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ウェビナー企画ノウハウ

ウェビナー開催の集客の基礎知識 企画から商談成立までの流れを解説

ウェビナー開催の集客の基礎知識 企画から商談成立までの流れを解説

コロナ禍をきっかけに、さまざまな業界で注目されるようになった「ウェビナー」。「ウェブ」と「セミナー」を組み合わせた造語で、専用のウェビナーツールを活用してオンライン完結での開催ができるセミナー形式です。

会場のレンタル・準備が不要なうえに人件費もほとんどかからず、大人数の参加者を低コストで集めることができるウェビナーは、新時代のマーケティング手法として導入する企業が急増しています。

PC・スマートフォンがあれば全国どこからでも気軽に参加できるという利便性の高さにより、参加者からの人気があるのも特徴。対面形式のセミナーではリーチできなかった層をふくむ幅広いターゲットを集客して、信頼関係を形成することが可能です。

これらの理由から、今後のリード獲得やリードナーチャリングの成功は、ウェビナーをうまく活用できるか否かにかかっていると言っても過言ではありません。

ただし、ウェビナーを開催するうえでは企画や集客、機材・ツールの用意など、さまざまな事前準備が必要になります。また実際に成果につなげるためには、参加者とのインタラクティブなやり取りや、開催後のアフターフォローも重要です。

そこで今回は、ウェビナーを成功させるために必要な全ノウハウを開催プロセスに沿って網羅的に解説。

「ウェビナーを開催したいけど何からはじめればいいかわからない」「時間や手間を無駄にすることなく成果につながるウェビナーを実現したい」とお考えの担当者様は、ぜひチェックしてみてください。

目的・ターゲットを決める

ウェビナーを開催することになったら、まずは「目的」「ターゲット」の決定に着手します。

「目的」とは、ウェビナー開催によって目指すべきゴールのこと。「新規リードの獲得」「リードナーチャリング」「商品・サービスの商談獲得」など、ウェビナーごとに1つに絞るのがポイントです。

ここが曖昧だと集客や講演でのメッセージがブレてしまい、成果を出すのが難しくなります。ターゲット・集客方法・企画・シナリオ・配信形式・開催日時なども目的から逆算して決めていくことになるため、最初にしっかり具体化しましょう。

同じ理由から、1つのウェビナーに複数の目的を設定するのもおすすめできません。「受注へのつながりやすさ」を基準に優先順位をつけたうえで、複数回のウェビナーを開催するなどして、目的別に切り分けるのがおすすめです。

次の「ターゲット」は、参加を促したい顧客層のこと。

たとえばウェビナーの目的が「新規リードの獲得」なら、自社を認知していない層、あるいは認知はしているもののまだ接点がない層がターゲットになります。一方、商談獲得を目指す場合には、自社の商品・サービスに対してすでに興味関心のレベルが高い層がターゲットです。

ターゲットの大まかな方向性が決まったら、人物像の特徴を挙げてさらに深堀りしましょう。人物像(ペルソナ)が具体的になればなるほど、ターゲットの心理を推測しやすくなり、より心にささるメッセージやコンテンツが届けられます。

たとえば業界・職種・役職・年齢・性別・収入・貯蓄状況・家族構成・ライフスタイル・趣味・性格・価値観・情報収集の方法・興味のあること・悩みなどを列挙していくと、ペルソナが明確になります。

企画を具体化していく

目的とターゲットが決まったら、次はウェビナーの「企画」を考えるフェーズです。

この段階で考えるべきポイントは「テーマ」「配信形式」「開催日時」の3つ。

「テーマ」はウェビナーで扱う題材で、目的と顧客ニーズの両面から考える必要があります。

たとえ業界のトレンドを押さえていたとしても、目的を果たせないテーマを設定するのは本末転倒です。しかし自社や商品・サービスの魅力を伝えたいという気持ちが先行してしまうと、興味関心の度合いが低い参加者にとっては退屈なウェビナーになりかねません。

