会場で実施するセミナーと比べて、オンラインで完結するウェビナーは開催ハードル・集客ハードルが低く、マーケティング手法の主流になりつつあります。
一方で、参加者に直接アプローチできるわけではないため、開催直後の商談獲得は難しい傾向に。ウェビナーの成約率を高めるためには、講義内容の質を高めるだけでなく、開催後のリードナーチャリングが欠かせません。
とはいえ、参加者に同じ内容のメールを一斉送信しても、高い反応率は見込めないでしょう。顧客ニーズをふまえた情報発信や、課題に応えるウェビナーへの招待など、参加者ごとにパーソナライズされたコミュニケーションがリードナーチャリング成功の鍵を握ります。
そのためウェビナー開催後のアンケート・レポートの作り方は、集客に並ぶ重要なノウハウのひとつです。
参加者・集客・開催したウェビナーなどについてのデータを適切に収集・分析すれば、リードナーチャリングや次回以降のウェビナーの効果を大きく向上させることができます。またアンケートやレポートの結果を使って、コンテンツを新たに作成することも可能です。
そこで今回はアンケート・レポートの効果的な作り方を紹介。ウェビナーをより成功させたい担当者様、成約率を課題とする企業様は、ぜひ本記事の内容を参考にしてみてください。
アンケートの作り方
アンケートを作るときは、まずアンケートを行う目的と、そのためにどのようなデータが必要なのかを明確にしましょう。目的や必要なデータから逆算して、アンケートの適切なタイミングと設問を組み立てます。
アンケートを取る一般的なタイミングは、ウェビナーの「開催前」「終了時」の2回です。
「開催前」のアンケートでは、参加者の氏名・職種・役職・電話番号・メールアドレスといった基本情報の収集が、主な目的になります。基本情報は講演内容の調整や開催後のフォローアップに活用できるほか、レポートを作成する際にも重要なデータです。
ウェビナーの内容に申込者の声を反映させたいなら、「ウェビナーに興味を持った理由」や「期待していること」「聞きたいこと」などの設問を設けるのもひとつでしょう。多くの参加者ニーズに一致するコンテンツを提供することで、満足度アップをねらえます。
一般的な収集方法は、申込フォームに必要な情報の入力項目を用意するというもの。ただし申込フォームでの質問事項が多すぎると、ターゲットが入力を面倒に感じて、離脱につながってしまう可能性もあるため注意が必要です。
そのため上記以外の、リードナーチャリングや次回以降のウェビナー開催・集客に向けた質問は、「ウェビナー終了時」のアンケートで収集します。
リードナーチャリングに役立つ質問としては、たとえば「参加の動機や現在の課題・ニーズ」「商品・サービスへの興味関心の度合い」「内容に関する質問・不明点」などが挙げられるでしょう。
「商品・サービスへの興味関心の度合い」がわかると、参加者の熱量に応じたフォローアップが実施しやすくなります。
熱量が高い参加者には、商品・サービスの紹介に重点を置いたウェビナーを招待したり、商談を持ちかけたりと、積極的なアプローチをするのがおすすめです。電話など、より直接的なアプローチもしやすいターゲットといえるでしょう。
興味関心がそれほど高くない参加者であれば、課題・ニーズに寄り添った有益な情報の提示や質問・不明点への回答を軸にコミュニケーションを取り、信頼関係の構築をめざすのがセオリー。メルマガや自社サイト・SNSなどを活用した中長期的なナーチャリングで購買意欲を高めて、最終的な成約をめざします。
一方、今回のウェビナーを知ったきっかけや、ウェビナーの満足度、良かった点・悪かった点、今後の要望などの質問項目は、今後のウェビナー集客や内容を改善するのに重要な情報です。とくに「不満」や「残念だったところ」は、コンテンツのブラッシュアップに欠かせません。忘れずに質問項目を設けて、次回のウェビナーにつなげましょう。
ポジティブな回答は「参加者の声」としてまとめ、次回以降の集客時に紹介したり、自社サイトにコンテンツとして掲載したりするのもひとつです。
終了時のアンケートの作成は、Zoomウェビナーなどのウェビナーツールが提供している登録フォーム機能・アンケート機能を活用すれば、簡単に作成・提示・収集・集計することができます。ウェビナーの準備や参加者へのアフターフォローにはスピード感が求められるため、ウェビナーツールを選ぶときはアンケート機能の利便性をしっかり確認しましょう。
とくにZoomウェビナーには、ウェビナー開催中に質問を表示して参加者にリアルタイムで回答してもらえる「投票機能」も搭載されており便利です。投票結果はすぐに集計され、参加者にもリアルタイムで開示できるため、ウェビナーの盛り上がりにも一役買います。
さらに回答形式・集計機能にこだわりたいときは、Googleフォーム、Microsoft Formsのような外部のアンケートツールを利用するのも一案。豊富な回答形式や条件分岐が設定できたり、分析機能が充実していたりする高品質な有料ツールも少なくありません。
なお、オンライン完結のウェビナーでは、リアルセミナーと比べてアンケートの回答率が低くなりがちです。回答率を高めるためには、アンケートを設計する段階で、参加者の負担をできるだけ減らすのがコツになります。
とくに重要な情報は、先述した「投票機能」を使って、ウェビナー中に収集してしまうのもひとつ。アンケートもウェビナー終了後ではなく、クロージング前に回答してもらう時間を設けると、アンケートが集まりやすくなります。
