通常のセミナーと比べて、参加者の集中力が切れやすいウェビナー。伝わりやすく飽きさせないウェビナーを実現するうえで重要になるのが、高品質な資料の作成です。
視認性が高く見栄えのよい資料には、プレゼンテーションへの理解をうながすだけでなく、参加者をわくわくさせて期待感を高めたり、画面に興味を引きつけて「ながら見」を防止したり、自社のブランディングに役立てたりと、さまざまなメリットがあります。
一方、資料のクオリティが低いと、参加者にメッセージが伝わらず、不満や不信感、途中離脱にもつながりかねません。
対面の場合と比べて、画面越しのウェビナーでは講師の身振り手振りや表情の変化がわかりにくく、参加者に与える影響も小さくなります。情報伝達の観点からも、資料が果たすべき役割はより大きいといえるでしょう。
またウェビナーの資料は、参加者が各々のデバイスで視聴することや、参加者限定特典・アンケートへの回答特典としてプレゼントすることを想定して作成するのが基本。
これらの理由から、ウェビナーでは会場で開催されるセミナー以上に、さまざまな点に気を配りながら資料を作成することが大切です。
本記事ではウェビナー資料を作成する7つのアイデアを紹介します。最後まで視聴される理解度・顧客満足度の高いウェビナーを開催したいとお考えの担当者様は、ぜひ本記事の内容を参考にしてください。
ウェビナーの基本の型にもとづいて資料を作成する
前提として、ウェビナーには滞りなく進行するための「基本的な型」があります。この型を意識して作成するだけでも、過不足のないわかりやすい資料を実現できるでしょう。
具体的には、下記4つの構成要素を順番に並べるのがポイントです。
・待機画面
・冒頭
・講演
・クロージング
「待機画面」は、ウェビナーの開始時刻になるまで参加者に表示される画面です。ウェビナーのタイトル・開始時間とともに「しばらくお待ちください」といったメッセージを表示することで、配信ツールに早めにアクセスした参加者が不安を感じることなく待機できます。
また、当日のプログラムや講師情報などの記載も、参加者の期待感を高めるのに効果的。講師情報は名前・プロフィール・顔写真に加えて、SNSのQRコードを記載しておくと、参加者が待機時間中にチェックすることが可能です。1画面に収まらないときは、講師の紹介用にスライドを用意して、画面を切り替えます。
さらに別のスライドで、ウェビナー中のコメント・質問をうながす文言や、チャット機能の使い方を提示するのもひとつ。コミュニケーションが活性化されれば、満足度の高いウェビナーが実現できるでしょう。
ほかに待機画面で表示する情報としては、注意事項やお知らせ、企業情報、問い合わせ先などが挙げられます。注意事項の内容は、たとえばミュートのお願いや撮影・録画・録音の禁止などです。
開始時刻になったら「冒頭」のパートに入ります。ウェビナーでは冒頭に「注意事項」「サマリー」「講師・会社の紹介」を含む挨拶を行ってから、本編に進むのが一般的です。
とくにウェビナーのサマリーは、参加者がそのまま本編に進むかどうかを判断する重要なポイント。この時点で参加者に「自分の知りたい情報が得られそう」と感じてもらえれば、最後まで視聴してもらえる可能性が高まります。資料にはテーマや概要だけでなく、ウェビナーの対象者や視聴により得られるメリットなどをわかりやすく記載するようにしましょう。
注意事項や講師・会社を紹介するための資料は、待機画面のものをそのまま活用しても問題ありません。冒頭が長すぎるウェビナーは離脱率が高くなるため、重要な点だけをさらっと紹介したら、すぐに「講演」に進みます。
講演はウェビナーの本編とも言えるパートです。資料にはプレゼンテーションの構成に沿って、参加者に伝えたいメッセージを順番に並べましょう。スライド作成の具体的なポイントについては、のちほどくわしく解説していきます。
本編が終わったら、最後はウェビナーを締めくくる「クロージング」のパート。提示する資料として挙げられるのは、「サマリー」「アンケートのお願い」「次のアクションの提示」「自社の紹介」などです。
講演終了後は、重要な部分をまとめたサマリーでさらっと内容をおさらいして、参加者のさらなる理解を促します。
アンケートをお願いする資料には、回答フォームのURLやQRコードを記載。ウェビナー資料やアーカイブ動画など、回答者限定の特典を提示して回答率アップを狙いましょう。
