新規リード獲得やリードナーチャリング、商談獲得のための施策として人気のセミナー。しかしセミナーの運営ノウハウがないために、何をどのように進めればいいかわからずなかなか開催に踏み切れないという人は多いのではないでしょうか。
セミナー成功の鍵は集客や本番に向けた事前準備にあり、行き当たりばったりの運営ではなかなか上手くいきません。
また、開催したはいいものの想定したほど参加者が集まらず、成果につながらないというのもよくある悩みです。
そこで今回はセミナーの企画立案から開催までの流れを紹介。集客方法についても基礎知識からくわしく解説していきます。
「セミナーを開催したいけど知識・経験がない」「参加者が集まるセミナーにしたい」という企業様・担当者様は、ぜひ最後までチェックしてみてください。
セミナー全体のスケジュール
具体的な開催プロセスについて考える前に、まずはセミナー全体のスケジュールを把握しておきましょう。セミナーの企画立案から本番までの大まかな流れは下記のとおりです。
・企画
・集客の準備
・告知
・集客スタート
・運営準備
・本番
十分な参加者を集めるためには告知・集客の期間をたっぷり設けることが重要。遅くとも本番の3週間から1ヶ月前には、周知をスタートする必要があります。
企画や集客の準備なども、そこから逆算して余裕のあるスケジュール設定をしましょう。目安としては、社内でさける工数にもよるものの本番の3ヶ月前までには企画をかためて、集客の準備に入るのが理想です。
目的・ターゲット設定
セミナーの企画に入る前にまず着手するのが、セミナーを開催する「目的」と集めたい「ターゲット」の言語化。この2つが明確になっていると企画・集客の方向性がスムーズに固まり、成果につながりやすいセミナーを開催しやすくなります。
「目的」は、下記のようなマーケティングのフェーズを意識するとわかりやすいかもしれません。
・新規リードの獲得
・リードの育成
・商談の獲得
これらのフェーズのうち、今回開催するセミナーがどこに位置づけられるかを考えましょう。
達成したい目的ごとに、集めるべきターゲット層や人数、最適なセミナーのプログラムは異なります。そのため複数のゴールを立てるのではなく、ひとつのセミナーにつき目的をひとつに絞るのがおすすめ。
目的の異なる複数のセミナーを段階的に開催しながら最終的に商談の獲得をめざすのが、セミナーマーケティングを成功させるコツです。
目的が決まったら数値目標（KPI）も明確にしましょう。たとえば「新規リードの獲得」が目標なら、セミナー終了後に何件のリードを獲得するかがKPIになります。
また、そのためにどれくらいの参加者・申込みを集めるべきかまで細かく設定しておくと、達成のための手段・課題を明確にすることが可能。セミナー終了後の振り返りで改善点が浮き彫りになるため、ブラッシュアップにつながりやすくなるのもメリットです。
なお、セミナーの集客人数は多ければ多いほどいいとは限りません。商談獲得を目的にする場合などは、むしろ少人数制の方が双方向のコミュニケーションを取りやすく、成果が出やすい傾向にあります。
顧客対応やアフターフォローに手が回らないと満足度の低下やリードの離脱につながる可能性も。そのため後に紹介する「企画」や「セミナーの具体化」も踏まえつつ、現実的な数値を設定するようにしましょう。
「ターゲット」は主婦層・ビジネスマンといった大まかなカテゴリではなく、人物像を具体的に掘り下げるのがコツです。人物像が明確になるほど「どのような悩み・ニーズを抱えているか」「どのような言葉で訴求すると申込みにつながるか」がわかってくるため、戦略を立てやすくなります。
目的のときと同じく、ターゲットも複数の人物像を想定するのではなく代表的なひとりの顧客をイメージした方が施策がぶれません。年齢・性別・職業・役職・年収・居住地といった基本的な項目に加えて、抱えている課題やふだん使っているメディアなども明確にしましょう。
人物像をイメージがしにくいときは顧客理解が不足している可能性があるため、アンケートや個別面談などのリサーチを行うのも一案です。
企画・テーマ設計
企画・テーマを設計するときのポイントは、自社の目的とターゲットの課題の両方を解決できる方向性を見極めること。とくにターゲットの悩み・ニーズに一致する企画かどうかは集客の成功や顧客満足度を大きく左右するでしょう。
たとえば自社を知らない・接点がない顧客を集めるなら、商品・サービスのプロモーションを主軸にした企画はおすすめできません。業界で話題のテーマを取り扱ったり、特定の課題解決につながったりと、ターゲット層が興味関心を抱きやすい企画を打ち出すのがセオリー。
