次世代のマーケティング手法として注目されているWeb版のセミナー・通称「ウェビナー」。
参加者が自宅・オフィスから気軽に参加できるため、会場の確保が必要なく、主催者もリアルセミナーと比べて手間とコストを大幅に軽減できます。
とはいえウェビナーにはリアルセミナーとは勝手が違う点が多く、とくにウェビナーツールの扱いに慣れていないと、トラブルに発展するケースも少なくありません。
そこで今回は代表的なウェビナーツールである「Zoomウェビナー」のありがちなトラブルを紹介。各トラブルの予防法と解決法もくわしく解説していきます。
Zoomウェビナーで円滑にウェビナーを開催したいとお考えの方は、ぜひ最後までご覧ください。
音声が届かない・聞こえない
Zoomウェビナーにありがちなトラブルの一つ目は、「参加者に声が届かない」「参加者の声が聞こえない」といった音声に関するものです。
主催者側と参加者側、どちらのケースでもまず考えられる原因が、マイクで音声を拾わない状態にする「ミュート機能」。
Zoomの画面でマイクアイコン上に赤い斜線が入っている場合、音声がミュートになっています。ミュートはマイクアイコンをクリックすることで、解除が可能です。
またZoomのアプリケーションがマイクへのアクセス権限を「許可」されていないケースでも、音声が拾われません。Zoomを再起動して、表示されたアクセス権限に関するメッセージで「許可」を選択してみましょう。
またパソコンやスマートフォンにイヤホンが接続されている、デバイスの音量が小さくなっているというのもありがちなミスです。
参加者の声が聞こえないときは、主催者側の設定で参加者の音声をミュートにしている可能性もあります。
その場合「オーディオ」という項目から参加者の音声設定を切り替えることで、声が聞こえるようになります。
ほかに考えられる原因としては、たとえばZoom非推奨のブラウザからアクセスしている、パソコンにマイクが内蔵されていないといったものが挙げられるでしょう。
パソコンにマイクが内蔵されていないときは外付けのマイクが必要です。
音声は聞こえるものの、ところどころで途切れてしまい聞き取りづらいというケースでは、通信環境に問題があるかもしれません。
現在の通信速度はGoogleで「Speedtest」と検索すると簡単に確認できます。
上りの速度がZoomウェビナーの高品質ビデオで推奨されている600kbpsを大幅に下回る場合、何らかの対策が必要になるでしょう。
とくにWiFiを使っていると通信が不安定になりやすいため、ウェビナー開催では可能な限り有線LANの利用がおすすめです。
加えてパソコン・スマートフォンでほかのアプリやタブを開きすぎていても通信環境は悪化します。
音声トラブルを回避するためには、主催者側で具体的なチェックリストを作成したり、リハーサルで音声環境を確認したりするとともに、参加者にも音声トラブル発生の確認ポイントをあらかじめ共有しておくようにしましょう。
パソコン内蔵マイクの品質の問題で講師の声が聞き取りにくく、参加者が講演に集中できないという事例もあります。
途中離脱につながる可能性もあるため、予算に余裕があれば外付けマイクを用意するのがおすすめです。
映像が映らない
ウェビナーでは参加者の画面に講師側の映像が映らない、あるいは必要なときに参加者側の画面が反映されないといった、映像に関するトラブルが発生する可能性もあります。
この場合もまず最初に疑うべきはビデオのミュート機能です。
マイクアイコンの右側にあるビデオアイコン上に赤い斜線が入っている場合、ビデオがOFFになっています。
マイクと同様、アイコンをクリックすることでビデオがONになり、映像が映るようになるでしょう。
また古いパソコンの場合には、そもそもカメラが内蔵されていないというケースも少なくありません。
Zoomへの接続時に「カメラを検出できません」というメッセージが表示されているときはパソコン側に問題がある可能性があります。
外付けのWebカメラを使うなどの対策が必要です。
また音声トラブルと同じく、Zoom非推奨のブラウザや通信環境の悪さが、不具合の原因になっている場合もあるでしょう。
