ユーザーの興味をひく企画や魅力的な告知メッセージ、満足度の高い講演だけでは、ウェビナー（WEBセミナー）の集客と商談化を成功させるために、まだ十分ではありません。
ウェビナーは通常のリアルセミナーと比べて、参加のハードルが低く気軽に申し込みができるのがメリットです。反面、オンラインであるがゆえに参加をしないという選択もしやすく、動機づけが十分ではないと当日キャンセルにつながってしまう可能性があります。
また開催後はすぐに解散となるため、参加者ひとりひとりとコンタクトを取るのが難しいのも難点でしょう。
もちろん参加者側から能動的に商談を持ちかけてくるケースもゼロではありませんが、割合としてはごく稀。そのためウェビナーの開催前と開催後に申込者・参加者をしっかりと「フォローアップ」することで、ようやく期待していた成果をあげることができるのです。
本記事ではそんなウェビナーに欠かせないフォローアップについて、有効なタイミングと具体的な方法をくわしくレポートしていきます。ぜひ最後までご覧ください。
ウェビナー申込時に開催概要とお礼を伝える
直前で別の予定が入ったり、申し込みから時間が経過してモチベーションが下がったりすると、簡単にキャンセルされてしまうウェビナー。当日キャンセルを防ぐうえで有効なのが、申し込みのタイミングでのフォローアップです。
申し込みフォームでの登録が完了した申込者のもとには、オンラインセミナーの参加に必要なURLを記載した招待状が送付されます。
この招待状にオンラインセミナーの開催概要とお礼のメッセージをつけ加えましょう。開催概要として記載するのはオンラインセミナーのタイトルやテーマ、当日の流れなどです。
申込者がオンラインセミナーの内容をイメージしやすくすることで、意欲の持続につながります。
同時にウェビナーのメリットや、申込者に共通の課題・ニーズなどにも言及すると、モチベーションをさらに高められます。
ウェビナーに慣れていない申込者の場合、ウェビナーツールの操作が心理的ハードルになる可能性もゼロではありません。当日の参加手順を写真つきでわかりやすく説明することで、安心して参加してもらえるでしょう。
お礼のメッセージを添えるのも、申込者とのささやかな関係性を構築するのに有効。文章の背後にいる担当者が意識されることで親しみが感じやすくなり、オンラインセミナーの当日キャンセル抑止につながります。
「お会いできることを楽しみにしています」といった、感情を表すメッセージを伝えるのも効果的です。
ただし招待状は文章が長くなりすぎないように、要点だけを簡潔にまとめるようにしましょう。とくに参加URLがほかの情報に埋もれてしまわないように注意します。
参加直前にウェビナーのリマインドメールを送る
心理的負担が少ないウェビナーは、申込者がうっかり日程を忘れてしまうケースも少なくありません。
日程を忘れたままほかの予定を入れてしまう可能性もあり、とくに告知からウェビナー開催までの期間が長い場合には欠席率が高くなります。
そのためオンラインセミナーの1週間前・前日・当日にはリマインドメールを送り、オンラインセミナーの日時や概要、参加URLを伝えるようにしましょう。
また改めて参加のメリットを伝えたり、関連する資料を添付したりすることで、申込者の意欲低下を防ぐ効果も期待できます。
リマインドメールはほかのメールに埋もれてしまわないように、件名にウェビナータイトルを記載するのがコツ。加えて頭に開催日も記載しておくと、件名を見ただけで日程を思い出してもらえます。
多くのワーカーがメールチェックをする朝の時間帯に送付するのも、開封率を高めるポイントです。
リマインド機能を搭載したウェビナーツールを使えば、設定した日時に効率的にリマインドメールの一斉送信ができます。
ウェビナー参加者にアンケートを実施する
ウェビナーの弱点は、リアルセミナーと比べて参加者との自然な交流が発生しにくく、開催後の関係維持や商談化が難しいこと。
そこで重要になるのがアンケートの取得と、アンケートの回答内容に基づくウェビナー開催後のフォローアップです。
アンケートはウェビナーツールの機能や外部のアンケートツールを使えば簡単に作成・取得できるため、準備期間にあらかじめ用意しておき、ウェビナー中に告知をします。