そこでおすすめなのが問題解決型のウェビナー。見込み顧客が抱えているであろう悩み・課題意識に焦点をあてたうえで、最終的に自社の「提供価値」にもつながるテーマを設定することで、成果につながるコンテンツが作成できるでしょう。

「提供価値」は必ずしも商品・サービスでなくても構いません。参加者に「頼れる専門家」という印象を与えられるだけでも、中長期的な関係性を維持しやすくなり、最終的な受注につながる可能性が高まります。

また課題が顕在化していない参加者を集めたいときは、他社との共催セミナーを企画したり、業界の著名人などを講師に招いたりと、社外のリソースを活用するのも一案です。

ウェビナーの「配信形式」には、「録画配信」と「リアルタイム配信」の2種類があります。

「録画配信」はあらかじめコンテンツを収録しておき、その動画を配信する形式です。

字幕をつけたり音などの演出を加えたり不要な部分をカットできたりと、編集した状態のものを出せるのがメリット。いつでも視聴できる状態にしておけば、より多くの顧客層にリーチできます。

機材・通信トラブルなどのリスクもないため、難易度の低い開催方法といえるでしょう。

一方、「リアルタイム配信」は、参加者とのやり取りをしながら臨場感のあるウェビナーを提供できる配信形式です。

コメントや温度感に応じて講演の内容を調整したり、質疑応答の時間を設けたりと、対面に近い形でのセミナーを実現可能。双方向のやり取りがうまく機能すれば、参加者との信頼関係構築や高い評価につながるでしょう。

参加者を意欲の高い少人数に限定して商談獲得を目指すのにも向いています。

最後の「開催日時」は、集めたいターゲット層のライフスタイルに合わせて参加しやすい日時を設定するのがポイントです。加えてウェビナーがBtoBかBtoCかによっても、最適な開催日時は異なるでしょう。

たとえばBtoBのウェビナーであれば、ターゲットの勤務時間中の開催が基本。忙しい曜日・時間帯は避けて、火曜日から木曜日の10〜16時ごろを選ぶと参加率アップが見込めます。

逆にBtoCのウェビナーなら勤務時間は避けて土日や平日の夕方以降に開催するのがおすすめです。もちろん業種や勤務形態によっても最適な日時は変わるため、ターゲットの一週間のスケジュールを予想して柔軟に設定するようにしましょう。

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シナリオライティングとトラブル対策

満足度の高いウェビナーを実現するためには綿密なシナリオライティングも重要です。

シナリオが明確になっていると進行などがぐだぐだになるのを防げるうえに、不足や冗長なところが可視化され、よりクオリティの高いコンテンツを目指せます。

まずは台本や絵コンテなどで最初の挨拶や司会進行・講演・質疑応答・クロージングなどの流れを時系列順に書き起こしてみましょう。スタッフや登壇者が複数人いる場合には、それぞれの役割と業務もこの時点で明確にしておくのがおすすめです。

そのうえで各プロセスでの「参加者の心理」を意識しながら、最終的にウェビナーの目的達成につながるように流れを調整していきます。

とくに講演では、参加者の興味を引き続けられないと途中離脱につながりかねません。そのため、つねに「続きが気になる」「答えが知りたい」という参加者の心理状態をキープするようなシナリオ作成が重要です。

たとえば冒頭でターゲット層が抱える悩みを共有したうえで、「解決策の提示→解決策の問題点→新しい解決策の提示→新しい解決策の問題点」と、小さな満足につながる情報を重ねつつ、最終的な解決を先送りするのも一案でしょう。

また質問を投げかけて考えてもらったり、ワークショップを用意したり、質疑応答の時間をつくったりと、参加者を飽きさせない工夫も大切です。

加えて、トラブルの対処法もあらかじめチーム内で共有しておけると、いざというとき迅速に行動ができます。機材トラブルや参加者間のトラブルなど、想定されるトラブルの洗い出しを行い、それぞれの対応策を誰が見てもわかるレベルで具体的にマニュアル化しましょう。

ウェビナー集客の基礎知識

ウェビナーを成功させるうえでコンテンツの質と同様かそれ以上に重要なのが「集客」です。参加者を十分に集めることができれば、それに比例して多くのリードや商談が獲得できる可能性も高まります。