また、業界で著名な講師に登壇してもらう、ほかの企業とセミナーを共催する、といった方法も新規リード獲得に効果的です。現在は講師や共催企業を探せるサービスやマッチングサイトも存在するため、効果的に活用しましょう。
ただし、集客はあくまでも目的を達成するための手段。最終的なゴールにつながる企画・テーマであることが大前提です。ターゲットのニーズを満たすだけでなく自社の得意分野を打ち出せるような設計を心がけることで、参加者からの認知と信頼が獲得できます。
企画の方針が決まったら、提供価値がひと目でわかるセミナータイトルを作成してみましょう。
タイトルは集客でターゲット層の興味を引くのに役立つだけでなく、セミナー全体の軸となるため、プログラムなどの詳細を具体化するときも目的からブレていないかの基準になります。
参加者にどのようなメリットがあるのか、どのような課題を解決できるのかを短く簡潔に言語化するのがポイントです。また対象者も具体的に提示すると、ターゲットにスルーされにくくなるでしょう。
セミナーの詳細を具体化
開催形式・日時・開催場所・講師・プログラムなども、告知・集客のときに漏らさず伝えられるようにこのタイミングで具体化していきます。
セミナーの「開催形式」は会場に参加者を集めるリアルセミナー、オンラインで完結するウェビナーの大きく2種類。
リアルセミナーは参加者との対面形式のため、信頼関係を構築しやすく臨場感のあるイベントになりやすいのがメリットです。ただし会場の手配・設営や当日運営には相応の人員・時間・コストが必要になるでしょう。
ウェビナーはウェビナー配信ツールを利用することで、手軽に低予算で開催できるのが利点。参加者が自宅・オフィスなどから視聴できるため、リアルセミナーと比べて大人数を集客しやすいという特徴もあります。セミナー開催の予算やリソースを最小に抑えたい場合におすすめの開催形式です。
リード獲得やナーチャリングにはウェビナー、商談獲得にはリアルセミナーなど、目的に応じて使い分けるのもひとつでしょう。
「開催日時」はターゲット層の仕事・生活のスタイルを基準に参加しやすい曜日・時間を設定します。
たとえばBtoBセミナーの場合、ターゲットは業務時間中にセミナー参加するケースが多いため集客しやすい日時は平日の日中から夕方にかけて。
一方、BtoCセミナーは業務中の参加が難しいため休日または平日の退勤後の時間帯が無難です。平日であれば業務量が多くなりやすい月曜日と金曜日を避けて、水〜木曜日に設定すると参加率アップを期待できるでしょう。
ただし主婦層や個人事業主などを集客するなら、平日の日中の方が参加率は高いかもしれません。またGWや夏休み・年末年始などはプライベートの予定が入っている可能性もあるため、集客に苦労する可能性があります。
「開催場所」の選定基準として挙げられるのは、参加者のアクセスのしやすさ、キャパシティ・利用料金などです。
ウェビナーの場合には自社オフィスからでも配信が可能。騒音・映り込みなどの問題があるときはレンタルスペースを利用する方法もあります。
集客の事前準備
セミナーの詳細が決まったら、いよいよ集客に向けた準備をはじめましょう。事前準備でやるべきことは大きく下記のとおりです。
・集客手法の選定 ・訴求メッセージの作成 ・バナーの作成 ・セミナー専用ページの作成
セミナーの集客手法は集めたいターゲット層によって決まります。
すでに接点のある見込み顧客を集めるならハウスリストへのメールが効果的。一斉送信により、時間・手間・コストをかけることなくセミナーを周知できるでしょう。とくにターゲット像に近い顧客には、個別メールや電話などで周知をするのもひとつです。
対して、新規顧客にアプローチする方法としてはたとえば下記が挙げられます。
・自社サイト
・SNS
・ポータルサイト
・Web広告
自社サイトやSNSは低コストで運用できるうえに、はまると集客力が高い手法です。
とくにSNSはインパクトのある訴求メッセージを提示できると拡散により幅広い層にアピールすることが可能。ただし実際に閲覧者を増やすためには中長期的な施策が欠かせません。
セミナー情報を掲載できるポータルサイトも、無料で活用できるサービスが数多くあります。費用を払うことでサイト内への上位表示や集客支援を行ってくれるサービスもあり、うまく活用すれば情報感度の高いユーザーにリーチできるでしょう。
