会場で開催するリアルセミナーと比べて、手間やコストが少なく、参加者の物理的・心理的なハードルも低いウェビナー（WEBセミナー）。これからの時代の効果的なマーケティング手法として国内外で注目を集めており、実際に多くの企業が導入をスタートしています。
開催企業のなかにはノウハウがない状態から着実に成果を出すため、「ウェビナー運営代行サービス」を活用するケースも少なくありません。果たしてこのようなサービスは、自社の人員のみで運営する場合と比べてどのようなメリットがあるのでしょうか。
そこで本記事ではウェビナー運営を自分でチャレンジする場合と、オンラインセミナー運営代行サービスを利用する場合を徹底比較していきます。マーケティングの効果を高めるためにウェビナー開催を検討している担当者の方は、ぜひチェックしてみてください。
ウェビナーの企画
ウェビナーを自社開催するにあたり、最初に考えなくてはならないのがウェビナーの「企画」です。どのようなウェビナーを開催するかは、集められる人数、参加者の満足度、商談の獲得率を大きく左右する非常に重要なポイントといえます。
優れた企画を考えるためにまず必要になるのがターゲットのリサーチ。
ウェビナーを企画するときのミスとしてよくあるのが、自分たちの伝えたいメッセージを軸に内容を決めてしまうことです。これではターゲット層の興味を惹きつけられず、強い訴求力はうまれません。またせっかく集まった参加者も、自分には関係のない内容だと考えて途中離脱してしまうでしょう。
成果の出るウェビナーの多くが、ターゲットにとって興味深いテーマか否かを企画内容の基準としており、とくに問題解決型のウェビナーは集客・商談獲得につながりやすい傾向にあります。
そのためまずはウェビナーの目的に応じてどのような参加者を集めたいのか明確にしたうえで、そのターゲットのニーズがどこにあるのか、どのような課題を抱えているのか、何に興味があるのかを業界のトレンドも含め深掘りしていくことが重要です。
もちろんターゲットのニーズを重視しすぎるあまり自社の商品・サービスから遠い企画を考えてしまっては、最終的な商談化につながりません。ウェビナー視聴から商談化までの具体的なプロセスをふまえたうえで企画・構成・台本を考える必要があるでしょう。
そのほかにも企画の実現に最適なウェビナーツールの選定、ターゲットに合わせた開催日時の設定、「オンデマンド配信」「リアルタイム配信」「リアルセミナーとのハイブリッド配信」といった配信形式のうちどれを選ぶかなど、あらかじめ決めるべき内容は多岐にわたります。
結果としてかなりの工数がかかって負担が大きくなったり、なかなかウェビナー開催に漕ぎ着けられなかったりといったケースも。
その点、企画段階から任せられるオンラインセミナー運営代行サービスを選べば、ウェビナーの開催目的、商談化につなげたい商品・サービスの特徴、集めたいターゲットなどの情報を共有することで、最適な企画・構成・台本を提案してもらうことが可能です。
これによりターゲットの興味を惹きやすい企画や成果につながりやすいマーケティング戦略が実現で実現できるのはもちろん、効率的にウェビナー展開ができます。とくに多くの開催実績とノウハウがあり、ウェビナー参加者の心理や業界のトレンドを知り尽くしている企業であれば、ターゲットのリサーチに多くの時間をさくことなく、スピーディーに次のステップへと進めるでしょう。
ターゲット層の集客
企画内容が決まったら、次は多くのターゲット層にウェビナーに参加してもらえるように訴求する「集客」のフェーズ。
この集客は、ウェビナーを自社開催するうえで最も難しいポイントのひとつと言っても過言ではありません。なぜならウェビナーで成果をだすためにはできるだけ多くの参加者を集めるだけでなく、企画段階で明確化したターゲットにピンポイントで訴求する必要があるからです。
そのためにまず重要なのが、集めたいターゲット層にマッチした集客方法を選定すること。
すでに自社との接点がある層に参加してもらいたいのであれば、ハウスリストへのメール配信がコスパ的にも効率的にも最適な方法といえます。加えて相応の人員を確保できるのであれば、電話などでの告知を行うのも一つでしょう。
一方、これまで接点がなかった新規リードを獲得したい場合、最適な集客ルートはターゲット層が自社の商品・サービスに対して抱いている興味関心のレベルによって異なります。
たとえば自社サイトでの告知はすでに自社や自社の商品・サービスを認知しており、少なからず興味関心を抱いている層の集客に有効な方法です。
