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ウェビナー運営ノウハウ

初めてのウェビナー開催で陥りがちな7つの落とし穴

初めてのウェビナー開催で陥りがちな7つの落とし穴

新型コロナウイルスの感染拡大以降、テレワークにシフトする企業の増加とともに、リアルセミナーやテレアポに代わる新たな顧客獲得・商談獲得の手段として、「ウェビナー」を開催する企業が増えています。

ウェビナーとはインターネット上で開催するWebセミナーのこと。開催場所や会場の規模などの制約がなく、より幅広い層にアプローチできるのが特徴です。リアルと比べるとコストや開催・参加の手間と時間も軽減できるため、コロナ禍以後も依然として企業・参加者から高いニーズがあるセミナー形態です。

とはいえ、初めてウェビナー(Webセミナー)を開催するとなると、「何をしていいのかわからない」「どんなポイントに注意すべきなのかイメージできない」という担当者が多いのではないでしょうか。この記事では、ウェビナー開催の基本をおさらいしたうえで、注意すべき7つのポイントを紹介します。

ウェビナー開催の基礎知識

事前に告知・集客を行って参加者を募り、専用のウェビナーツールを活用してオンラインでの動画配信を行う、というのがウェビナー開催の基本的な流れです。参加者は自宅・オフィスから、PC・スマートフォンなどでオンラインセミナーを視聴します。

ウェビナーの代表的な配信方法は「リアルタイム配信」と「オンデマンド配信」の2種類。

「リアルタイム配信」は、特定の日時に開始したオンラインセミナーを、参加者がリアルタイムで視聴する方式です。議題に関するコメントを募ったり、質問に講師が回答したりと、双方向のコミュニケーションを取りながらセミナーを進行していくことができます。

一方、「オンデマンド配信」はあらかじめ録画したセミナー動画を配信する方式。視聴できる期間を限定するケースもあれば、いつでも視聴できるようにアーカイブするケースもあります。双方向性には欠けるものの、編集やテロップの挿入などにより高品質でわかりやすいコンテンツを提供できるでしょう。

どちらの配信方法を選択する場合でも、ウェビナーの開催・配信までに必要な業務は基本的に下記の通りです。

・ウェビナーの企画
・事前準備
・集客

「事前準備」には、後述するカメラ・マイク・通信環境・配信ツールといった機材の準備や、配信場所の確保、プレゼンの準備、リハーサル(または収録・編集)などが含まれます。ウェビナー当日は不測の事態が起こる可能性もあるため、スタッフ間でしっかりと進行手順やトラブルの対処法を共有するとともに、入念なリハーサルを行うようにしましょう。

担当者の数やスケジュール感にもよるものの、これらの業務と並行して告知・集客も進めていくのが一般的です。告知・集客の手法としては、メールやSNS・オウンドメディア・LP・Web広告・告知サイトへの掲載などが挙げられます。

あらかじめフォームを用意しておき、参加希望者には氏名・メールアドレスなどの必要事項を記載のうえ、申し込みをしてもらいます。申込者に招待状・リマインドメールを送付したり、問い合わせに対応したりといった事務局も重要な業務です。

リアルタイム配信の場合、当日にも問い合わせ対応やコメントへの返信、トラブルへの対応といった業務が発生します。そのため講師・司会をふくめて、最低でも3〜4人のスタッフがいると安心でしょう。

ウェビナー終了後は参加者にメール・電話などでアフターフォローを行うのがポイント。事前事後のアンケートやウェビナーツールの分析機能などで、参加者の温度感に応じたアプローチをすることで、リード獲得や商談化につながります。

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ウェビナー開催で陥りがちな落とし穴とは?

ウェビナー開催で陥りがちな落とし穴は次の7つです。

1.目的が定まっていない
2.ターゲットが曖昧
3.集客手法が適切ではない
4.ウェビナーツールを活かせていない
5.配信環境が不十分
6.参加者を飽きさせてしまう
7.セミナー内容が外部に流出

「そこまで考えてなかった…」という落とし穴を発見した方もいるのでは?それぞれについて、以下で解説していきます。

1.目的が定まっていない

ウェビナーの開催にあたり、最も重要なのは、目的を明確にすること。ウェビナーの企画・計画では、あらゆる選択事項を「どうすれば目的を達成できるか」という視点から決めていくのが基本です。

