ウェビナー開催で参加率を上げるコツとは？集客に悩む企業必見！ - マジセミ

新規リードや商談化の獲得に有効な、新たなマーケティング手法として注目されているウェビナー。しかし開催企業が増えている現在、うまく集客数を増やせないと悩んでいる方は多いのではないでしょうか。

ウェビナーの集客力を向上させるうえでは、申込数と当日の実際の参加率の両方を高める施策が重要になります。

ただし新規の申し込みをある程度以上に増やすためには、相応の広告費用・時間・労力をかける必要があるでしょう。また申込数が増えても、参加率が低いためにコスト・時間・労力が無駄になってしまうというケースは少なくありません。

オンラインで気軽に参加できる反面、当日キャンセルにもつながりやすいウェビナーの参加率は「平均50％未満」というマーケティング会社の調査もあります。そのため効果的・効率的に集客力を高めるためには、まず参加率の向上を目指すことが重要です。

そこで今回は、ウェビナーの参加率を高めつつ、申込数・参加人数の増加にもつながる具体的な打ち手を紹介していきます。集客に課題がある企業様・担当者様は、ぜひ本記事の内容を参考にしてみてください。

ウェビナーのターゲットを絞る

ウェビナーの参加率を高めるうえでまず重要なのが「ターゲット」を絞ること。

ウェビナーの最適なテーマ・集客手法・告知メッセージは、どのようなターゲットを集めたいかによって大きく異なります。ウェビナーのターゲット像を明確にしたうえで、その層にピンポイントで刺さる企画・集客ができると、より意欲的な参加者を集めることができ、申込率・参加率・商談化率の向上につながるでしょう。

集客の規模を必要以上に大きくする必要もなくなるため、結果的に担当者の負担軽減につながり、コストパフォーマンスも高まるはずです。

ターゲットを明確にする際には、最終的に提供したい商品・サービスの主な顧客層を軸に考えるのが基本。職業・年収・年齢・ライフスタイル・課題・情報収集に使う媒体といった要素を深堀りして、具体的な人物像＝ペルソナを設定します。

またウェビナーのターゲットが既存顧客なのか新規顧客なのかも重要な要素です。

自社や自社の商品・サービスに対する「認知・興味の度合い」が異なるターゲットを一度に集めようとすると、ウェビナーの軸がぶれて集客力が低下したり、商談につながりにくかったりする可能性があります。そのため基本的にはターゲットに応じて、べつべつのウェビナーを複数開催するのがポイントです。

参加者のニーズをそのままウェビナーのタイトルにする

ウェビナーの「タイトル」は、集客の際に最初にターゲットの目に触れるメッセージです。

インパクトのあるタイトルを作成できるかどうかは、そのあとの告知メッセージ・申し込みページへの到達率を大きく左右するポイントといえるでしょう。またタイトルによって参加者のウェビナーに対する期待感を高めることができれば、キャンセル率の低下も期待できます。

効果的なウェビナータイトルの作成方法は、自社が伝えたいメッセージではなく、ターゲットのニーズをそのまま打ち出すこと。ターゲットが実際に課題意識を持っていることであれば、メリットとして受け取られやすく、訴求力を高めることが可能です。

たとえばターゲットがウェビナーの集客力で悩んでいる場合や、参加率を向上させたいと考えている場合には、「ウェビナーで参加率を上げる方法」「ウェビナーの集客力を高めるコツ」といったタイトルが効果的でしょう。

ターゲットがまだ気がついていない潜在ニーズではなく、はっきり自覚している顕在ニーズをキーワードに選ぶことも大切。ここでも集客したいターゲット像の掘り下げが重要になります。

わかりやすい参加メリットを訴求する

タイトルで興味を引いたあと、実際に申し込みを獲得できるか否かは、訴求メッセージの内容で決まります。

訴求メッセージのポイントは、ウェビナーの内容と参加するメリットをわかりやすく伝えて、参加のモチベーションを向上させること。タイトルの作成と同様、ここでもターゲット側の視点に立って、「参加することで欲しかった情報が得られる」「抱えている課題が解決できる」と期待してもらえるメッセージを届けることが重要です。