Web広告はそれなりに費用がかかるものの、特定の検索キーワード・顧客層を指定することで狙ったターゲットにピンポイントで訴求できるのがメリットです。Googleなどの検索プラットフォームのほか、SNS・YouTube・ポータルサイトなどに掲載できる広告形態もあり、高い集客力が期待できます。
とはいえどの集客手法を選択する場合でも、大量の情報に埋もれさせないためには競合他社との差別化が必須。ターゲットの興味関心を引きつけるうえで重要になるのが、魅力的なタイトルと訴求メッセージです。
訴求メッセージには開催形式・日時・場所などの基本的な情報に加えて、タイトル同様に対象者やセミナーに参加することで得られるメリット・解決できる課題などをわかりやすく記載します。また講師の肩書やプロフィール、参加者特典もターゲットの参加意欲を喚起するのに効果的でしょう。
ターゲットの目を引くうえでは、セミナータイトルが大きく記載されたバナーの作成もおすすめです。セミナーの概要や講師の顔写真などもわかりやすく配置すると、クリック率アップにつながります。
これらの施策と同時並行で、各集客ルートから誘導するセミナー専用ページ（LP）の作成も進めましょう。
LPにはセミナー・講師のより詳細な情報やベネフィット、具体的なプログラムを記載するとともに、申込みフォームを設置。疑問・不安を解消するQ&A、当日のアクセス方法、過去の参加者のコメントなども掲載することでセミナーに興味を持った人が申込みに至るまでのルートを設計します。
集客
開催日の3週間から1ヶ月前になったら、いよいよ集客をスタート。反応率を見ながら訴求メッセージやLPの内容を微調整して、より効果的な集客ルートを確保しましょう。
SNSは告知文がすぐに流れてしまうため、定期的に投稿する必要があります。
余裕があればその度に告知文を変更して、より効果的な訴求メッセージを検証するのがおすすめ。クリック率の高い文言が見つかればWeb広告などほかの集客ルートにも反映させることで、集客力の底上げが可能です。
また、申込者には申込直後の招待メールに加えてリマインドメールを送信することで、キャンセル防止につながります。
送信のタイミングは開催日の2週間前・1週間前・3日前・前日、当日の朝などが目安。改めて日時・メリット・参加特典をアピールすることで、リマインドだけでなくモチベーション維持の効果も期待できるでしょう。
当日運営の準備
集客と並行して当日運営の準備も進めます。満足度が高いセミナーを実現するためにはこの事前準備がとても大切です。
当日の資料やスライド・アンケートなどを作成するとともに、スタッフ間で業務分担や連携方法・トラブル発生時の対処法を共有。運営マニュアルや台本に落とし込んだうえで、複数回のリハーサルを実施して本番に備えましょう。
加えて、アフターフォローのための準備もあらかじめ整えておきます。
セミナーがその後のリード獲得・商談化につながるか否かは、アフターフォローの質とスピードにかかっていると言っても過言ではありません。
熱量が高い当日から翌日のうちに電話・メールなどで次のマーケティング施策を展開できるように、業務フローを具体化。また顧客の課題・ニーズごとに適切なアプローチができるように、セグメントの方略を決めておくことも重要です。
MAツール・CRMを活用してアフターフォローを効率化するのもひとつでしょう。
ウェビナーの場合には配信ツールと連携することで、アンケートやセミナー中の行動ログ・質問・コメントなども加味して、より効果的にマーケティングを展開できます。
当日の講演以外をすべて代行する「マジセミ」
以上、セミナーの企画立案から集客・開催までの流れを網羅的に紹介しました。
開催のための業務が多岐にわたるセミナー。実際に成果を出すためには、社内のリソースと開催ノウハウの蓄積が欠かせません。
「できるだけ最短でセミナーを成功させたい」とお考えの方におすすめなのがセミナー運営代行サービス「マジセミ」です。
年間1000回のセミナー開催ノウハウを活かして、主催企業様の代わりに企画・集客・事前準備・当日運営・アフターフォローを実施。当日の講演以外のすべての業務をおまかせいただけます。
とくにIT業界・製造業の集客実績は国内トップクラスです。200,000件のハウスリストを活用して毎年50,000人以上を動員しており、「本気の参加者を集客できる！」と量・質の両方で好評をいただいています。
料金は集客人数による完全成功報酬型なので、コストパフォーマンスの高さも業界屈指。
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