ウェビナー開催に必要なさまざまな業務を、プロが代行する運営代行サービス。「ウェビナーを開催したいけど、何から着手すればいいかわからない」「ノウハウがないために失敗しないか不安」「集客や事前準備・当日運営・アフターフォローなどの業務をこなせる人材が足りない」といったシチュエーションで重宝するソリューションです。
とはいえ、ウェビナーの需要が高まっている昨今は、代行会社の数も増加傾向にあります。数ある代行会社のなかからサービスを選ぶとき、最初に目がいきがちなのは料金・機材などのわかりやすい差別化ポイントかもしれません。
しかしウェビナーの成果にこだわるなら、本当に注目すべきは「集客方法」と「実績」です。
本記事ではウェビナー運営代行サービスの選定基準について、集客方法＆実績を確認すべき理由と、具体的なチェックポイントを紹介していきます。「代行会社選びで失敗したくない」とお考えの企業様・担当者様は、ぜひ本記事の内容を参考にしてみてください。
集客方法が重要な理由とチェックポイント
ウェビナーを開催するうえで、「集客」は最重要の要素です。
どれだけ質の良いコンテンツを制作しても、参加者が少なかったり、自社のターゲット層とズレていたりすると、十分なリード・商談の獲得にはつながりません。
既存顧客を対象にしたウェビナーであれば、ハウスリストへの一斉送信メールでも参加者を集めることはできます。開封率・申込率を高めるにはメッセージの工夫が必要になるものの、費用をほとんどかけず、効率的な集客を実現可能です。
しかし新規リードの集客はかなりの工数がかかるうえに難易度が高く、マーケティング関連の知識・スキルがなければ、多くのターゲット層を集めるのは至難の業でしょう。
とくに昨今は多くの企業がウェビナーを開催しているため、SNSやポータルサイト、プレスリリースなどを活用しても、ほかの情報に埋もれてしまうケースがほとんど。
Web広告・SNS広告を出稿する場合も、成果につなげるためにはウェビナーのタイトルやバナー、遷移後のLPに掲載するメッセージなどに訴求力が必要です。広告の表示からクリック、申込みまでの流れがうまく設計できないと、費用ばかりが増えてしまうリスクもあります。
たとえば料金が格安の運用代行サービスであっても、サポート内容に集客が含まれていない場合や、集客力に乏しい場合には、自社で集客を行わなければなりません。結果として「集客業務にかなりのリソースを割かれる」「代行サービスの料金以上に集客コストがかさむ」「参加者が少なく成果につながらない」といった事態に陥る可能性も。
そのため、ウェビナー運営代行サービスを選ぶときは「そもそもサポート内容に集客が含まれているか」「新規リードを集める手法を確立しているか」「十分なマーケティング能力・集客力があるか」「自社のターゲット層にリーチできるか」をしっかりと見定めることが重要です。
集客代行サービスのなかには、既存顧客へのメール作成はサポートしてくれるものの、新規リードの集客は対象外というケースもあるため、目的に合ったサービスを選ぶように注意しましょう。
集客力を判断する項目としては、まず具体的な集客実績が挙げられます。たとえばサービスのHPに記載されている動員数や開催規模は、どの程度の集客が可能かをはかるのに効果的な目安です。問い合わせや打ち合わせの際に、平均的な集客数を直接聞いてみるのもひとつでしょう。
企画支援の有無も、代行会社の集客力を判断するための基準になります。ウェビナーの集客を成功させるためには、明確なターゲット設定とターゲットに刺さりやすいテーマ選定が不可欠。
タイトルやプログラムの内容で興味を引けなければ、多くの層にリーチをしても魅力的なコピーを書いても、参加者は集まりません。リード獲得や商談化を見据えるなら、最終的に自社の強みと結びつくようなシナリオを用意することも大切でしょう。
ゴール地点から逆算した道筋が具体的になっていれば、ターゲット層との接点をつくるための最適な手段や訴求メッセージも明確になります。そのため集客代行だけでなく、企画段階からサポートするサービスの方が、集客力は高い傾向にあるのです。