とはいえむやみに人数だけを集めるのはNG。参加者がウェビナーの目的に合致したターゲットでなければ、やはりリード・商談の獲得にはつながりません。効果的ではない施策に手を出したために、コストばかりがいたずらにかさんでしまうというリスクもあるでしょう。

集客成功のコツは、いくつかの集客チャネルのなかから、ターゲット層に適切にリーチできるルートを選ぶことです。

具体的には、まずウェビナーのターゲットがすでに自社と接点がある「既存顧客」なのか、それとも接点のない「新規顧客」なのかを明確にします。

前者がターゲットであれば、ハウスリストへの「メール」や「電話」「DM」などでの集客が基本。とくにメールは一斉送信で手間と時間をかけることなく告知ができるため非常に便利です。

ただし、ハウスリストの質にもよるものの、実際にメールを開封してウェビナーへの申込みまで至るユーザー層は一般的に1%にもとどきません。そのためハウスリストの数が足りない場合には、まず新規顧客の獲得に注力する必要があるでしょう。

ちなみに「自社サイト」「SNS」での告知も、既存顧客層や自社の商品・サービスにすでに興味関心がある層に効果的にアプローチできます。

またユーザー層が興味を持ちそうな情報を日常的に発信して、メディアとしての影響力を強化できれば、新規顧客の獲得を目指すことも可能。いずれにせよ集客では重宝するチャネルのため、可能な限り活用するようにしましょう。

新規顧客を獲得できるチャネルとしてはそのほかに、「Web広告」「ポータルサイト」「プレスリリース」が挙げられます。

「Web広告」はブログ・SNSに比べても即効性が高く、幅広いユーザー層に一気にリーチできるのが魅力。リスティング広告やバナー広告・SNS広告などの種類があり、ウェビナーととくに相性が良いのはFacebookやYouTubeでの広告出稿です。

なおターゲット層に適切にリーチするうえではキーワードやユーザーの属性などをピンポイントで狙う必要があり、マーケティングのスキルが必要になります。

さまざまなウェビナー情報が掲載されている「ポータルサイト」も、意識の高いユーザーが閲覧するため、質の高い参加者を集めやすいチャネルです。

情報を埋もれさせないためには競合との差別化が必要にはなるものの、無料で活用できるサービスもあります。複数サイトに情報を掲載して、集客力アップをねらいましょう。

「プレスリリース」は著名な講師が登壇する場合など、キャッチーなウェビナー開催に向いている方法です。大きなメディアなどに取り上げられると一気に情報が拡散される可能性もあります。

ただしターゲットを絞るのは難しいため、たくさんの参加者を集めたうえで、そのなかから潜在的な顧客層を発掘するという目的に適した手法です。

なお告知の際にはウェビナーのテーマや配信形式・配信日時などの概要に加えて、参加することで得られる具体的なメリットを提示することが大切です。

とくにタイトルは、一目見ただけで「誰のどのような課題が解決されるのか」が明確にわかるようにします。加えて数字や業界のトレンドのキーワードなどを盛り込むと、訴求メッセージまで読まれる確率がアップします。

また申込みのハードルをできるだけ下げるのも、参加率アップに効果的。申込みフォームまでの遷移数や記入項目は最小限に抑えて、ウェビナーに興味を持った人が混乱することなく、手間と時間をかけずに申込みできるように導線を設定しましょう。

ウェビナー配信ツールの選定

集客と同時並行で進めたいのが、ウェビナー配信ツール・機材・配信環境などの準備です。

「ウェビナー配信ツール」はセミナーの映像・音声をオンライン配信できるサービス。昨今はさまざまなツールが展開されており、予算や実現したいウェビナーの内容に応じて最適なものを選定することが重要になります。