たとえば「ウェビナー運用の業務負担を40％軽減できます」など、解決できる問題や参加後の具体的な変化を、キーワード・数字に落とし込みましょう。また「どのようなウェビナーか」をターゲットが明確に把握できるように、ウェビナーのテーマ、切り口、対象者、タイムラインをしっかりと記載するのもポイント。

ただし伝えたいという気持ちが前面に出すぎて情報を盛り込みすぎると、重要なメッセージが埋もれてしまうかもしれません。ウェビナーの概要・参加メリットは短くまとめて、告知文の冒頭に簡潔に打ち出すようにします。

有名人や専門性の高い講師で魅力付けをする

業界で名前が知られている講師を外部から招くのも、ウェビナーを魅力付けしてほかのコンテンツと差別化するうえで有効な方法。とくに自社の知名度が低い場合や、専門性のアピールがしにくい場合には効果的です。

告知の際に講師の顔写真や名前・プロフィールを記載することで、話題性・集客力のアップが見込めるでしょう。さらにコメントへの回答や質疑応答など、講師とのインタラクティブなやり取りができることを訴求すると、参加意欲の向上がねらえます。

必ずしも有名人ではなくても、専門的な知識・スキル・実績がある講師であれば、講師の肩書・経歴・実績などを記載することで期待感・信頼感を高めることが可能です。

ただし、開催したいウェビナーのテーマや自社の商品・サービスと、講師の相性がアンマッチだと、ターゲット以外の参加者ばかりが増えてしまうため注意しましょう。いたずらに参加者だけが増えると、インタラクティブで円滑なウェビナーの運用が難しくなる可能性もあります。

また講師を招く場合には出演料も発生するため、集客効果とのバランスを考慮したうえで判断することが大切です。

過去のイベント参加者の事例を紹介する

過去にセミナーやウェビナーを開催したことがあれば、イベント参加者の感想や問題解決につながった成功事例などを告知の際に紹介しましょう。

ウェビナー参加のベネフィットを具体的にイメージしてもらうことができれば、ターゲットの申し込みを促進できることはもちろん、申込後のモチベーションも持続しやすくなります。

ウェビナー情報を掲載できるポータルサイトによっては、参加者の口コミが蓄積されていく機能を搭載しているケースもあるため、そのようなサービスを有効活用するのも一案です。

今後開催するウェビナーでも次回以降の集客を見据えて、コメント・質問、アンケート、アフターフォローなどで積極的に事例を集めるようにすると、さらなる集約力の向上を実現できます。

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参加インセンティブを用意する

ウェビナーそのもののメリットとは別に、参加者だけが得られるインセンティブを用意することも参加率の向上に効果的です。告知・リマインドの際、当日の参加者のみに特典がある旨を記載することで、申込者のキャンセル防止につながるでしょう。

付加価値をつけるのに効果的なインセンティブとしては、たとえばウェビナーで使われた資料、未公開レポート、ウェビナー動画などの配布や、商品・サービスの割引特典などが挙げられます。

また上記の「事例紹介」にも重なるところですが、ウェビナーの内容をイメージしやすくするために、講義で使う予定のプレゼン資料や、過去に開催したイベントの動画を申込特典にするのもおすすめ。申し込みの促進と参加モチベーション維持の両方の効果を期待できます。

なお特典の内容によっては、インセンティブだけを目当てにウェビナーに申し込みをするというケースも発生しかねません。ターゲット層にピンポイントで刺さるインセンティブを用意するように心がけましょう。

参加しやすい開催日時を設定する

ウェビナーはターゲット層が参加しやすい日時を設定することで、申込率・参加率の向上につながります。ターゲット層のふだんのスケジュール感をイメージして、余裕のある時間を狙うのがポイントです。