なお、ウェビナー資料を共有する場合には、掲載情報が外部に流れて問題ないか、しっかりと確認します。公開したくない情報が含まれている場合には、参加者配布用に一部を修正した別資料を用意します。
参加者との関係性を維持するためには、次のアクションを促すことも重要です。次回以降のウェビナーへの参加、有益情報を発信しているSNSのフォロー、無料相談会など、ターゲット層のニーズにもとづくアクションを訴求。リードナーチャリングや商談化につなげましょう。
最後に提示するのは、自社を紹介する資料です。扱っている商品・サービスや強み、実績など、興味関心を引く情報を提示。参加者に会社を認知してもらいます。
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スライドの数は必要最低限に
講演で提示する資料を作成するとき、注意したいのが「スライドの数」です。
ウェビナーでは「あれもこれも盛り込みたい」という思いが先行して、スライドの数が多くなりがち。また、情報をできるだけ多くしたほうが資料やコンテンツの価値が高くなると考えて、ボリュームアップを図るケースも少なくありません。
しかし、本編の資料が多すぎるとウェビナーが冗長になり、参加者の集中力が低下してしまう可能性があります。スライドがどんどん切り替われば、1枚1枚の印象も薄れてしまうでしょう。結果として、要点をつかみにくい講演になりかねません。
原則として、スライドは減らせば減らすほど、1枚1枚が際立ちます。結果として講演にメリハリが生まれ、飽きられにくいウェビナーを実現できます。
そのためスライドの枚数は、多くても講演2分ごとに1枚ほどを目安にしましょう。
資料をつくりはじめる前に構成を考える
スライドを必要最低限の枚数に絞るためには、いきなり資料を作成しはじめるのではなく、講演の構成をできるだけ具体化することが重要です。
一度資料をつくってしまうと、かけた労力や時間を無駄にしないために、「どうにか講演に使えないか」と考えてしまうもの。その点、全体の流れがわかっていれば、必然性のない資料をつくらずに済み、作業の時間も大幅に短縮できます。
構成を考えるうえでは、まず「なぜウェビナーを開催するのか」の目的・ゴールを明確にして、ゴールから逆算した講演の流れを考えましょう。ポイントは参加者の感情が変化する、複数の「きっかけ」を意識することです。このきっかけを講演でいかに作り出すかが、ウェビナーの成果を左右します。
大まかな構成案ができたら、その流れに沿って参加者に伝えるべき内容を箇条書きします。ここでも、最初に決めた目的・ゴールに沿わない内容はできるだけ削り、シンプルな構成を心がけましょう。特定のパートに情報が偏らないように、バランスを調整することも大切です。
流れが具体的になったら、資料をつくる箇所と、口頭の説明で十分な箇所を見極めます。資料にする箇所の判断基準としては、たとえば重要なメッセージが含まれている内容、視覚情報で説明しないと理解しにくい内容などが挙げられるでしょう。
各ページのデザインに着手する前に、テキストだけを打ち込んだ簡易なスライドを作成。内容に過不足がないか最終確認して、問題がなければ本格的な資料作成に入ります。
スライドはシンプルな構成に統一する
1枚1枚のスライドをつくるときは、シンプルで統一感のある構成を心がけましょう。スライドの基本的な構成は次のとおりです。
・タイトル
・1メッセージ
・メッセージの補足情報
・会社ロゴ
・ページ番号
スライドにたくさんの情報をつめこむと、参加者に最も重要なメッセージが伝わりません。そのため1つのスライドで伝えるメッセージは1つに絞ることが大切です。
説明文やビジュアルなども、このメインメッセージを理解してもらうための補足情報に限定します。
また、構成では統一感も心がけましょう。統一感のある資料は参加者のノイズにならないだけでなく、デザイン性を高め、信頼感を与えることにも寄与します。
タイトルやメッセージ、会社ロゴ、ページ番号の位置は、各スライドの同じ箇所に固定。背景や文字の色もコーポレートカラーやブランドカラーなどで統一して、バラツキが出ないようにします。1つの資料に使う色彩は、原則3色までです。
デザインをゼロから考えるのが難しければ、テンプレートを使うのもひとつでしょう。テンプレートは、資料作成ツールやWebサイトなどから無料で入手できます。