ウェビナー配信ツールの主な選定基準は「料金体系」「参加可能人数」「コミュニケーション機能」「認知度」の4つです。

配信ツールのなかには無料で活用できるものも存在するものの、通信の安定性や機能性・セキュリティ性能などを考えると、基本的には有料ツールを選ぶのが無難でしょう。

「料金体系」は月額固定制と従量課金制の2種類。

月額固定制はどれだけ利用しても料金が変わらないため、ウェビナーを頻繁に開催する場合に向いています。一方、従量課金制は利用した分だけ料金が加算されていくため、開催頻度がそこまで多くないときや不定期の場合におすすめです。

規模の大きいウェビナーを開催したい場合には、「参加可能人数」もしっかりとチェックしましょう。

ただし基本的には参加可能人数が増えるほど比例して費用も高くなります。配信ツールによってはプランごとに参加可能な人数が異なるケースもあるため、状況に応じて切り替えるのも一案です。

インタラクティブで満足度の高いウェビナーを実現するには「コミュニケーション機能」の活用も欠かせません。

とくにチャット機能は、参加者からの質問に答えたり、リアルタイムでやり取りをしたりするうえで不可欠な機能。またアンケート機能があると、顧客層のさまざまな情報を収集してその後のマーケティングに役立てられます。

またウェビナー配信ツールの「認知度」も意外に重要な要素です。参加者が知らないツールは、アクセス方法・操作方法などがわからず、当日キャンセルや離脱につながったり、コミュニケーションが活性化しにくかったりする可能性があります。

安心感を与える意味でも、できるだけ普及率の高いツールを選ぶようにしましょう。

これらの条件をふまえると、とくにおすすめなのは「Zoomウェビナー」です。

料金は月額固定制。プランごとに参加可能人数も幅広く設定されており、小規模ウェビナーから大規模ウェビナーまで柔軟に対応できます。

チャットやアンケート機能はもちろん、参加者からの質問を受け付ける「Q&A」や、リアルタイムで結果を共有できる「投票」など、コミュニケーション機能が豊富なのもうれしいポイント。

参加者管理・レポート作成の機能も搭載されており、連携できる外部サービスも充実しているため、使い勝手のいいツールといえるでしょう。認知度も高く、企業開催のウェビナーのほとんどで活用されているツールのため信頼性も抜群です。

機材と配信環境の事前準備

ウェビナー配信に必要な機材としては、「パソコン」「カメラ」「照明」「マイク」「モニター」が挙げられます。

パソコンはプロセッサーが「Core i5~7以上」、メモリが「8GB以上」のものであれば、問題なくウェビナー配信が可能です。

カメラはパソコンにも内蔵されているものの、下からの画角になってしまうため印象が良くありません。外付けのカメラを用意するか、スマートフォンのカメラで代用するようにしましょう。

さらに照明を使うことで、講師の顔が明るくなり好感度や信頼感のアップをねらえます。

マイクもパソコン内蔵のものだと品質が低く、雑音が入ってしまったり講師の声が届きにくくなったりと、参加者の満足度低下につながる可能性があります。そのため余計な音を拾いにくい単一指向性のマイクを新たに購入するのがおすすめです。

モニターはウェビナーのスムーズな進行に役立つアイテム。ウェビナー配信ツールの表示・操作をするパソコンとはべつに、参加者が見ているのと同様の画面を常時表示させておくことで、画面を切り替えるわずらわしさが解消されます。

「今後ウェビナーを定期開催するかわからない」「とにかく一度ウェビナーを開催してみたい」という場合には、機材のレンタルサービスを利用するのもひとつでしょう。購入するよりも安い価格で、高品質な機材を試すことができます。

「配信環境」は参加者のノイズにならないように、騒音や生活音のない静かな場所を選ぶのがベターです。背景に余計なものが映り込まないか、通信が安定しているかも重要なチェックポイント。

とくに通信が不安定だと、映像・音声が乱れる、配信が中断されてしまう、といったトラブルにつながりかねません。可能であれば有線LANでの接続が理想です。

なお、オフィスや自宅からの配信が難しければレンタルスタジオを利用します。その際にも周囲がうるさくないか、通信環境が安定しているかは十分に確認しましょう。

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申込者へのリマインド

ウェビナーは会場でのセミナーと比べて参加のハードルが低い一方、当日キャンセルもされやすいのが難点です。

開催日時を忘れてしまう、モチベーションが下がってしまう、といった理由から欠席につながるケースも少なくないため、申込者には複数回のリマインドメールを送付して出席率アップをはかりましょう。

