「参加者が集まる・集まらない」「途中退席が出る・出ない」「商談につながる・つながらない」といったウェビナーの成果は、事前準備や当日運営などでの細かい工夫をやるか・やらないかに大きく左右されます。
そこで今回は参加者の確保、離脱防止、トラブル回避、商談化につながるいくつかのノウハウを詳細に解説。実践することでウェビナーの開催・運営を大幅にグレードアップすることが可能です。
ウェビナー運営の経験がなくうまくいくか不安な方、ウェビナーを開催しているもののなかなか成果につながらない方は、ぜひ最後までチェックしてみてくださいね。
ターゲットに合ったテーマ設定
成果の出るウェビナーを開催するためのポイントとして、まず挙げられるのがターゲットに合ったテーマの設定です。
成果を出したいという気持ちが強いと、つい自社の商品・サービスの情報を伝えるだけの一方的なウェビナーになりがち。しかしそれでは商品・サービスに最初から興味のある層にしか、有効なメッセージを訴求することができません。
多くの潜在顧客からは自分には無関係だと思われてしまい、結局、十分な成果にはつながらないでしょう。仮に参加者特典などを用意して参加者を増やしたとしても、ウェビナーのテーマ自体に興味がなければ、最後まで集中して話を聞いてもらうのは難しくなります。
ウェビナーのテーマは、ターゲット層の心理をふまえて設定することが重要です。具体的には参加してもらいたい層が抱えている課題・ニーズを明確にして、そのような課題を解決する、またはニーズに応えるテーマを設定すると、吸引力の高いウェビナーになります。
そのためにまず必要なのが、ターゲットの年齢・性別・職種・役職といった人物像を具体化すること。さらにソーシャルリスニング、アンケート、インタビューなどを通して、課題・ニーズのリサーチを行えば、ターゲットに合ったテーマを企画しやすくなるでしょう。
最適な人数を集客
リアルセミナーと違って会場による制約がなく、また運営者の負担も規模の大きさに左右されにくいウェビナー。参加者さえ集めることができれば、いくらでも規模を拡大できるのもメリットのひとつです。
ただしウェビナーの規模は大きければ大きいほど良いとは限りません。
たとえば100人などの大人数を集めるためには、それだけ幅広いターゲット層のニーズ・課題に訴求できるような「広いテーマ」を扱う必要があります。
結果としてよりピンポイントな課題・ニーズに訴求するのが難しくなるため、どうしても商談率は低くなりがち。
一方、10〜30人規模のウェビナーであれば、より切実な課題・ニーズを念頭に置いた、尖ったテーマ設定が可能です。そのためより参加者の熱量が高いウェビナーになりやすいでしょう。
また参加者とのコミュニケーションの取りやすさも、基本的には参加人数とトレードオフの関係にあります。人数が多すぎるとコメントを追いきれなかったり、質問に答えきれなかったりと、どうしても発信が一方に。
対して少人数のウェビナーであれば、Web会議ツールを使うなどの工夫で参加者とより親密なやり取りができ、よりスムーズな信頼関係の構築が可能です。
そのため場合によっては、最終的にたくさんの人数を集めたいときでも、小規模のウェビナーを、テーマを変えて複数回開催した方が成果にはつながりやすいかもしれません。
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ウェビナー配信用の設備・機材
円滑にウェビナーを配信するためには、設備・機材の準備にもしっかりと注力しましょう。
ウェビナーはオフィスや自宅など、場所を選ばずどこからでも配信可能です。ただしあまり周囲がうるさいと、参加者に声が届きにくくなります。
マイクにそれなりの性能があれば多少の雑音はカバーできるものの、基本的には騒音のない静かな場所を確保する必要があります。
通信を安定させるためには通信環境への配慮も重要です。無線LANは環境によっては通信が途切れるリスクがあるため、可能であれば有線LANを用意しましょう。
どうしてもウェビナーに適した場所が準備できないときは、スペースマーケットなどでスペースをレンタルするのも一案。
特別仕様のスタジオなどではなくても、有線LAN付きの部屋を確保できれば、リーズナブルな価格帯で十分に円滑な配信ができます。
配信に必要な設備・機材としてはPC、モニター、カメラ、マイク、リングライト、配信ツールなどが挙げられます。
とくに重要なのがモニター。配信ツールを操作するモニターとは別にもう一台、参加者側に反映されている画面を表示するモニターがあると、配信をよりスムーズに進めることが可能です。
カメラ・マイクはパソコンに内蔵されているものだと、映像が見づらくなったり音声が聞きにくかったりと参加者のストレスにつながる可能性があります。
予算に余裕があれば、相応の品質が担保された外付けの製品を用意するのがおすすめです。
配信ツールは代表的なZoomウェビナーのほかに、現在さまざまな種類のサービスが展開されているため、機能やコスト・参加可能人数などを考慮して最適なものを選びましょう。分析機能が充実していたり、他のマーケティングツールと連携できたりする配信ツールを活用すれば、次回以降のウェビナー改善にも役立ちます。
配信当日はウェビナーを開始するまでの待ち時間や、ウェビナーの本編終了後に流せる待受画面と音楽を用意しておくと、間を持たせやすくすることが可能です。
ウェビナーの円滑化のために注意事項や問い合わせ先などを表示しておくのも一つでしょう。
開催体制の構築
ウェビナーの開催体制を構築するうえでは、運営スタッフの役割分担を明確にしておくことが重要です。スムーズなウェビナー運営に必要な役割としては、事務局・スピーカー・司会・モニターなどが挙げられます。
事務局はウェビナーの申込者を管理したり、参加者URL・リマインドメールの送付をしたり、申込者・参加者からの問い合わせ対応を行ったりする役割です。
参加者の前で講演を行うスピーカーと、当日のスケジュールの進行を行う司会は、同じ人が兼務することもできます。ただし慣れないうちは役割をわけておいた方が、スピーカーが講演に集中しやすくなるでしょう。
