【無料で使える】「 ドキュメント管理 」ツールまとめ　として、
以下の内容を紹介しています。

・【用語解説】「 ドキュメント管理 システム」とは
・【無料オープンソース】「 ドキュメント管理 」ツール 5選
・【有償ツール】「 ドキュメント管理 」ソリューション 3選

【用語解説】「 ドキュメント管理 システム」とは

概要

「 ドキュメント管理システム 」とは、企業がビジネスドキュメントを「保存」「使用」「管理」するためのソリューションです。

ドキュメント管理システムを使用することは、すべての企業にメリットがあり、多くの「ドキュメント」「ファイル」「データ」を管理するための理想的なソリューションです。

すべての情報を効率よくアーカイブすることで、信頼できる唯一の情報源として機能します。

ドキュメントの種類

「 ドキュメント管理システム 」は、以下のようにさまざまな種類をサポートできます。
・オフィスドキュメントデータ　：スプレッドシート+スライド
・PDF
・画像データ　：紙ベース情報スキャンデータ
・音声データ
・動画データ
・プログラミングコード　：コードパッケージ　など

ドキュメント管理システムの「主な機能」

ドキュメント保存機能

さまざまなドキュメントデータを保存できます。

一部のドキュメント管理システムは、ハイブリッドアプローチを採用しており、「紙ベースドキュメント」「テープ記録」「ディスク」「写真」など、物理的形式ドキュメントを管理するプロセスを合理化することも可能です。

ドキュメント整理機能

「ファイルタイプ」「データタイプ」「優先度レベル」「セキュリティレベル」など、さまざまな方法でドキュメントを整理します。

注釈機能

各ドキュメントに対して注釈情報を自動的に(もしくは手動で)付加できます。
・内部タグ
・ラベル
・ドキュメント作成者
・ドキュメントアップロード実行者
・メタデータ　など

ドキュメント検索機能

検索機能を使用することで「ドキュメントタイトル」「作成者」「日付」「キーワード」などに基づいて検索できます。

膨大な数のドキュメントが保存される場合は、検索速度も重要な選定指標となります。

アクセス権管理機能

各ドキュメントにアクセスできるユーザーについて、部門単位や個人単位で制御できます。
・機密ドキュメントに対して「アクセス許可」と「編集許可」をコントロール可能
・「チェックイン機能」「チェックアウト機能」を利用することで、編集者の責任を明確化

バージョン管理機能

「バージョン管理機能」を使用すると、ドキュメントの複数のバージョンをシステムに保存できます。
・必要に応じて古いバージョンに戻せる
・どのような変更が加えられたかを確認できる
・すべてのスタッフが最新バージョンを参照できる

ドキュメントリポジトリ機能

「ドキュメントリポジトリ」とはストレージ機能であり、それぞれの基準に基づいて「段階的なアクセス許可レベル」を提供することにより、社内ドキュメントへのアクセスを保護および制限します。
・データベースを自動的にクリーンアップ
・重複するエントリや冗長性を削除
・組織内の「矛盾するデータ」「通信事故」「誤った情報」などを最小限に抑える
・「外部関係者」や「サードパーティベンダー」などとのコラボレーションにおいて特に有効

ワークフロー自動化機能

「ワークフロー自動化機能」により、ドキュメントのライフサイクル管理プロセスを大幅に簡素化できます。
・特定のプロセスを自動化
・「作成者：ドキュメント作成完了」→「編集者：チェック完了」→「レビュー担当者：ファクトチェック」
・「チームスタッフ」「顧客」「パートナー」との機密保持を有効化
・業界標準および各種規制への準拠　など

統合機能

ドキュメント管理システムは、関連する各種プラットフォームと統合することで、「統合ドキュメント管理」や「コンテンツ作成プロセス効率化」を実現できます。

ドキュメント管理システムの「主な利点」

生産性向上

使いやすい検索機能により、必要なドキュメントを簡単に見つけることができます。

ドキュメントを探すための時間を削減できるため、生産性向上につながります。

コラボレーション向上

チームメンバーは、ドキュメントに対して、「コメント」「提案」「注釈」を簡単に追加できるため、「共同作業」「コミュニケーション」「レビュー」「承認」が容易になります。

セキュリティ強化

ドキュメント管理システムには、ドキュメントの安全性を確保するためのセキュリティ機能が必要です。
・ユーザーアカウント認証　：パスワード、多要素認証
・アクセス権限管理
・閲覧編集権限管理　など

コンプライアンス強化

ドキュメント管理システムにより、ドキュメントの「作成」「編集」「チェック」「ダウンロード」などの、ドキュメントライフサイクルを追跡できます。

この機能は、監査対象の業界コンプライアンス慣行にとって重要となります。
・コンプライアンスプロセスの合理化
・ドキュメントがあらゆる規則に準拠するように設定
・データ監査実施
・セキュリティ強化
・内部の説明責任に活用
・業界当局などからの外部監査に活用