アンケートの項目はフォローアップの参考になる情報を意識して作成するのがポイントです。たとえば下記のような項目があるとフォローアップの質が高まります。
・参加者の基本情報
・参加者が抱えている課題・ニーズ
・ウェビナーの満足度
・商品・サービスへの興味の度合い
「参加者の基本情報」としては、氏名や連絡先、職種、役職、会社名、居住エリアなどが挙げられるでしょう。
中長期的なウェビナーマーケティングにも活用できます。「参加者が抱えている課題・ニーズ」が把握できれば、それに応じたフォローアップを心がけることで、信頼関係の構築や商品・サービスの訴求につながりやすくなります。
ストレートな質問でうまく課題・ニーズが引き出せない場合には、「ウェビナーに参加した理由」という項目を設けるのもひとつです。
「商品・サービスへの興味の度合い」も、最適なフォローアップの内容や頻度を見極めるのに有効な情報です。
単純に興味・関心の強さを尋ねる方法のほか、次に希望するアクションを選択してもらうといった方法でも定量化できるでしょう。
「ウェビナーの満足度」は次回以降のウェビナーの企画・運営に役立つだけでなく、どのようなフォローアップをするかの指針にもなります。
たとえば満足度が低いユーザーの場合、まずは専門性の高い情報を提示するといった方法で、信頼関係の構築からはじめる必要があるかもしれません。
ウェビナーの満足度が高いユーザーであれば、すでにある程度の信頼感は与えられていると考えられます。
ただしアンケートの質問項目は多すぎると参加者の負担になり、回収率が低くなりやすいため、必要最低限にとどめるように注意しましょう。
アンケートの回収率をアップする施策としては、たとえば回答者向けに資料やウェビナー動画などの特典を用意しておく方法が挙げられます。
ウェビナー終了後もアンケートの回答率が落ちるため、ウェビナーが完全に終了する前に、アンケートに回答してもらう時間を設けるのも一案。
また投票機能やQ&A機能などでも、ある程度は参加者の声を集めることが可能です。
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開催後にアポイント獲得する
開催後のフォローアップではアンケートの回答結果にもとづき、次回のアポイントを獲得するために、ユーザーの興味関心のレベルに応じたアプローチを行いましょう。
基本的にはすべての参加者に何らかのアフターフォローを行いますが、とくに優先度が高いのは商品・サービスへの興味関心が強く成約の可能性がより高いユーザーです。
熱量が高いユーザーであれば、営業部門から商品・サービスのPRをしたり、直接電話をかけてアポイントの話を持ちかけたりと、より直接的なアプローチが行えます。
電話をかける場合には要点をまとめたトークスクリプトを用意して、冗長になりすぎないよう注意します。
もちろん参加者の氏名や企業名・役職といった情報もしっかりと把握しておくことが重要です。
一方、まだ熱量が高くないユーザーにいきなり営業部門が連絡をしたり電話をかけたりすると、警戒されてしまう可能性が高いため注意しましょう。
また連絡の頻度が多すぎるのもNG。しつこく営業をするとユーザーが離れてしまう可能性もあるため、まずは中長期的な視点から関係性の構築・維持とナーチャリングを目指します。
具体的にはメールで課題解決につながるような有益情報や、次回のウェビナーの予定を伝える、ニーズのある資料や過去のウェビナー動画を添付する、メールマガジンへの登録を促すといったアプローチが有効です。
ウェビナー中に答えられなかった質問やアンケートでの質問も、このタイミングで回答をします。
その後も定期的に連絡をすることで、少しずつ関係性が構築でき、商品・サービスへの興味関心も高まっていくでしょう。
興味関心の度合いに限らず、メールの冒頭はウェビナー参加のお礼からはじめると違和感がありません。
ユーザーに親しみを覚えてもらい、開封率アップやその後のやり取りにつなげるためのテクニックとして、差出人にはオンラインセミナーで講演を担当した講師の名前を使うのもおすすめです。