ちなみに、スライド資料のサイズは、一般的なPCやスマートフォンの画面と同じ「16：9」（幅25.4cm × 高さ14.29cm）が理想。サイズ感にズレがあると資料が見にくくなるため、あらかじめ設定を確認しておきます。
フォントの見やすさにこだわる
ウェビナーを視聴するデバイスは参加者ごとに異なるため、資料の視認性にはとくに気を使いましょう。
とくにフォントの見やすさは、資料の内容をストレスなく届けるうえで重要な要素です。
スライド内で最も伝えたいメッセージは、16pt以上の大きめのフォントサイズを採用するのがおすすめ。文字の大きさを説明文と変えることで、どれが重要な情報か伝わりやすくなります。
メインメッセージ以外の文字も、小さい画面でふつうに読める程度のサイズは必要です。8pt以上を目安に、ページ全体やほかの文字とのバランスを考慮して決めましょう。
文字の可読性を高めるためには、フォント選びも大切。手書き風のフォントは避け、「メイリオ」「游ゴシック」「ヒラギノ角ゴ」などの見やすいフォントを採用します。
統一感を出すために、フォントサイズやフォントは資料全体でそろえるのが基本です。
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読解しやすい文章表現を心がける
視認性を高めるうえでは、文章表現にも工夫が必要です。参加者が資料の文章を熟読してしまうと、講師の話から気がそれたり、途中で集中切れを起こしたりする原因になります。
読解にかかる時間と負担をできるだけ減らすために、文章はできるだけ短く簡潔にまとめましょう。結論以外の部分や専門用語の説明は、思い切って削るのもポイント。資料だけで情報伝達を完結させるのではなく、「足りないところは口頭で説明すればいい」という意識を持つと、わかりやすい文章表現になります。
また、箇条書きも効果的です。箇条書きなら文字情報をよりスピーディーに理解できるため、ある程度の文字数でも視聴者の負担にもなりません。
要素を並列するときや手順を示すときは、できるだけ箇条書きを使うことで伝わりやすい資料を実現できます。
ビジュアルで伝える
グラフ・イラスト・画像・動画などのビジュアル資料は、参加者の直感的な理解を促すとともに、講演にメリハリを与えたり特定の感情を喚起したりすることで飽きの防止にも役立ちます。
テキストや話し言葉に比べて、視覚情報は3日後の記憶の保持率が45〜50％も高いという研究結果も。ビジュアルをうまく活用することで、印象に残りやすいウェビナーを実現可能です。
数字やデータ・構造・概念など、言葉だけでは説明したり理解したりするのが難しい情報は、できるだけ視覚情報への変換を検討してみましょう。
参加者の注意を引きつけたり、説明の内容にリアリティを与えたりするための演出として、印象的な写真・イラストなどを使うのもひとつです。とくに短い動画資料はウェビナーとの相性が良いため、積極的に活用しましょう。
スライドに演出を加えるアニメーションも、効果的に取り入れれば参加者の注意喚起を促すことが可能です。
ただし多用は禁物。過剰なアニメーションはノイズになりやすく、資料そのものが印象に残りにくくなります。また資料のデータ容量が増えることで、ラグや通信トラブルが発生してしまう可能性もゼロではありません。
同じ理由から、効果音の使用にも注意が必要です。使いどころによっては、講師の声が聞き取りづらくなってしまう可能性もあるでしょう。
そのためアニメーションや効果音は、よほどの理由がない限り使わないのが無難。どうしても必要な場合にも、とくに強調したい部分だけに絞ります。
生成AIでウェビナー開催を効率化しよう
以上、伝わりやすく飽きさせないウェビナーの「資料作成」のポイントを解説しました。
とはいえ高品質な資料を作成するためには、相応の時間や労力・経験が必要になるもの。また、資料の出来栄えだけがよくても、講演自体のテーマや企画・構成・スピーチ力などが兼ね合っていないと、成果の出るウェビナーにはなりません。
より効率的に高品質なウェビナーを実現するなら、生成AIの活用もおすすめです。
たとえばウェビナー運営代行事業を展開する「マジセミ」では、独自技術と生成AIを組み合わせたウェビナー運営ツールの提供をスタートしました。
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