クラウド化メリット

クラウドベースのドキュメント管理システムを導入すると、多くのメリットがあります。
・物理サーバのコスト削減
・物理ファイリングキャビネットのコスト削減
・クラウドベースストレージは物理ストレージよりも安全である傾向　：地震、火災、水害、停電
・高度なセキュリティ制御
・クラウド内にドキュメントをセキュアに保存

【無料オープンソース】「 ドキュメント管理 」ツール 5選

①デジタルドキュメント管理「Papermerge」

概要

「Papermerge」は、デジタルドキュメント管理のために設計されたオープンソースのドキュメント管理システム(DMS)です。

Webベースソフトウェアであり、Webブラウザからアクセスして利用します。

特徴

・使いやすいユーザーインターフェース
・OCR機能　：ドキュメントインデックス作成用テキスト抽出
・全文検索機能　：Elasticsearchでインデックス付け
・ドキュメントバージョン管理機能
・ユーザー定義メタデータ　：「フォルダ」「ドキュメント」「ページ」単位
・タグ設定機能　：ドキュメント(フォルダ)に色付きタグを割り当て
・マルチユーザー機能　：グループ+ロール
・ユーザー権限管理機能
・ドキュメントに対するアクセス管理機能
・REST API機能
・基本的な自動化機能　など

オフィシャルサイト

→github.com　→ciur/papermerge

→papermerge.com

②ビジネスケースワークフローエンジン「OpenKM」

概要

「OpenKM」(Community Edition)は、オープンソースのドキュメント管理システムです。

「ドキュメント管理機能」「コラボレーション機能」「高度な検索機能」を1つの使いやすいソリューションに統合します。

特徴

・任意のデジタルソースから情報を収集
・ドキュメントの共有活用
・組織が蓄積したナレッジを活用
・ビジネスケース管理用組み込みワークフローエンジン
・タスク自動化機能　など

オフィシャルサイト

→github.com　→openkm/document-management-system

→openkm.com

③ISO17025およびOIE標準「OpenDocMan」

概要

「OpenDocMan」は、PHPで記述されたWebベースドキュメント管理システム(DMS)です。

ドキュメント管理の「ISO17025」および「OIE標準」に準拠するように設計されています。

特徴

・Webブラウザを使用してファイルをアップロード
・ファイルアクセス制御　：部門または個々のユーザー権限に基づく
・ドキュメント改訂を追跡
・ファイルへのレビュープロセス設定機能
・レビュープロセスを通じて「新しいファイル」と「更新されたファイル」を送信
・PHPを使用するほとんどのWebサーバにインストール可能　など

オフィシャルサイト

→github.com　→opendocman/opendocman

→opendocman.com

④軽量ドキュメント管理システム「Teedy」

概要

「Teedy」は、個人および企業向けオープンソース軽量ドキュメント管理システムです。

特徴

・OCR機能
・LDAP認証　：2要素認証
・ワークフローシステム
・256ビットAES暗号化
・ファイルバージョン管理機能
・Eメールからドキュメントインポート(EML形式)
・受信トレイの自動スキャンとインポート
・URLによるドキュメント共有
・RESTful Web API
・外部サービスをトリガーするWebhook
・フル機能Androidクライアント
・バルクファイルインポーター　など

オフィシャルサイト

→github.com　→sismics/docs

→teedy.io

⑤ドキュメントフロー制御「LogicalDOC」

概要

「LogicalDOC」(Community Edition)は、オープンソースのドキュメント管理ソフトウェアです。

「ドキュメント有効性」「ドキュメント再利用性」「ドキュメントフロー制御」などの効率を向上させることができます。

特徴

・ユーザーロール機能
・アクセス制御機能
・ユーザークォータ機能
・ドキュメントに対するセキュリティレベル設定機能
・複数のレベルでドキュメントを整理
・詳細なアクティビティログ
・ERPをドキュメント管理と統合　など

オフィシャルサイト

→github.com　→logicaldoc　→community

→logicaldoc.com

【有償ツール】「 ドキュメント管理 」ソリューション 3選

特に海外で人気がある「ドキュメント管理ソリューション」を紹介します。

①ドキュメント作業効率化「ClickUp」

概要

「ClickUp」は、ドキュメント作業効率化ソリューションです。

「タスク管理」「ドキュメント管理」「目標管理」「チャット機能」などのすべての作業を1 か所にまとめます。

美しいドキュメントを作成し、ワークフローに接続して、チームでアイデアを実行できます。

無料プラン

個人利用に適している「無料プラン」が提供されています。

→clickup.com　→pricing

特徴

■ドキュメント作成
・機能的な「ドキュメント」または「Wiki」を作成
・ネストされたページ
・スタイルオプション
・ブックマーク埋め込み
・テーブル追加

■編集＋コメント
・チームと一緒にリアルタイム編集
・他のユーザーにコメントタグ付け
・アクションアイテム割り当て
・テキストを追跡可能なタスクに変換

■ドキュメントをワークフローに接続
・ドキュメントとタスクをリンク
・すべてに 1 か所からアクセス
・ウィジェット追加
・自動化：「プロジェクトステータス変更」「タスク割り当て」