あらかじめリハーサルをしておくことで、これらのトラブルが本番中に発生するのを、ある程度は回避できます。
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参加者がZoomにアクセスできない
Zoomウェビナーではウェビナーの開催時刻になると、共通URLまたは参加者ごとに発行されるURLから、ウェビナーにアクセスすることが可能です。
申込者にはあらかじめ、URL付きの招待メールを送付して、URLをクリックしてもらえるように案内をします。
しかしZoomウェビナーに慣れていない参加者の場合、アクセス方法がわからず参加できないというトラブルが発生することも。
そのため告知ページや招待メールなどには、問い合わせ先を明記するのはもちろん、当日のアクセス手順も記載しておくようにしましょう。
参加者の層によっては、画像を使って手順を説明するとより親切かもしれません。
なおセキュリティを確保するために、「Zoomにアクセスができない」という問い合わせが来たときは、URLを送付する前にまずは申込者のリストと照合することが重要です。
申込者が招待メールを見逃してしまう、招待メールが迷惑メールフォルダに振り分けられてしまう、そもそも招待メールの配信を忘れてしまう、などの理由から参加者のもとにアクセス用のURLが届かないこともあります。
このような事態を防ぐためには、招待メールが送付されるタイミングや、迷惑メールフォルダに振り分けられてしまう可能性があることをあらかじめ周知しておく、リマインドメールを送付する、メールは全申込者に同じタイミングで一括送信するといった対策が有効でしょう。
リマインドメールは参加者のモチベーションを維持して当日キャンセルを防ぐ効果もあるため、2週間前・1週間前・3日前・当日の朝・開始直前など、複数回送付するのがおすすめです。
コミュニケーション機能がうまく使えない
Zoomウェビナーには、テキストで参加者とリアルタイムのやり取りができる「チャット」をはじめ、「Q＆A」「投票」「アンケート」といった、さまざまなコミュニケーション機能が搭載されています。
これらの機能の利用方法を主催者が理解していないと、参加者とのコミュニケーションを最大限に活性化することはできません。
結果として参加者の集中力を維持できず途中離脱につながったり、エンゲージメントの低下につながったりする可能性もあるでしょう。
そのためまずは具体的なコミュニケーション機能の特徴を把握しておくことが重要になります。
たとえば「Q＆A」は参加者がチャットとは別に質問を送信できる機能で、質問事項はリスト化されれるため、主催者は効率的な回答が可能です。
「投票」は質問に対するいくつかの選択肢を提示する機能。回答結果はリアルタイムで参加者に共有することができます。
「アンケート」はあらかじめ設定した質問項目について、参加者からの回答を得られる機能です。
主にウェビナーの感想や商品・サービスへの熱量などについて、フィードバックを得るために活用します。
これらのコミュニケーション機能や操作方法を参加者が把握していないために、リアルタイムでの質問・コメント・投票ができない、主催者からのチャットに気づかないといったケースもゼロではありません。
とくにZoomウェビナーに慣れていない参加者が想定されるときは、事前のメールやウェビナーの冒頭・講演中などに、参加者から質問・コメントを促すとともに、必要であればコミュニケーション機能の操作方法を解説するといった工夫が必要になるでしょう。
またウェビナー終了後にアンケートに回答する方法がわからないという事態も考えられます。
これはウェビナーを終了する前にアンケート回答の時間を確保することで対処可能です。
終了後にアンケートをお願いする場合と比べて、回答率の向上にもつながります。
参加者発信のトラブル
ウェビナーツールの扱いに慣れていない参加者が、Zoomのカメラやマイクが音になっていることに気づかず、プライベートな映像・音声をZoomウェビナーに反映させてしまうというのも、よくあるトラブルの一つ。
主催者は参加者のカメラ・マイクを設定で強制的にミュートできるため、気がついたタイミングで迅速に対処しましょう。