具体的な送付のタイミングとしては、ウェビナー開催の2週間前、1週間前、3日前、前日、当日の朝などが挙げられます。

またメール本文には、ウェビナーのタイトルや概要・開催日時・配信ツールにアクセスするためのURLのほか、ウェビナー参加のメリットを掲載。申込者のモチベーション向上を目指しましょう。

メリットとしてはウェビナーで提供する有益な情報や、講師のプロフィール・実績などのほか、限定資料や動画・割引チケットといった、当日参加者だけの「特典」を提示するのも一案です。

加えて電話での問い合わせ先を記載して申込者からの質問に丁寧に回答することも、当日キャンセルを防ぐうえで大切になります。

参加方法がわからないという質問も想定されるため、招待メールやリマインドメールでも具体的な操作手順を丁寧に説明しましょう。

本番前のリハーサル

ウェビナー開催前にはリハーサルが必須。

問題があった場合に対処する余裕をつくっておくためにも、1週間前に1度は実施するのがおすすめです。

その際にはできれば本番同様の時間・場所を確保して、スタッフ・講師全員で最初から最後まで実際のプログラムを通してみましょう。

司会者が呼び込みを行ったら講師が登壇する、コメントはモニター担当者が代わりに返信するなど、チーム間の連携もあわせて確認します。全体の流れや誰がいつ何を担当するのかをメンバーがしっかりと把握しておくと、当日のウェビナーを円滑に進めることが可能です。

講演はたとえリアルセミナーでどれだけ経験があったとしても、画面越しになると勝手が違うもの。プレゼンの内容はもちろん、画面共有の方法やスライドを切り替えるタイミングなども、実際に配信ツールを操作してしっかり練習しておくことが重要です。

実際にパソコンの画面上で配信内容を見てみると、暗くて講師の顔がよく見えない、声が小さすぎたり速すぎたりして聞き取りにくいなど、改善点も出てくるかもしれません。

ウェビナーは講演が単調だと参加者の集中力が切れてしまったり、途中で退席されてしまったりしやすい傾向にあります。そのため、声の抑揚や表情・ボディランゲージなどで参加者を飽きさせない工夫が大切。参加者の立場にたって講演を視聴することで、新たな気づきを得ることが可能です。

また、機材や通信・配信場所などに問題がないかも、事前にしっかりとチェックしましょう。リハーサル中に発生したトラブルは残さず記録しておき、本番にそなえて対策を練るようにします。

当日運営のポイント

万が一のトラブルに備えるためにも、当日は開催日時の30分前には準備を終えておきます。

本番はいかに参加者とのコミュニケーションを活性化させるかが最重要ポイント。インタラクティブなウェビナーはそれだけ一体感が生まれやすく、満足度の高いものになります。

そのためウェビナーの冒頭では、チャットで積極的に質問・コメントをしてもらえるように参加者を促しましょう。講演の途中でもこまめに参加者への質問を投げかけると、適度に緊張感が高まり集中力の持続につながります。

参加者の質問に答えたり、コメントにリアルタイムで応答したりするのも、エンゲージメントを高めるのに効果的です。

ときにはシナリオやリハーサルから外れてでも、参加者の意向に応じて講演の内容を軌道修正するのもひとつ。難易度は高いものの、リアルセミナーさながらの臨場感を出すことができます。

ちなみに、講師やスタッフ間の連絡には個別チャットを活用すると見逃しがありません。

参加者フォローと商談成立

オンライン完結のセミナーでは、ダイレクトに商談化・案件化につながるケースは稀。とくにウェビナーをきっかけにはじめて自社の存在を知ったという顧客層は、その後のリードナーチャリングで、じっくりと購買意欲を高めていく必要があります。