同じ理由から、参加者側に配信されている映像・音声をチェックしたり、配信ツールを操作して画面の切り替え・アンケートの配布・コメント対応・参加者フォローなどを行ったりするモニターも、専任をたてておくのがおすすめ。
また予期せぬトラブルを回避して滞りなく連携が取れるように、本番前には入念なリハーサルを行うようにしましょう。
その際には配信ツールの操作方法はもちろん、設備・機材がきちんと機能するか、映像・音声に問題はないか、画面に映ってはいけないものが映らないかもしっかりチェックします。
加えて想定されうるトラブルに関しては、あらかじめ対応マニュアルをチーム内で共有しておくと、いざというとき対処しやすくなります。
講師の雰囲気作り
ウェビナーや自社に対しての参加者の印象を良くするためには、スピーカーの雰囲気作りが大切です。
しかし会場で対面する場合と比べて、画面越しのウェビナーはどうしても相手の見た目や声が実際よりも暗く感じられがち。またカメラの位置が講師の目線より低い位置にある場合、参加者を見下ろしているような映像になり、偉そうな印象を与えてしまいます。
そのため講師の顔や背景が明るく映るようにリングライトなどの照明器具を用意したうえで、カメラの位置をスピーカーの目線の高さに合わせるように工夫しましょう。
スピーカーの服の色と背景の色は同系色を避けてコントラストをつくるようにすると、顔色を良く見せることが可能です。
加えて講演の際にはボディランゲージと笑顔を多めにするとともに、ふだんよりゆっくりハキハキと発声するように心がけることも大切。
可能であれば台本を読むのではなく、カメラ目線で語りかけるように喋るのが理想です。カメラに向かって喋るのに慣れていないときは、本番でカメラの周りにスタッフを配置し、話に合わせて相づちなどのリアクションを取ってもらうようにすると、リラックスしやすくなります。
リハーサルのときには画面越しにどのように見えるか聞こえるかを確認しながら、講演の練習を行うようにしましょう。
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双方向のコミュニケーション
リアルセミナーにはないウェビナーの強みは、参加者が講演中に質問などをしやすく、主催者もそれらの声に反応しやすいこと。
チャットなどで質問があったときは可能な限りリアルタイムで回答することで、信頼関係を構築しやすくなります。慣れてくればコメントの内容や温度感を参考にしながら、講演の方向性をコントロールして、参加者のエンゲージメント向上につなげることも可能です。
コメントは匿名で行えるようにしておくと、コミュニケーションが活性化しやすくなるでしょう。要所要所で質疑応答の時間を用意することも大事です。
配信ツールに搭載されている投票・挙手・クイズ・質疑応答・アンケートなどの機能を活用すれば、参加者からのフィードバックを次回以降のウェビナーに活かせます。
とくにターゲット層が抱えている課題・ニーズや、ウェビナーの良かったところ・悪かったところをしっかりと把握しておくと、ウェビナーの質向上に役立つでしょう。
ただしアンケートの回収率は、ウェビナーの場合リアルセミナーと比べて低くなるのが一般的。そのため本当に聞きたいことは、ウェビナーの最中に投票やチャット機能などを使って聞いてしまうのも一案です。またアンケートの提出者にのみ資料を配布するといった工夫で、アンケートの回収率を高めることができます。
参加者へのアフターフォロー
ウェビナーに1度参加したターゲットと、そのまま商談まで進むというケースはごくまれ。基本的にはその後のリードナーチャリングを通して、段階的に成約につなげていく必要があります。
そのために重要になるのが、ウェビナー終了後も参加者との関係性を持続させるためのアフターフォローです。
ただしアフターフォローの効果はウェビナーから時間が経過すればするほど低くなっていくため、終了後はできれば当日中に、遅くとも翌日には電話またはメールでアプローチをするようにしましょう。
アフターフォローの内容を考える際には、アンケートを参考にすることが重要です。
どのような課題・ニーズを抱えているか、あるいは商品・サービスにどの程度の興味関心があるかに応じて、相手が興味を抱きそうな補足情報を提供したり、メルマガに誘導したり、商談のアポイントメントを取り付けたりと、メッセージの内容を使い分けます。
ウェビナー中に答えられなかった質問があるのなら、このタイミングで答えるようにするとエンゲージメントを高められます。
加えてターゲット層からのニーズが高そうなテーマが見つかれば、次回のウェビナーの企画として採用するのも一つです。
ちなみにウェビナーの申し込みがあったものの当日は欠席になってしまったターゲットも、アフターフォロー次第で成約につながるケースは少なくありません。次回のウェビナー情報を伝えるなど積極的にコンタクトを取り、関係性が途切れないようにしましょう。
ウェビナー成功をフォローするマジセミのサービス
以上、ウェビナー開催・運営を改善する具体的なノウハウを解説してきました。
とはいえ上記の方法のなかには、実践に相応の時間・労力・コストがかかるノウハウも少なくありません。すぐに取り入れるのは物理的に難しいとお悩みの担当者様も多いでしょう。
より簡単に成果の出るウェビナーを開催するなら、ウェビナー運営を支援する「マジセミ」のサービスをご利用いただくのも一案です。
マジセミはウェビナーの企画から集客・事前準備・当日運営までをワンストップでサポート。主催企業様にお任せするのは当日の講演のみのため、リソースを割くことなく高品質なウェビナーを開催できます。
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またウェビナー終了後はマジセミの担当者が参加者に直接アタック。商談化を目指して全力でアフターフォローを行います。
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