどかかりません。
リアルタイム配信では配信者と参加者が同時刻にウェビナーツールへアクセスして、ウェビナーを実施します。チャット・Q&A・投票などを使って双方向のやり取りができるため、エンゲージメントが高まりやすい点がメリットです。
告知・集客方法
たくさんの参加者を集めるためには複数の告知媒体を使い分けるなど、事前にアプローチする人の母数を増やすことが重要になります。
ただし大々的な告知・集客をしようとすればするほど、より多くの労力・時間・コストがかかってしまうのが一般的。
そのためいかにウェビナーのターゲット層にピンポイントで訴求できる告知方法を選択するかが、効率的な集客を実現するためのポイントです。
たとえば自社の商品・サービスに興味がある層を集めるなら、ほとんどコストのかからないメール・自社ホームページでの告知だけでも十分でしょう。一方、まだ自社との接点がないユーザー層に向けてはWeb広告・ポータルサイトなどが有効です。
なおフォロー機能と拡散力があるSNSは、既存顧客・新規顧客のどちらを集めたいケースでも効果を発揮します。
とはいえオンラインでの集客は告知内容がほかの膨大な情報に埋もれてしまうリスクがあり、成功させるためには注意を引きやすいテーマやタイトルの設定と、高度なマーケティングスキルが必要です。
そのためあえてDM・チラシの配布・ポスターなどのアナログな方法で告知を行うのも一つかもしれません。そのほかに他社とウェビナーを共同開催することで、1社提供では難しい内容・規模のウェビナーを実現するという方法もあります。
申し込みフォームは記入項目が多すぎると入力が面倒で離脱してしまうケースもあるため、会社名・氏名・メールアドレスといった必要最低限の内容以外は事前アンケートの形式を取るなどして、申込前の負担をできるだけ少なくしましょう。
気軽に参加ができるウェビナーはその反面、申込者の当日キャンセルがリアルセミナーに比べて多め。
当日キャンセルを防ぐためにも開催日の2週間前・1週間前・3日前・前日にはリマインドメールを送るのがおすすめです。
開催日時を思い出してもらうとともに改めて参加意欲を高めることで、参加者の減少を阻止することができます。
同時に参加者がウェビナーツールへのアクセスで迷うことのないように、具体的な操作手順も記載しておきましょう。
事前準備
ウェビナー開催に向けて必要な事前準備としては、機材・ウェビナーツール・配信場所の確保、講演用の資料とプレゼンテーションの作成、リハーサルなどが挙げられます。
用意すべき機材はWebカメラ・マイク・照明・モニターです。
PC内蔵のカメラやマイクは画質・音質が十分ではなく、参加者のノイズになってしまう可能性があります。
またカメラ位置が低いと画角の問題で高圧的な印象を与えかねないため、外付けのものを用意しましょう。照明もあると講師の顔が明るく映るため、好印象を与えるのに効果的です。
加えてPCとは別にモニターを用意しておくと、ウェビナーツールの操作と参加者に共有している画面のチェックを同時に行えます。
ウェビナーツールはいくつも種類があるものの、基本的には操作に慣れたユーザーが多く、通信の安定性・機能性・コストパフォーマンスにも優れたZoomウェビナーの利用がおすすめです。
配信場所を決めるときに注意するべきポイントは、周囲がうるさくないか、余計なものが映り込まないか、インターネット環境が安定しているかの3点。
適切な場所がなければレンタルスペースを利用するのも一案でしょう。なおWi-Fiは混雑の可能性があるため有線LANを用意します。
ウェビナー運営や講演に慣れていない場合、リハーサルなしでいきなり本番を迎えるのは非常にリスキーです。
前日までにきちんと時間を取って、プレゼンテーションや進行の練習をするとともに、スタッフ間での連携や通信・映像・音声・チャット・画面切り替えなどに問題がないかを確認するようにしましょう。
それでも当日は機材トラブル・参加者トラブルなどが発生する可能性もゼロではありません。あらかじめ想定しうる事態の洗い出しをして、対処マニュアルを作成・共有しておくと安心です。
初めてのウェビナー開催は、
豊富な実績のマジセミへ
IT・製造業のウェビナーで
国内トップクラスの集客実績！