「ブランドやサービスを認知させる」「特定の商品・サービスの購買を促進する」「見込み顧客に対して営業の機会を得る」など、ゴールによって設定すべきテーマとプログラムが変わります。

たとえば新規リードを獲得するのが目的なら、できるだけ規模の大きいウェビナーや、複数社共催のウェビナーが効果的かもしれません。一方、商談獲得を目指すなら少人数限定のイベントにして、双方向のコミュニケーションに重きを置くのもひとつです。

目的がしっかり定まっていないと、訴求するテーマや構成、内容にブレが生じてしまうでしょう。結果としてオンラインセミナー参加者に意図やメッセージが伝わらず、具体的なアクションが発生しなければ、かかったコストや手間がムダになってしまいます。

2.ターゲットが曖昧

目的と同様に重要なのが、自社の商品やサービスを利用するターゲットを具体化すること。例えば同じ「顧客」であっても、商品・サービスに興味・関心がある段階なのか、積極的に比較検討を行っている段階なのかによって訴求内容は異なるでしょう。

WEBセミナーのターゲットが曖昧なまま、あれもこれもと内容を詰め込みすぎてしまい、結局は誰にも響かない内容になってしまったという失敗例も少なくありません。訴求の仕方を間違えると、求めていた参加者が集まらない可能性もあります。

ターゲットを考えるときのポイントは、商品・サービスへの熱量を示す「購買段階」を念頭に置くこと。たとえばマインドフローというマーケティング手法では、顧客の段階を認知・興味・行動・比較・購買・利用・愛情の7つにわけて説明しています。

たとえば最初の段階にいる(=商品・サービスへの熱量が低い)顧客にアプローチする場合には、具体的な課題・ニーズを踏まえた課題解決型のウェビナーが有効でしょう。

3.集客手法が適切ではない

魅力的なテーマやコンテンツが企画できても、それだけで参加者が集まるわけではありません。

企画が決まったら、ターゲットに合わせて適切な方法で集客をすることが重要です。具体的には既存顧客に向けてならメールやオウンドメディアが、新規顧客に向けてならSNSやWeb広告・告知サイトが効果的でしょう。

「参加するメリットが伝わらない」「申し込みが面倒」などの理由で参加者が集まらないというのもよくある失敗例です。

メリットをわかりやすく伝えるためには、「ターゲットの悩みや課題意識を踏まえたメッセージで訴求する」「集客目的のWebサイト・LPを見やすくする」「資料やウェビナー動画などの限定特典を用意する」といった工夫が必要になります。

またウェビナーに興味を持ったターゲットを逃さないようにするために、申し込みの手間はできるだけ少なくしましょう。申し込みフォームでの質問事項を氏名・メールアドレス・電話番号・会社名・役職に限定して、どうしても欲しい情報はのちほどアンケートで収集するのもひとつです。

4.ウェビナーツールを活かせていない

Zoomビデオウェビナー、Youtubeライブ、Cisco Webex Eventsなど、さまざまなウェビナーツールがありますが、それぞれ一度に集められる人数や機能が違います。最大接続数、リアルタイム配信、チャット、アンケート、録画、配信可能時間、参加登録、顧客管理…。自分たちのやりたいことを実現できるのか、あるいは逆にツールを活用してコストや工数を削減することができるのかを見極める必要があります。

ありがちなのが「そんな機能があるなら、作業を減らせたのに」「もっとおもしろいプログラムにできたはず」など、ウェビナーツールへの理解が不足したために後悔すること。実施する前にツールについて調査し、さまざまな観点から最適なツールを選択する必要があります。

とくに「どのようなコミュニケーション機能を搭載しているか」は、参加者の視聴維持率・満足度を大きく左右するポイントです。たとえばZoomウェビナーにはチャットだけでなく、参加者からの質問が確認しやすい「Q&A」や、リアルタイムで参加者の回答結果を表示できる「投票」、グループワークが行える「ブレイクアウト」など、インタラクティブなウェビナーを実現する機能が豊富に用意されています。

