オンラインセミナーを自社開催する際に、最も多くのリソースが割かれるのが「集客」。目的・ターゲットの設定から、訴求力の高い企画・タイトルの設計、複数の集客手法の運営、セミナー終了後のアクションまで、集客に関連する業務は多岐にわたります。
オンラインセミナーを定期的・継続的に開催するためには、集客をいかに効率化するかが課題になるでしょう。集客業務の負担を軽減できれば、その分のリソースをコンテンツ作りに注力できるため、セミナーのさらなる成果向上にもつながります。
そこで本記事では、オンラインセミナーの集客効率を高める「7つのアクション」を紹介します。「集客の無駄をなくしてストレスのないセミナー運営をしたい」「セミナー開催の労力を負担に感じている」という企業や担当者の方は、ぜひ今回の内容を参考にしてみてくださいね。
目的・ターゲットの明確化
まず明確にしておきたいのが、オンラインセミナーの目的とターゲットです。
オンラインセミナーの集客では、単純に参加人数を増やすことよりも、「ターゲット層」をより多く集めることが重要。そのためまずは、なぜセミナーを開催するのか、その目的を果たすためにどのような参加者を集めるべきなのかを明確にしましょう。
これにより数ある集客手法のなかから採用すべきものとそうではないものが明確になり、集客の効率化がはかれます。
オンラインセミナー開催の目的は、新規リードの獲得、リードナーチャリング、商談化などが代表的です。
もちろんいずれも重要ですが、一度のオンラインセミナーで複数の目的を同時に達成しようとするのはおすすめできません。集客・企画のブレにつながる可能性があるため、最も優先度の高いひとつの目的にしぼりましょう。
ターゲットを明確にするコツは、具体的な一人の参加者をイメージすること。たとえば年齢・性別、業種・職種・役職、会社の規模、抱えている悩み・ニーズ、ふだん活用しているメディアやSNS、趣味嗜好などを書き出してみます。
ターゲット像が明確になるほど、セミナーの企画やタイトル、訴求メッセージも、よりターゲットに刺さりやすいものを想像しやすくなります。結果として、集客をスムーズにすすめることが可能です。
KPI設定
大まかな目的を設定しただけでは、セミナー終了後にその目的を達成できたか否かを判断するのは困難です。セミナーの成功度合いがわからなければ、集客施策が適切にブラッシュアップされず、効率化にもつながりません。
その点、「どれくらいの参加者を集めればいいのか」「どれくらいの商談を獲得したいのか」がわかっていると、セミナーの成功・失敗が明確になり、具体的な改善につながりやすくなります。
そのため目的とターゲットが決まったら、それをKPI（数値目標）に落とし込みましょう。
ポイントは集客やセミナー全体の各プロセスに、KPIを設定すること。たとえば「申込数」「参加数」「当日の満足度」「視聴後の反応数」「商談数」などをそれぞれ設定しておけば、「申込はあったものの当日キャンセルが多かった」「商談率が低いのは参加者にターゲット層が少なかったのではないか」といった詳細な分析が可能です。
また最終的な目標となる数字から逆算することで、どれくらいの規模の集客を行えばいいかも見えてきます。時間・労力・コストの無駄を省いた、過不足のない集客を実現できるでしょう。
各プロセスの具体的なKPIを考えるときは、CVR（獲得率）を意識するのがコツ。たとえばメルマガからの集客の場合、リストの質にもよるものの、メールを開封して申込みまで進むのは全体の0.1〜0.5％ほどです。
セミナーの企画
効率的なセミナー集客で最も大事なのは、集客手法ではなく、「企画」と「タイトル」。
ターゲット層にピンポイントで刺さる企画とタイトルをつくれれば、告知・集客にかかる労力は最小限で済みます。逆に企画・タイトルがニーズとズレていると、どんなに時間とコストをかけてもターゲット層は集まりません。
企画をつくるとき、とくによくある失敗が、自社が伝えたいメッセージを一方的に伝えてしまうことです。ターゲットがそのメッセージに興味を持っているとは限らないため、思い通りの参加者が集まらない可能性があります。
まずはターゲットにどのような悩みがあるのか、どのような情報を求めているのかを深堀りして、訴求力のあるコンテンツを企画しましょう。業界でトレンドになっているテーマを設定してから、切り口などの細かい方向性を固めていくのもひとつ。競合他社が過去に開催しているセミナーがヒントになるかもしれません。
ただし、セミナーを開催する目的からかけ離れた企画は本末転倒です。達成したいゴールから逆算したシナリオを作成して、テーマ設定や切り口に無理がないか吟味しましょう。
セミナーの開催形式や開催日時なども、目的やターゲットに合わせて決定します。
オンラインセミナーの開催形式はリアルタイム配信とオンデマンド配信の2種類です。リアルタイム配信は特定の日時に開催するセミナーで、参加者とコメントなどで双方向のやり取りができるため、エンゲージメントが高まりやすい傾向にあります。
一方、オンデマンド配信はあらかじめ録画したセミナー動画を公開する方法。視聴可能な期間を長めに設定しておけば、多くのターゲット層に効率的にアプローチできるかもしれません。リアルタイム配信したセミナーを二次利用するのもおすすめです。
告知・集客にしっかりと時間をかけるためにも、開催日は1ヶ月以上先に設定します。日時はターゲットの生活スタイルをふまえて、参加しやすい曜日・時間帯を選ぶのがコツ。たとえばBtoBセミナーなら勤務時間に、BtoCセミナーなら休日に設定すると、時間を捻出しやすいでしょう。