独自のハウスリストと企画に応じたターゲティングによる集客は、国内でもトップクラス。IT業界のトレンドや商品の魅力をふまえた企画設計から、参加者フォローまで押さえたトータルの運営まで、ワンストップでサポートいたします。
Zoomウェビナーの使い方
Zoomウェビナーはリアルタイム配信・オンデマンド配信はもちろん、申込フォームの作成・参加者の招待・参加者情報の管理・コミュニケーション機能・アンケート機能などウェビナー開催に必要な一連のタスクをすべてカバーしているツール。
ここではウェビナーを開催するうえでとくに重要な機能の使い方を紹介していきます。
まず解説するのはウェビナーの登録手順です。
管理者アカウントにログインして左メニュー「ウェビナー」の「ウェビナースケジュール」をクリック。遷移した画面でタイトルと開催日時を入力していきます。
また「質疑応答」「実践セッションを有効にする」「自動的にウェビナーを録画する」の3項目にもチェックを入れておきましょう。
「質疑応答」はQ&A機能、「実践セッションを有効にする」はウェビナー開始前にスタッフ専用画面を表示する機能、「自動的にウェビナーを録画する」は文字どおりウェビナーの録画機能に関する設定です。
上記の設定が完了したら「スケジュール」を押下してウェビナーを登録します。
次に「招待状」タブからスタッフと参加者をウェビナーに招待します。
参加者を招待する方法は「参加者を招待」の項目からZoomが発行した共通URLをコピーしてメール送付するという方法と、参加者ごとにユニークなURLを発行するという方法の2種類。
後者ならユニークURLからアクセスした参加者の情報が出席・退席・質問などの情報と紐付けられるため、ウェビナー終了後のマーケティングに活用可能です。
手順としては「招待状」タブの「CSVからのインポート」という項目から、メールアドレス・会社名・氏名などの申込者情報が記載されたCSVファイルをインポートします。
このときの注意点として、文字化けを防ぐために文字コードをUTF-8に変更したうえで、念のため「インポート後に招待状を送信します」のチェックを外した状態のままインポートをしましょう。
文字化けしていないかを確認後、問題なければ「参加者を管理」項目から申込者に招待状メールを送信します。
当日はZoomにアクセスしてウェビナーを立ち上げ、開始時刻30分前くらいを目安に「ウェビナー開始ボタン」を押下。時間になるまでは画面共有機能を使って待受画面と音楽を表示させておくと、参加者が迷わずに済むでしょう。
ウェビナー終了後はZoomメニューの「記録」から録画されたウェビナー動画を、「レポート」から参加者情報や質疑応答・投票などの情報を、それぞれダウンロード可能です。
参加者とのコミュニケーション
リアルセミナーと比べて参加者の集中力が長続きしにくい、会場での名刺交換・交流ができない、アンケートの回答率が低いといったデメリットがあるウェビナー。これらの弱点を補うためには参加者とのコミュニケーションを工夫する必要があります。
たとえばチャットやQ&Aなどで届いた参加者からの質問は、できるだけリアルタイムでの回答を心がけると、参加性の高いウェビナーになりやすく途中離脱の防止や参加者との信頼関係構築につながります。
大人数の会場で挙手をして質問するのに抵抗がある参加者も、テキストベースのやり取りなら気軽に質問できるでしょう。
結果として参加者のリアルな声が集まりやすくなります。講演中は司会者や講師が繰り返し質問・コメントを募るとともに、質疑応答などの時間を設けるのもおすすめです。
ここで注意したいのが、氏名などをはじめとした参加者の個人情報が質問と一緒に全体公開されないよう配慮すること。匿名性が担保されていないと質問の量は一気に減ってしまう傾向にあります。
ただ一方で参加者情報の把握ができないと、質問内容と参加者が紐づけされず、ウェビナー語のマーケティングに活用できません。
このジレンマを解消するためには、Zoomウェビナーの「質疑応答」項目から「匿名での質問を許可する」のチェックを外した状態で、「出演者に閲覧を許可する」の「回答済みの質問のみ」を選択します。