対して自社を認知してはいないものの強い課題意識を持っている潜在顧客を集客するのなら、検索キーワードにひもづいて表示されるWEB広告の出稿、SEOに強い自社サイトでの告知、拡散力のあるSNSでの投稿といった手段が向いています。
ただしこれらの集客方法は、メール配信と比べると相応の労力やコストが必要なうえに、マーケティング関連の高度な知識・スキルが求められるため難易度はかなり高め。最悪の場合、多額の広告費を投入したにもかかわらず参加してほしいターゲットがほとんど集まらないといった事態につながる可能性もあるでしょう。
実際にウェビナーに新規リードを集められず苦労する開催企業は少なくありません。
またいずれの集客方法を選択するにしても、魅力的な訴求メッセージを打ち出せなければターゲット層の興味を惹くのは難しくなります。
参加することで解決できる具体的な課題、得られるメリット、参加者だけがもらえる特典などの情報を簡潔に盛り込み、ターゲットが「参加したい」と思えるような告知を心がけることが重要です。さらにウェビナー当日まで登録者の意欲を持続させるためには、定期的なリマインドメールを送るなどのフォローも欠かせません。
このようにウェビナー集客にはさまざまな業務が発生するため、多くの人員を確保できなければ負担はかなり大きくなります。
ウェビナーの運営代行ならターゲットの集客でも強力なサポートを受けることが可能。必要な人的リソースを大幅に減らすことができるため、その分の人員をコア業務に注力できるでしょう。
独自のノウハウで効率的に新規リードを獲得できるサービスを提供している場合もあり、自力ではなかなかアプローチできない幅広いターゲットをローコストで集めることが可能です。
たとえば集客力業界No.1のマジセミは、情報感度の高い大手企業の役職者が構成員の多くを占める13万件のハウスリストを保有。加えて情報システムやセキュリティ担当者の利用が多い自社ポータルサイトでも周知ができるため、着実に参加者を獲得できます。
このように運営代行サービスでは、投入したコストに見合った、あるいはそれ以上の成果を、高確率で獲得できるのもうれしいポイントです。
初めてのウェビナー開催は、
豊富な実績のマジセミへ
IT・製造業のウェビナーで
国内トップクラスの集客実績！
独自のハウスリストと企画に応じたターゲティングによる集客は、国内でもトップクラス。IT業界のトレンドや商品の魅力をふまえた企画設計から、参加者フォローまで押さえたトータルの運営まで、ワンストップでサポートいたします。
当日のウェビナー運営
集客に成功したとしても、当日のウェビナー運営に失敗すればすべての努力は水の泡。
リアルタイム配信ウェビナーの当日には、一般的に次のような業務が発生します。
・配信機器のセッティング
・講演
・ウェビナーツールの操作
・チャットによるコミュニケーション
・問い合わせ対応
・トラブル発生時の対処
ウェビナー開始時や配信中に機器の不備などで画面や音声が乱れたり、通信が不安定だったりすると、参加者のストレスや途中離脱につながる可能性があります。最悪の場合には企業イメージの低下につながるケースも考えられるでしょう。
そのため当日までに入念なリハーサルを行い、事前にトラブルを回避しておくことが重要です。
もちろんそれでも配信の最中に予期せぬトラブルが発生する可能性はゼロではありません。
つねに配信状況をモニタリングしながら、いざというときには冷静な対処を取る必要があります。状況によってはトラブルの原因をつきとめるために、機器やシステムの専門知識が求められる場合もあるでしょう。
またリアルタイム配信ウェビナーの魅力である参加者との双方向コミュニケーションを実現するには、チャットでのコメントに対して返信をしたり、講演のなかで言及をしたり、ときには内容の軌道修正をしたりと、臨機応変な対応をしなければなりません。
しかしウェビナーの進行・講演をしながら同時にチャットでのコメントに対応したり、画面の切り替えなどの操作をしたり、問い合わせ・トラブルに対応したりするのは非常に困難。それぞれの役割をもった複数人の運営チームを構成して取り組むのが理想です。
もし十分な人員を確保できない場合には、リアルタイムでの配信はあきらめ、録画したコンテンツを配信するオンデマンド配信のみにしぼるのが無難でしょう。
当然のことながら、運営代行サービスでは当日運営もサポートしてもらえます。
とくにサポート範囲の手厚い企業を選べば、事前準備・司会進行といった講演以外のあらゆる業務を代行してもらえるため、円滑な運営を行えるだけの人員が確保できないときでも安心してインタラクティブなウェビナーが開催可能です。
ウェビナーツールの操作も熟練の知識・スキル・経験を備えたプロに任せることができ、万が一のトラブル発生時にも慌てる心配がありません。