■ドキュメント整理
・ドキュメント分類　：簡単にアクセスして検索
・リソース整理
・Wiki整理

■安全に共有
・誰とでも安全に共有
・ドキュメント保護　：「プライバシーコントロール」＋「編集コントロール」
・共有リンクを作成
・パブリックアクセス権限管理　：「チーム」「ゲスト」

■リッチフォーマット
・「/Slashコマンド」でスタイルと機能を追加

■統合
・1000を超えるツールを接続
・同期　：「チームカレンダー」「メッセージングアプリ」「クラウドストレージ」

ユースケース

・プロジェクトロードマップ作成
・ナレッジベース作成
・プロジェクト管理
・リモートワーク
・CRM

オフィシャルサイト

→clickup.com

②自動化＋視覚化DMS「Rubex by eFileCabinet」

概要

「eFileCabinet」は、ドキュメント管理システム(DMS) です。
・データの整理＋実行を1つのダッシュボードから実施
・ワークフロー自動化　：ドキュメントの「承認」「共有」「整理」
・データ視覚化　：リアルタイムで進行状況を追跡

「Rubex」は、「eFileCabinetのドキュメント管理機能」をさらに強化します。

「Rubex」の機能

■ドキュメント操作
・ファイルリクエスト機能
・ドキュメント共有機能
・デュアルスクリーンプレビュー機能
・高速検索機能
・バージョン管理機能

■自動化
・テンプレート管理
・ワークフロー管理

■システム
・インスタントサインイン
・デスクトップアプリ
・メールインポート
・アクティビティセンター
・強化されたセキュリティ
・ガバナンス管理

オフィシャルサイト

→efilecabinet.com　→introducing-rubex

③共同作業＋電子署名「PandaDoc」

概要

「PandaDoc」は、ドキュメントの「作成」「共同作業」「電子署名」のためのオールインワンドキュメント自動化ソフトウェアです。

強力な「ドキュメント作成機能」と「ワークフロー機能」により、ドキュメントの洞察＋スピードを向上させます。

無料プラン

機能の一部である「電子署名ワークフロー」を無料で利用できます。

→pandadoc.com　→pricing

特徴

■ドキュメント作成
・美しいドキュメントを作成
・規制に準拠したドキュメントを作成

■テンプレート
・ライブラリ作成　：「提案書」「見積書」「フォーム」「契約書」など
・組み込みエディタでカスタマイズ
・独自テンプレートを作成

■統合
・CRM統合
・生産性スイート統合
・オープンAPI

■規制準拠
・法的コンテンツをロック
・コストのかかるエラーを防ぐ
・事前承認済み契約(条項)ライブラリを追加

■ワークフローコラボレーション
・ドキュメントの「作成」「承認」「交渉」「署名」を合理化
・ドキュメントをより迅速に完成

■ロール管理
・柔軟な役割と権限
・チームや社外の誰とでも共同作業

■コメント機能
・ドキュメントに直接コメントして返信
・問題をより迅速に解決

■「承認ワークフロー機能」＋「バージョン追跡機能」
・社内外のレビュー担当者とのスムーズなコラボレーション

■電子署名
・組み込みの電子署名機能
・署名の「速度」＋「セキュリティ」を向上
・デスクトップでもスマートフォンでも簡単に署名
・セキュリティ　：「256 ビット暗号化」「HIPAA準拠」「SOC 2 タイプ II 認定」
・監査証跡機能
・エンゲージメント追跡

オフィシャルサイト

→pandadoc.com

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多くのセミナーの中から「ご自身のスキルやビジネスを強化できるセミナー」を見つけて、ぜひ一度、ご参加ください。

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参考サイト
→theecmconsultant.com　→「Top 8 FREE Open Source Document Management Systems」
→contentsnare.com　→「Top 5 Open Source Document Management Systems that save your cost」
→isotropic.co　→「The Top 6 Open Source Document Management Solutions 2022」
→wrike.com　→「What Is a Document Management System (DMS)?」
→blog.box.com　→「Essential components of document management」
→cloudwards.net　→「What Is a Document Management System? Your Guide to Systems & Software in 2022」
→softwaretestinghelp.com　→「10 Best Document Management Systems For Better Workflow」
→businessnewsdaily.com　→「Best Document Management Software and Systems of 2022」
→financesonline.com　→「15 Best Cloud-Based Document Management Systems for 2022」