さらにオンラインセミナーの内容や、参加者のニーズ・課題などにも軽く触れるようにすると、自然な流れで次のアクションを促しやすくなるでしょう。
メールの最後は参加者に取ってもらいたい具体的なアクションを提示するのもポイント。ただし長文のメールは最後まで読んでもらえない可能性もあるため簡潔さを心がけます。
ウェビナー開催後は時間の経過とともに参加者の熱量が下がっていき、それに比例して開封率や返信率も低くなっていくため、いかに迅速にフォローアップできるかも重要です。可能な限り当日中に、どれだけ遅くても翌日までには、何らかのコンタクトを行うようにしましょう。
そのためにはウェビナーの準備期間中に、ウェビナー終了からアフターフォローまでのフローや、電話・メールでのメッセージを具体化して、スタッフ間で共有しておきます。
営業部門・マーケティング部門と連携ができる体制を構築しておくことも大切です。
ちなみにMA・SFA・CRMといった各種マーケティングツールとの連携や、視聴ログ・アンケートなどの分析ができるウェビナーツールを使えば、参加者を自動的にセグメントしてメール送信するなど、アフターフォローの業務を大幅に効率化することが可能。
スピーディーかつ最適なアプローチができ、その後のやり取りにかかる手間も削減できます。
ウェビナー欠席者も忘れずにフォローする
フォローアップで忘れてはいけないのが、申し込みはあったものの当日に参加がなかった欠席者です。
申し込みをした人がウェビナーを欠席してしまう理由は「モチベーションが下がってしまった」というものから「日程を忘れていた」「急に外せない予定が入った」というものまでさまざま。
必ずしも「ウェビナーに参加しなかったユーザー＝熱量が低い」とは限りません。
むしろウェビナーに申し込みをしていたということは、自社の商品・サービスの潜在顧客である可能性が高いため、逃すことなくしっかりとフォローすることが重要です。メールの送信で接点を創出して、まずは関係性の構築やナーチャリングを目指しましょう。
具体的なアプローチ方法としては、今回開催したウェビナーの内容を伝える、資料や録画した動画を添付する、次回開催予定のウェビナー情報を伝える、メールマガジンへの登録を促すといった方法が挙げられます。
丁寧なフォローアップを心がければ、ユーザーによっては「ウェビナーを欠席したのに手厚くフォローしてくれる」と好印象を与えられるかもしれません。
ただしユーザーの興味関心のレベルがわからないうちから、あまり頻繁にメールをするのは控えるのが無難でしょう。ユーザーが離れないように注意をしながら、段階的にフォローアップしていくことが重要になります。
特典付きでアンケートに回答してもらえれば、その後のやり取りをより効果的に行うことも可能です。あるいは欠席者へのフォローを見据えて、申し込みがあった時点でアンケートに答えてもらうのも一つ。課題・ニーズが把握できていれば、参加者にとってより有益かつ引きの強いメッセージを投げかけられます。
また参加者に関するより詳細な情報をヒアリングするために、電話でフォローアップするのも一案です。
その場合にもあらかじめメールなどで都合の良い日程などを確認するように配慮しましょう。
フォローアップまでウェビナー運営をサポートする「マジセミ」
以上、ウェビナーを成功させるためのフォローアップの方法について、解説してきました。
参加者に合わせたアプローチが必要な開催後のフォローアップは、実践しようとするとかなりの手間が必要になります。人手が足りない場合、どうしても開催から時間が経ってしまうかもしれません。
そこでおすすめなのが、ウェビナーの企画から集客、当日運営までをサポートする代行サービス「マジセミ」。
ウェビナー終了後に担当者が直接フォローアップするサービスもあり、着実に成果につなげることが可能です。ウェビナーでの集客と商談化を成功させたいとお考えの方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。
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