加えてカメラやマイクのミュートを不用意に解除しないように、ウェビナー冒頭で全体に注意喚起しておくことも重要です。
また匿名で参加ができるウェビナーでは、悪意のある参加者が紛れ込むことでトラブルに発展するリスクもあります。
参加者側の音声・ビデオは主催者側でオン・オフの切り替えができるものの、チャット機能などは参加者との双方向のコミュニケーションを活性化させるためにも、自由に使えるように開放しているのが一般的です。
しかしウェビナーと無関係な内容や、ほかの参加者が不快に思うような文言を続けざまに投稿するといった迷惑が発生する可能性もゼロではありません。
このような迷惑行為を放置しておくと、ウェビナーのスムーズな進行が妨げられるだけでなく、ほかの参加者の離脱の原因にもなりえます。
そのため個別チャットなどで厳重な注意を促し、それでも改善されない場合は参加者の一覧から「詳細」＞「削除」を選択して、強制退室の措置を取るようにしましょう。
一度削除した参加者は、そのウェビナーに再度入室することができなくなります。
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予期せぬ映像や音が反映されてしまう
会場に集まるリアルセミナーと違って、場所を選ぶことなく開催できるウェビナー。しかしオフィスや講師の自宅などから配信をしていると、予期せぬ映像・音が流れてしまうケースも。
たとえば家族やほかの社員がカメラに映り込んでしまうというのは、よくある失敗の一つでしょう。
また見られたくないプライベート空間が映って恥ずかしい思いをしたり、社外秘の資料が映って情報漏洩につながったりするリスクもあります。
このようなトラブルを防ぐ方法としては、自宅やオフィスが映らないようにカメラの背景をオンにするのが有効です。
一方、音声でよくあるのが近隣の騒音や生活音をマイクが拾ってしまい、参加者のノイズになるというもの。
自宅にいる家族の声や、オフィスのほかの社員の声が入ってしまうケースもあり、場合によってはプライベートな情報や会社の機密情報を、参加者に聞かれてしまうリスクもゼロではありません。
声は社員や家族にあらかじめ注意を促すことで、ある程度は防ぐことができます。ただ近隣の音などをコントロールするのは不可能です。
そのため場合によっては自宅やオフィスの代わりに、レンタルスペースを使うのも一案でしょう。
Zoomの操作ミス
ウェビナー中はZoomの操作ミスがトラブルに発展する場合もあります。
たとえば参加者に資料などを共有するために使う「画面共有機能」の操作を誤って、もともと開いていたメールやチャットツール・資料など、見せてはいけない画面が公開されてしまうというミス。
映像の映り込みと同様、プライベート情報がさらされてしまったり、機密情報の漏洩につながったりするリスクもあるため、ウェビナーの前には念のために不要なアプリケーションなどはすべて閉じてから臨むようにしましょう。
またZoomを強制終了してしまうという操作ミスもありがちです。
ウェビナーを開催中に同じZoomアカウントで別のミーティングを開始してしまうと、ウェビナーが強制終了されてしまいます。
社内メンバーで同じアカウントを共有している場合に発生しやすいトラブルといえるでしょう。
一度強制終了をしてしまうと、再開するために改めてウェビナーを立ち上げて参加者全員に事情説明とお詫びの連絡をした上、再発行したURLからアクセスをしてもらう必要があり、かなりのタイムロスになります。さらに参加者に「突然退出させられた」という不快感を与えかねません。
Zoomのアカウントを共有している場合は、メンバー間でしっかりと意思疎通をして、起動のタイミングがかぶらないように注意しましょう。
円滑にウェビナーを開催するなら「マジセミ」
以上、Zoomウェビナーのありがちトラブルと、予防法・解決策について解説をしました。
円滑なウェビナーを実現するためには、想定されるトラブルを念頭において、さまざまな点に注意を払う必要があります。
とはいえ慣れないうちは、目の前のタスクをこなすのに必死で、広い視野を持つのは難しいかもしれません。
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