対応できる集客手段の種類・数も、サービスごとに個性が出るポイント。代行会社が運営するSNS・YouTube・ポータルサイトなどでの告知、豊富なハウスリストを使った集客、Web広告・SNS広告・動画広告、プレスリリースなど、幅広い集客手段に対応しているサービスほど多様なターゲット層にリーチしやすくなります。
また、リーチできる業界・顧客層は代行サービスによって得手不得手があるため、自社と相性のいいサービスを選ぶようにしましょう。得意分野であれば、代行会社にターゲット層のハウスリストや、課題・ニーズなどの顧客情報、業界トレンドなどが蓄積されているため、より効果的な企画・集客を実現できます。強みのある業界は多くの場合、サービスのHPに記載されているほか、問い合わせで確認することも可能です。
見逃しがちですが、申込者フォローも最終的な参加者数を左右する要素。ウェビナーは参加ハードルの低さが利点ですが、リアルセミナーと比べると、日数が経つうちに開催日を忘れてしまったり、参加意欲が下がってしまったりと、当日キャンセルにつながりやすい傾向にあります。十分な申込みが集まったのに、蓋を開けてみたら欠席者が多数を占めている、というリスクもゼロではありません。
当日キャンセルを防止するためには、招待メールを送付するだけでなく、申込者からの問い合わせに丁寧に回答するなどのフォローが重要です。数回にわたりリマインドメールを送付するのも効果的。これらの事務を代行してくれるサービスであれば、高い参加率を維持できるでしょう。
集客に自信があるサービスの場合、料金プランに集客保証や成果報酬制度が組み込まれているケースもあります。高い集客力が期待できるうえに、「多大なコストをかけたのに参加者が集まらなかった」という事態も回避することが可能。費用対効果の面でも、安心して集客代行サービスを活用することができます。
実績が重要な理由とチェックポイント
「実績」も、ウェビナー運営代行サービスを選ぶ際には必ずチェックしたい観点です。
ウェビナーで効果的な企画・集客を実施できるか、当日運営をスムーズに進めることができるかは、代行会社が蓄積する経験・ノウハウによるところが少なくありません。
たくさんのウェビナーを開催しているということは、それだけ多様な企業のニーズ・課題・状況に応えてきたということ。そのため実績豊富な代行会社ほど、自社が実現したい固有の要求にも、スムーズに対応してもらえる可能性が高いでしょう。さらに、過去の失敗談などもふまえつつ、より成果につながりやすい提案を受けられる可能性も高まります。
どれだけウェビナーについて学んで開催・運営に関する知識を蓄えても、実践でパフォーマンスを発揮できるとは限りません。とくに、参加者の満足度を大きく左右する当日運営は、代行会社に相応の開催実績がなければ円滑化が難しい領域のひとつ。
ウェビナー開催中は司会進行やプレゼンだけでなく、配信ツールの設定・操作や、参加者からのコメント・質問・問い合わせへの対応、映像・音声トラブルの対処など、必要な業務が多岐にわたります。
あらかじめ定めた台本そのままにウェビナーが進行するケースはむしろ稀。そもそも、参加者とのやり取りも交えながらインタラクティブにつくりあげていくのが、ウェビナーの醍醐味です。予測不可能なシチュエーションでも余裕を持って、柔軟に対応するためには、運営スタッフに相応の場数が必要になります。
参加者が関心を持っているのは何よりもまず「コンテンツ」です。企画・集客でターゲット層にうまく訴求して多くの参加者を集めても、機材・スタジオに力を入れてリッチな配信環境を整えても、当日の進行がぐだぐだになってしまっては本末転倒。
当のコンテンツが参加者の期待値を越えなければ、十分なリードや商談化を獲得するのは難しくなります。成果につながりにくくなるだけでなく、参加者に不信感を与えるなど、会社のイメージが傷つく可能性もあるでしょう。
その点、数多くの開催実績がある企業は円滑なプログラムの進行や、参加者との活発なコミュニケーションによって、クオリティの高いウェビナーを実現できます。講演中のサポートも徹底しているため、講師はほかの雑務にわずらわされることなく、プレゼンに集中できます。