さらに依頼する企業によっては、配信スタジオや高品質な機器の使用、ビジュアル資料のより効果的な活用、複数の拠点をまたいだ配信といった難易度の高いハイクオリティなウェビナーを開催できるのもメリット。
プロの運営方法を間近で見ることで高度なノウハウの蓄積にもつながるため、最終的にウェビナー運営の内製化をめざしている場合にもおすすめです。
ウェビナーのアフターフォローと商談化
どれだけウェビナーの内容が素晴らしくても、そのままスムーズに参加者との商談が決定するケースは稀。ほとんどの場合には、ウェビナー開催後の丁寧なやり取りを通して、段階的に商談へと進めていかなくてはなりません。
その意味でウェビナーが終了した後のアフターフォローが最終的な成果を大きく左右すると言っても過言ではないのです。
ちなみに米国企業を対象にした調査によると、リードからの問い合わせに1時間以内に返信した場合、1時間以上の時間がかかった場合と比べて、意思決定者と有意義な会話ができる確率が約7倍も高かったのだとか。
ウェビナーのアフターフォローでも、基本的には同じことがいえるでしょう。ウェビナー開催後、できるだけ迅速にメールまたは電話でアプローチをして、信頼関係の構築につとめる必要があります。
このとき役に立つのが、アンケート・Q＆A・チャットの内容や、ウェビナーツールに搭載されている参加者・登録者のメールアドレス・閲覧履歴などを抽出する機能です。
アンケートでは参加者の課題・ニーズ・温度感などを把握できる設問を設計しておけば、アフターフォローでの訴求メッセージやその後のやり取りの頻度などを相手に合わせて最適化できます。ウェビナー開催中に回答できなかった参加者からの質問にも、可能な限りこのタイミングで回答するのが望ましいでしょう。
また当日の参加がなかった登録者も、参加者同様に自社の商品・サービスに興味を持っている可能性は高いため逃さずアプローチします。
なおウェビナーで収集したデータは、分析によってターゲット層の課題・ニーズをより深く理解するためにも利用でき、次回以降のウェビナーやマーケティング全般の改善にもつなげることが可能です。
このように開催終了後も気を抜くことができないウェビナー。
運営代行企業の多くが参加者・登録者のデータの抽出や、次回以降のウェビナーに向けたフィードバックといったサービスを提供しており、分析の効率化につながるでしょう。
アフターフォローのサポートに関しては、対応していない運営代行サービスが多いものの、なかにはウェビナー終了後に迅速に参加者にコンタクトを取り、今後のマーケティングにつなげられる企業も存在します。
たとえばマジセミではウェビナー当日、参加者・登録者全員に電話とメールを行ってアポを獲得する「マジフォロ」というオプションを用意。ただ開催するだけでは終わらない「商談化につながるウェビナー」を実現することが可能です。
もちろんデータを元にしたウェビナーの振り返りも実施しており、次回以降のウェビナーの成果をさらに高められます。
ウェビナー運営代行サービスを選ぶならマジセミ
年間1,000回のウェビナー開催実績があるマジセミでは、企画から集客・当日運営・アフターフォローまでをワンストップでサポート。集客保証・商談保証も込みという充実のサービスを低価格で提供しているのは、数ある競合のなかでもマジセミだけです。
とくに集客力には定評があり、2021年には計40,000人を動員して、日本マーケティングリサーチ機構のサービスの比較印象調査で「集客に強いセミナーNo.1」「新規の商談獲得に強いセミナーNo.1」に選ばれました。
利用企業様からは「本気の参加者を集客できる」「ユーザー企業の担当者が多い」「決裁者が来てくれる」などの評価をいただいています。
また企画段階でもターゲットのニーズや直近のITトレンド、商品・サービスの特徴をふまえて、集客につながるテーマを設定。緻密なシナリオ作成により、安定的な商談数を獲得することが可能です。
「ウェビナーを開催したいけどどのような企画を打ち立てたらいいか分からない」「集客に失敗したくない」「円滑なウェビナーを行うには人員が足りない」「コストを無駄にしないためにも着実に成果を出したい」とお考えの担当者様は、ぜひマジセミのご利用をご検討ください。
いまさら聞けない
「ウェビナ―入門」をチェック！
「成果が出るウェビナー」を実現するための重要ポイントを解説
ウェビナーの目的から集客手法、商談獲得ノウハウ、開催プロセスまで。ウェビナーを年間1000回以上開催するマジセミ代表・ 寺田が、さまざまな課題を抱えるウェビナーの改善方法をレクチャーします。
ウェビナ―動画一覧を見る