たとえばBtoBのウェビナーであれば、バタバタしやすい月曜日と金曜日をのぞく平日の開催がおすすめ。

また時間帯はスケジュールを調整しやすい午前中か、昼休憩のあとから15時ごろまでが無難でしょう。それ以上に遅い時間だと、業務量などによっては当日キャンセルの可能性が出てしまうかもしれません。

一方、BtoCのウェビナーであれば、仕事の影響を受けない土日祝日の開催が定石です。とくに午前中は、ほかの予定とバッティングしにくいため参加率が高まります。ただしあまりにも朝早すぎる時間はNG。早くても10時以降の開催にしましょう。

ターゲットのスケジュールを予測しにくいときや、開催日時の候補がいくつか挙げられるときは、異なる日程で複数回のウェビナーを開催するのも一案。予定が合わなかったターゲット層や当日キャンセルのあった申込者の取りこぼしを防げます。

リアルタイムのやり取りはできないものの、1回目のウェビナーを録画して2回目以降にオンデマンド配信をすることで、複数回の開催でも負担を減らすことが可能です。

告知から開催まで間隔を空けすぎない

ウェビナーの告知から開催日までの間隔が空きすぎていると、申し込みを後回しにされてしまったり、申込者の意欲が低下したり、ウェビナーの存在を忘れられてしまったりと申込み率・参加率が下がりやすくなります。

理想は申し込みをしてもらったときのモチベーションを維持した状態で、開催日を迎えること。

次に紹介する「申込者へのリマインド」でもある程度は意欲をキープできるものの、日数が経過すればどうしても意欲は減少してしまいます。そのため早すぎるタイミングでのウェビナー告知は、できるだけ避けるのが無難です。

一方、開催日の3日前など、直前で告知をするのもおすすめできません。

告知期間が短いと、ターゲット層に十分に情報が行き渡らないリスクがあり、スケジュールが埋まってしまう可能性も高くなるでしょう。また想定通りに申し込みが集まらなかった場合に備えて、集客方法の改善をする余裕を確保しておくことも大切です。

具体的には開催日から逆算して、3週間前から1ヶ月前くらいのタイミングが、告知をスタートする目安になるでしょう。

なお人によっては開催直前まで申し込みを保留するケースもあるため、可能であれば事務局の体制を整えて、開催時間の30分前などぎりぎりまで参加を受け付けるようにしましょう。

申込者にリマインドする

申込者のモチベーションを開催日まで維持するのに有効なのが、リマインドメールの送信。参加者がウェビナーの存在や開催日時を忘れてしまったり、うっかり別のスケジュールを入れてしまったりするのを防止するのにも効果的です。

リマインドに適したタイミングとしては、ウェビナー開催の1週間前、3日前、前日、当日の1時間前、15分前などが挙げられます。リマインドメールの設定ができるウェビナー配信ツールを使えば、送信忘れを回避して効率的にメールを一斉送信することが可能です。

申込者が見逃してしまう可能性もあるため、メールは複数回にわたり送信しましょう。加えてSNSやオウンドメディアなどでもリマインドをしておくと、見逃しの防止につながります。

リマインドの文面はウェビナーのテーマ・概要・開催日時・メリットのおさらいに加え、意欲を高める新しい情報を追記するのも一案。たとえば告知メッセージとは異なる切り口で「参加メリット」や「参加インセンティブ」を提示できると、ウェビナーへの熱量をふたたび高めることが可能です。

また参加方法がわからずキャンセルにつながってしまうという事態を防ぐため、ウェビナーにアクセスするためのURLや、わかりやすい参加手順なども記載しておきましょう。

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以上、ウェビナーの申込数・参加率を高める具体的な打ち手を解説しました。

ウェビナーの集客力を向上させるための施策は多岐にわたり、すべてを自社でこなすためにはかなりの労力が必要になります。もちろん当日の運用・講義に向けた準備も並行して行う必要があり、担当者様の負担は少なくありません。

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