5.配信環境が不十分

オンラインセミナーの配信環境は参加者の満足度を大きく左右します。通信が不安定だったり、音質・画質が悪かったりすると参加者の離脱につながるでしょう。

ウェビナーに適した通信速度は上りが10Mbps以上、下りが3Mbps以上。通信を安定させるためにLANケーブルでの通信環境を確保することも重要です。

配信で最低限の品質を担保するためには、外付けのマイク・カメラ・ライトといった機材も用意しておく必要があります。

PC内蔵のマイクはノイズが入ったり、声が聞き取りにくかったりと参加者のストレスにつながりかねません。そのため講師の声だけを拾える単一指向性のマイクを用意するのがおすすめ。カメラとライトは画角や画面の明るさを調整できるため、講師の印象を良く見せるのに効果的です。

さらにPCとは別にモニターを用意しておくと、ツールの操作がスムーズになります。ウェビナーの成功は双方向のコミュニケーションが鍵を握るため、参加者のコメントに反応しやすい環境を用意しておきましょう。

機材トラブルや配信ツールの操作方法がわからないといった事態を回避するために、本番前には入念なリハーサルを行うことも大切。また参加者側の環境も重要なため、あらかじめ推奨環境を告知するなど配慮が必要です。

6.参加者を飽きさせてしまう

場の空気に応じて進行するリアルセミナーと違い、オンラインセミナーは参加者の反応が読み取りにくいのが難点です。離脱のハードルも低いため、参加者がプログラムに飽きてしまうと、最後まで視聴してもらえない可能性が高いでしょう。

途中離脱を防ぐには、「単調にならないように質問を投げかける」「写真・イラスト・映像をはさむ」「質疑応答やワークの時間を設ける」などの工夫をする必要があります。

加えて、序盤に参加者が抱えている課題を共有し、オンラインセミナーを通して解決方法を提示する旨をあらかじめ伝えておくなど、「最後まで視聴したい」と思えるように動機づけすることも重要です。シナリオ設計では開始から終了まで、参加者の「答えが知りたい」「続きが気になる」という感情が途切れないように意識します。

またプログラムがわかりにくいのもNG。とくに自社の得意領域について解説する場合は、ついつい内容が難解になりがちなため、専門用語を使わない・図解で直感的な理解を促すなど、ターゲット層に合わせてチューニングしましょう。

7.セミナー内容が外部に流出

参加者の動きが確認できないウェビナーは、資料のスクリーンショットを撮られる、講義内容を録音・録画されるなど、ウェビナーの内容が社外に漏れてしまう可能性があります。最悪の場合、動画サイトなどにコンテンツを違法アップロードされてしまうリスクもゼロではありません。

情報流出を防ぐためには、録画・録音の禁止をアナウンスする、外部公開の違法性を周知する、画面・資料にクレジットを表記するなどの対策が必要でしょう。

もちろんこれらの対策でも情報流出を確実に防げるわけではありません。そもそもセミナーの内容を録画・録音すること自体には違法性がないため、主催者側のコントロールは極めて難しいのが現状といえます。

そのためクローズドな場だからこそ語れる講師の個人情報や、競合他社に知られたくない情報、有料のコンテンツなどをどこまで開示するかは考慮すべきポイントです。

ウェビナー開催にプロを活用するメリット

開催回数を重ねないとなかなか気づけない「意外な落とし穴」が数多く存在するウェビナー。

ウェビナーで思うように効果を得られない場合、企画・集客・運営を一括で請け負ってもらえるプロに依頼するのも一案です。開催準備のために人員を割く必要がないうえ、これまで紹介してきたような落とし穴にはまることなく、クオリティの高いウェビナーが開催できるでしょう。

年間1,200回以上のウェビナーを開催しているマジセミは、単なる商品・サービス紹介にとどまらず、参加者の課題解決にフォーカスしたWebセミナーの運営をサポートしています。企画・集客・配信ツール・セミナー事務局・当日の進行・アンケートの入力・アフターフォローなど、当日の講義を除く全ての作業をワンストップで代行。130,000件の独自ハウスリストと豊富な知見に基づく集客力・企画力で、新規顧客を獲得することが可能です。

蓄積されたノウハウがあるから、ウェビナーにつきもののさまざまな問題を事前に回避することができます。また万が一のトラブルが発生したときの対応力の高さも強みのひとつ。

初めて利用されるクライアント様には、お得な料金でご利用いただける完全成功報酬型のお試しサービスも実施しています。ウェビナーの開催を検討している方、オンライン集客がうまくいかずお悩みの方は、こちらのフォームから、お気軽にお問い合わせください

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