そのためウェビナー開催後は必ず参加者に電話・メールなどでアフターフォローを行い、つぎの接点創出を目指しましょう。

アフターフォローの成功率を高めるポイントは、顧客に合わせて個別にメッセージをカスタマイズすることです。

ユーザーは、「認知」「興味・関心」「比較・検討」「購入・申込」という4つの段階を経て商品・サービスの購入に至ると言われており、見込み顧客がどの段階にいるかによって適切なアプローチの方法が異なります。

まずはアンケートの回答や、ウェビナー中のコメント・質問・行動履歴などから、顧客の購買意欲・ニーズ・課題を分析。分析結果にもとづいて、顧客が求めているであろう情報の提供や、適切なウェビナーの企画・招待を実施しましょう。

顧客分析に効果的なアンケートの質問事項としては、「参加者の会社名や業種・役職」「ウェビナーに参加した理由」「ウェビナーの満足度」「今後の参加意向」「悩みや困りごと」「主催企業への要望」「商品・サービスの検討度」などが挙げられます。

ただしリアルセミナーと比べて、ウェビナーのアンケート回収率は低くなりがちなため、回答者にはウェビナー動画を送付するなど特典を提示するのがおすすめ。加えてウェビナーを終了する前にアンケートに回答する時間を設けるのも、回収率アップに効果的です。

ちなみにアフターフォローへの反応率は、ウェビナーから時間が経過するほど低下していく傾向にあります。そのため可能であれば当日中、遅くとも翌日までには、なんらかのアプローチを行うのが理想です。

また意外と重要なのが、申込みがあったものの参加に至らなかった欠席者のフォローアップ。申込者は自社の商品・サービスに対して、なんらかのニーズがある可能性が高いため、メールを送付して次回以降のウェビナーに招待するなど、関係性の構築を目指しましょう。

はじめてのウェビナー開催には運営代行サービスがおすすめ

以上、企画・シナリオライティング・集客・事前準備・当日運営・アフターフォローなど、ウェビナーを成功させるために必要なノウハウを網羅的に解説しました。

このように、必要な業務内容が多岐にわたるウェビナー。さまざまな事前準備を並行して進めたり、円滑な当日運営を実現したりするうえでは、相応の労力・人員が欠かせません。

またターゲット層の集客や、満足度・信頼性の向上を目指すためには、マーケティングからシナリオライティング、司会進行、プレゼンテーション、トラブル対処に至るまで、豊富なスキルとノウハウが必要になります。

自社にそのような人員・スキル・ノウハウがなく、開催ハードルが非常に高く感じられるのであれば、ウェビナーの運営代行サービスを活用するのもおすすめです。

たとえばウェビナー運営をワンストップで代行する「マジセミ」なら、お客様にお任せするのは当日の講演のみ。企画からシナリオライティング・集客・当日運営・アフターフォローまでをトータルで支援します。

実績も豊富で、年間のウェビナー開催は1,200回以上。NTT東日本、富士通グループ各社、伊藤忠テクノソリューショングループ各社、GMOグループ各社など、300社以上にご利用いただいており、そのほとんどがリピーターです。

とくにIT業界・製造業のウェビナー開催に強みがあり、お客様への詳細なヒアリングとトレンド・参加者ニーズを踏まえて、最適なテーマを設定することができます。またウェビナー終了後の営業活動までを見据えたシナリオライティングで、高いリード獲得率・商談獲得率の実現が可能です。

集客では150,000件の良質なハウスリストと、自社運営の独自サイトを活用。2023年には計50,000人を動員しており、「ドタキャンが少ない」「本気で検討してくれる参加者が多い」など好評を得ています。

このように高品質なサービスでありながら、コストパフォーマンスが高いのも特徴です。たとえば完全成功報酬型のビジタープランなら、集客単価は1人あたり14,500円。さらに、申込者全員に電話・メールでアプローチするオプションサービス「マジフォロ」を、1人あたり3500円でご利用いただけます。

ワンストップサービスをこれだけの低価格で提供しているのはマジセミだけです。「十分なスタッフを確保できない」「初めての開催で知見がない」という企業様・担当者様は、ぜひマジセミまでご相談ください。

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