日程が決まったら、当日までの業務スケジュールを明確にすることも大切です。とくに集客は、告知ページの立ち上げや広告の出稿・管理、申込者対応など、複数のタスクを並行する必要があるため煩雑になりがち。
どのタイミングで何をやるのか書き出しておくと、その都度で迷ったり手戻りが発生したりせずに済むため、業務の効率化につながります。
タイトル設計
企画が決まったら、ターゲットが一目で「興味がある！」「参加したい！」と感じるようなタイトルを設計します。
ポイントはテーマやトピックだけでなく、参加することで「どのようなメリットがあるか」「どのような悩みが解決できるか」を具体的に明示すること。ターゲットの課題・ニーズにマッチした企画ができていれば、それをわかりやすく記載するだけでも魅力的なタイトルが作れるはずです。
加えて、対象者の属性・数字・業界トレンド・著名な登壇者などのキーワードを盛り込むと、引きのあるタイトルになります。「〇〇限定」「先着」など、限定感のある言葉を入れるのも、クリックや申込みを促すのに効果的なテクニックです。
なお、タイトルの長さは30〜40字程度が目安。長すぎると内容が伝わりにくくなるため注意しましょう。
さらに、訴求したい内容をできるだけ前半に配置するとターゲットの直感にはたらきかけることができます。後半部分はサブタイトルとして補足的な内容を記載します。
慣れないうちはいくつかのタイトルを作って、社内の意見も聞きながら最も訴求力が高そうなものに絞るといいかもしれません。告知のときに実際のクリック率・申込率を見ながらいくつかのパターンを試してみるのも一案です。
集客手法の効率化
集客手法として効率的なのは、やはりオンライン。
とくにメールの一斉送信は、コストをかけることなくスピーディーにセミナーを告知することが可能です。CRMやMAツールと連携すれば、対象顧客の抽出やセグメント、セグメントごとのメール配信なども自動化できます。結果として業務負担を大幅に軽減できるでしょう。
ただし、メールで訴求できるのは既存顧客のみ。ターゲット層が新規顧客の場合には、べつの集客手法を選択する必要があります。
極力コストをかけずに集客するなら、自社のWebサイトやSNSを活用するのがおすすめ。またセミナー専用のポータルサイトに情報を掲載することで、セミナーに興味のある層に効率的にアプローチできます。
とはいえコストを抑えて新規顧客を集客をしようと思うと、どうしても時間・労力がかかります。たとえばWebサイトではSEO対策が、SNSでは多くのフォロワー獲得が必要になり、十分な集客効果が得られるまでは継続的な情報発信が欠かせません。
一方、任意のターゲットに絞って訴求ができるWeb広告・SNS広告は、予算がかかる・マーケティング知識が必要といった制約はあるものの、即効性は抜群です。セミナーの広告と相性がいい媒体としては、XやFacebook、YouTube、ポータルサイトなどが挙げられます。また集客代行サービスの利用も、集客の効率化に有効な施策です。
各集客ルートでリーチしたターゲットは、詳細なセミナー情報と申込フォームを掲載したLPに誘導しましょう。各集客ルートのメッセージを簡潔にできるため、効率化と訴求力アップの両方の効果が期待できます。
多くの申込数を集めたにもかかわらず、欠席率が高いために想定した参加者数に届かないケースもあります。オンラインセミナーは参加ハードルが低い反面、対策をしないとキャンセル率が高くなりがち。
そのため、申込者にはお礼・招待のメールに加えて、セミナー開催の1週間前、3日前、前日や当日の朝などにリマインドメールを送るようにしましょう。セミナーに関するよりくわしい内容や、参加者限定特典などをアピールすることで、申込者のモチベーション維持につながります。
セミナー終了後のフォローと振り返りの実施
次回以降の集客効率を高めるうえでは、セミナー終了後の参加者フォローと振り返りも欠かせません。
参加者フォローは新規リードとの関係を維持したり、セミナー後の商談を獲得したりするために不可欠なアクションです。次回以降のセミナーを紹介することで、効率的な集客にもつながります。
ポイントは参加者の興味関心に合わせた文言を作成することと、できるだけ迅速にフォローすること。
参加者の興味関心は、アンケートやセミナー中の質問・コメントなどが参考になるでしょう。フォローの反応率は、セミナー終了から時間が経つほど低くなる傾向にあります。そのため熱量が高い当日中のメール・電話を心がけます。
参加者フォローが終わったら振り返りに移ります。あらかじめ設定しておいたKPIを達成できたかどうか、実際の数値を確認してみましょう。KPIに届かない数値があれば、それが改善点です。
次のセミナーに向けて、KPIを達成するための具体的なアイデアを立案。集客を実践しながら、アイデアを検証していきます。
成功モデルの明確化
セミナーの実施と振り返りを何度も繰り返していくと、次第に集客が上手くいくパターンと、失敗するパターンが見えてきます。
効率的な集客という観点から考えるなら、成功モデルは「より少ない労力で成果につながる集客方法」です。
これが確立されれば、セミナーの運用にかかる労力はかなり削減されるでしょう。結果として頻繁なセミナー開催が可能になり、競合他社とも差をつけることができます。
そのため、企画・集客の際には実際にどの程度の工数がかかったかを把握しておくことも大切です。もちろん実際にKPIの達成につながる施策であることも重要。両者のバランスを見ながら、自社にとって最適なモデルを確立しましょう。
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