また、機材・通信の不具合をはじめとするトラブルにも、ケースごとの対処法をマニュアル化している場合が少なくありません。機材トラブルは、専門的な知識・技術がないと防止・解決ができないケースもあります。しかし経験豊富な代行会社なら、安心して対処を任せることが可能。さまざまなリスクを冷静に回避・解決できるのは、さまざまな修羅場をくぐってきた代行会社ならではの強みです。
代行会社が過去にどれくらいウェビナーを開催しているかは、HP・問い合わせなどで確認が可能です。年間100件以上の開催実績があれば、信頼性の高いサービスである可能性は高いといえます。
加えて、単純な開催回数の比較だけでなく、主催企業が実際に成果を挙げられているかも重要なポイント。たとえば口コミの評価がいいサービスや、リピーターが多いサービス、リード・商談獲得数が高いサービスは、それだけ成功実績が豊富とみなせるでしょう。HPなどに記載がない場合には、ウェビナー参加者の満足度、リード・商談獲得率、主催企業のリピート率といった観点で、平均的な成果を質問してみるのも一案です。
ただし、代行会社によっては、当日の運営スタッフを別業者に委託したり、アルバイトに任せたりしているケースもあります。この場合、代行会社にどれだけ開催実績があっても、一人ひとりの運営スタッフには経験が蓄積されません。固定のチームで運営するウェビナーと比べて、スタッフ間の連携力に難があることも。
結果として実績と運営スキルが比例しない可能性もゼロではないため、どのようなスタッフが現場を担当するのかは、サービスを決める前にしっかりと把握しましょう。
もうひとつ大切なのが、開催実績の多い業界やウェビナーの規模感、形式などをチェックする観点です。たとえばリアルタイムでの配信を実施したい場合、コンテンツを録画・編集したうえで配信するオンデマンド配信が得意な代行会社に依頼しても、パフォーマンスを最大限に引き出すことはできません。
ウェビナーの形式にはほかにも、会場のセミナーをリアルタイム配信するハイブリッドセミナーや、複数企業で開催する共催セミナーなどの種類があり、それぞれに求められる知見・ノウハウが異なります。運営代行サービスを決めるときは、まず自社がどのようなイベントを開催したいのか、ある程度明確にしたうえでサービスの選定に着手するとスムーズです。
集客力と実績で選ぶならマジセミ
「マジセミ」はIT業界・製造業のウェビナーで、国内トップクラスの集客実績を誇るウェビナー運営代行サービスです。
年間1,000回以上のウェビナー開催で培ったノウハウを駆使して、企画から集客・事前準備・当日運営・振り返りまでをワンストップ支援。当日の講演以外のすべての業務を代行するため、ウェビナー開催の手間を大幅に減らすことができます。
参加者の興味関心を理解した企画力と、200,000件の独自ハウスリストを活用した集客力にはとくに強みがあり「成果につながるウェビナーが開催できる」と好評です。
動員人数の総計は毎年5万人以上。経験豊富な企画チームが丁寧なヒアリングを実施して、トレンド・顧客ニーズを踏まえた最適なテーマとプログラムを設定するため、ターゲット層にピンポイントでリーチすることが可能です。商談化率20％以上を達成するウェビナーも多く、参加者の半数から商談を獲得した実績もあります。
大手IT企業・製造業DX企業・スタートアップなど、ご利用企業様は毎年300社以上。多くの企業様がマジセミのサービス内容にご満足いただき、リピーターとなっています。
また、コストパフォーマンスの高さもマジセミのアピールポイントです。料金システムは、集客人数分だけ費用が発生する「完全成功報酬制」。顧客単価14,500円の低価格でワンストップサポートを提供している代行会社はほかにありません。
「運営代行サービス選びで失敗したくない」「低コストでウェビナーの集客・商談化を成功させたい」とお考えの方は、ぜひマジセミの利用をご検討ください。