そのうえでウェビナー中にQ&Aを確認するときは「ライブで回答」を押さないように注意しつつ講師・司会者が質問を読み上げるか、「回答を入力」の「プライベートに送信」にチェックを入れるようにすれば、質問者の情報がほかの参加者に公開されるのを防げます。
なお先述したように、ウェビナーはリアルセミナーに比べて基本的にアンケートの回答率が低め。そのため必要な情報があれば、講演中に回答を募るのも一つでしょう。
たとえば投票機能を使えば、お題と選択肢を参加者に提示してその場で回答してもらうことができます。投票機能はアンケートに比べて回答率が高い傾向にあり、結果を参加者に共有して話を広げることも可能です。
アンケートを提示する場合にも、ウェビナー終了後ではなくウェビナー中にアンケート回答の時間を確保する、回答者にはウェビナー当日の資料をプレゼントする旨を伝えるといった工夫で、回答率を高めることができます。
初めてのウェビナー開催は、
豊富な実績のマジセミへ
IT・製造業のウェビナーで
国内トップクラスの集客実績！
独自のハウスリストと企画に応じたターゲティングによる集客は、国内でもトップクラス。IT業界のトレンドや商品の魅力をふまえた企画設計から、参加者フォローまで押さえたトータルの運営まで、ワンストップでサポートいたします。
アフターフォロー
ウェビナーは終了後そのまま解散となるため、参加者に直接商談を持ちかけたり、すぐに成約につなげたりするのは困難。
あくまでマーケティングの一環であり、参加者との接点をつくったりリレーションを築いたりする「商談化のためのプロセス」として位置づける必要があります。
そのため開催後にどのようなアフターフォローをするかは、非常に重要なポイントです。
具体的には申込時に入力してもらった情報と、投票・Q&A・アンケートなどの情報を参考に、電話・メールなどでアプローチをするのが基本。
アフターフォローの内容は参加者のニーズや興味関心のレベルに合わせて、商談のアポイントメントを取ったり、商品・サービスを訴求したり、開催予定のウェビナーを紹介したりといくつかのパターンを使い分けます。
なお連絡のタイミングが早ければ早いほど反応率は高くなるため、遅くとも翌日中には何らかのアプローチをするように心がけましょう。
ZoomウェビナーにはMA／CRMツールとの連携機能もあるため、うまくツールを活用すればマーケティングを大幅に効率化することも可能です。
ちなみにもともと申し込みはあったものの当日は参加がなかったターゲットも、アフターフォロー次第で商談化に進むケースは珍しくありません。参加者・非参加者の区別はせずにアプローチするのがおすすめです。
ウェビナー開催のハードルを一気に下げる「マジセミ」
以上、ウェビナー開催に必要なタスクやツールの使い方を網羅的に紹介しました。
幅広いタスクをこなす必要があるウェビナーを最初から円滑に運営するのは簡単ではありません。何度も開催経験を積み重ねるうちに少しずつノウハウが蓄積され、ようやく成果の出るウェビナーが開催できるようになるというのが一般的です。
「それではハードルが高すぎる」と躊躇してしまう場合には、ウェビナー運営代行サービスを活用するのも一つでしょう。
たとえばマジセミは企画から集客、事前準備、当日の司会進行・ツールの操作・参加者対応までをワンストップでフォローします。
アフターフォローを代行するオプションもあり、主催企業様にお任せするのは講演のみなので、ウェビナー開催のハードルを一気に下げることが可能です。
また集客力の高さもマジセミの強み。トレンドと参加者の興味関心に精通した企画チームがテーマを提案するとともに、130,000件のハウスリスト・自社ポータルサイト・独自の集客ノウハウを駆使して情報感度の高いターゲット層にアプローチできます。
「ウェビナー開催にかかる負担を減らしたい」「ウェビナーで初回から成果を出してライバルに差をつけたい」とお考えの担当者様は、ぜひマジセミの利用をご検討ください。
初めてのウェビナー開催は、
豊富な実績のマジセミへ
IT・製造業のウェビナーで
国内トップクラスの集客実績！
独自のハウスリストと企画に応じたターゲティングによる集客は、国内でもトップクラス。IT業界のトレンドや商品の魅力をふまえた企画設計から、参加者フォローまで押さえたトータルの運営まで、ワンストップでサポートいたします。