また質問は選択式にすることで、自由記述と比べて文字を入力する手間がかからず、回答してもらいやすくなります。自由記述の質問項目は優先順位をつけて、できるだけ数をしぼりましょう。「何を聞いているのか」がわかりやすい、簡潔な質問文を心がけるのも大切です。
さらに、回答者には特典(ウェビナー動画やプレゼン資料、無料トライアルなど)を提示すると回収率アップに効果的。回答期日を設けて、早めのアンケート回答を促すことで、回答漏れの防止にもつながります。
レポートの作り方
申込者・参加者に関するさまざまなデータがまとまった「レポート」は、開催したウェビナーの振り返りをするうえで欠かせない資料。
アンケートと同様、レポートの作成も目的とそのために必要なデータをあらかじめ明確にしておくことがポイントになります。
レポートの目的や必要なデータを考えるときは、PDCAの概念が参考になるでしょう。
あらかじめKPI(数値目標)と、目標達成のためのアクションを設定したうえで、ウェビナーを実施。効果検証を経てより効果的なアクションを考えるのが、PDCAの基本的な流れです。
ウェビナーで集客・商談化の精度を高めていくためには、仮説検証を繰り返しながら施策をブラッシュアップしていくPDCAの実践が欠かせません。改善を繰り返すなかで、ウェビナー開催ノウハウが少しずつ蓄積され、成果を高められるようになっていきます。
たとえば今後の顧客獲得数を高めたいときは、メールの開封率、申し込みページへのクリック率、申し込み率、当日の参加率などを収集して、集客プロセスの課題を可視化するのが効果的です。
離脱の多い箇所が把握できれば、そのプロセスをピンポイントで改善して、効率的に集客率を高められるでしょう。
メールの開封率やクリック率が低い場合は、ターゲットにリーチできる集客手法を選択していないか、そもそもウェビナーの企画に引きがない可能性が高いといえます。ウェビナーの訴求力を高めるには、テーマ・タイトルの再設定や、提示するメリットの修正が必要です。
LPでの離脱率が高い場合、最後の後押しが不足しているか、申込みまでのプロセスが長かったり面倒だったりするかもしれません。後者であれば、必要な画面遷移やスクロールを少なくする、申込みフォームを簡潔にするといった対策で対処できるでしょう。
一方、参加者のなかから商談につながりそうな顧客を見極める場合には、アンケートの結果に加えて、職種・役職などの参加者情報、チャットでのコメント・質問内容などを複合的に分析します。
このケースでも、分析によって導かれるのはあくまでも仮説。分析後は実際のフォローアップや商談を繰り返しながら、仮説の有用性を検証して軌道修正をはかります。
分析と検証を繰り返すなかで、商品・サービスへの興味関心が高い層や、商談につながりやすい層の特徴・属性も見えてくる場合もあります。ターゲット像をさらに詳細化したり、次回以降のウェビナーの企画・集客に活かすことが可能です。
申込みはあったものの当日参加に至らなかった層のなかにも、潜在的な顧客が含まれているケースは少なくありません。そのような欠席者を漏らさずフォローすることで、最終的な成約率アップを実現できるでしょう。
またコンテンツ内の改善すべき箇所を知るなら、ウェビナーの退室者が多い時間帯、コメントなどの反応率が低い時間帯のチェックが有効。「参加者のニーズに合っていなかった」「説明がくどくなってしまった」「コンテンツの参加性や双方向のコミュニケーションが不足していた」といった仮説を立てて、無駄のない改善案を考えることが可能です。
アンケートと同様に、レポートの内容をコンテンツにまとめて公開するのもひとつ。参加人数やコメント数、視聴維持率などでウェビナーの盛況ぶりが示せると、潜在顧客が自社やウェビナーに興味を持つきっかけにできます。
目的と必要なデータが明確になったら、データを収集するための方法を考えましょう。
ちなみにほとんどのウェビナーツールでは、デフォルトでレポートの自動出力機能が搭載されています。
たとえばZoomウェビナーは、登録者の情報が参加の有無、コメント、質疑応答、投票、アンケート、入退室の時間などと結びつけられるため、簡単にデータの整理・分析が行えます。参加者ごとの情報だけでなく、参加率、Q&Aの数や中身、投票結果、所要時間、参加者のエンゲージメント統計など、ウェビナー全体のパフォーマンスを確認できる機能もあり、KPIの達成率をチェックするのにも便利です。
利用方法も、取得したいレポートの種類と該当のウェビナーを選択するだけ。CSVレポートが自動出力されるため、スムーズに分析に移れるでしょう。
加えてMAツールや顧客管理ツールといった外部サービスと連携すれば、上記以外の情報も効率的に収集・分析できます。とくに集客のプロセスを細かく分析するためには、これらのツールが必須。マーケティング全般に組み込むことで、アフターフォローや顧客管理の効率化にもつながります。
なお、ウェビナーで収集したレポートには参加者の個人情報が含まれるため、取り扱いには注意が必要です。「レポートへのアクセス権限をむやみに広げない」「情報漏えいがないように管理を徹底する」など、対策を心がけましょう。アンケートの内容などをコンテンツとして公開するときも、あらかじめ回答者から許可を取っておくと間違いがありません。
アンケート&レポートの作成もマジセミにおまかせ
「そうは言ってもアンケートとレポートを作成している時間がない」「集めたデータをどう分析したらよいかわからない」とお悩みの方におすすめなのが「マジセミ」です。
マジセミはウェビナーの企画・準備・集客・申込者対応・当日運営・参加者フォロー・振り返りを、ワンストップで支援するウェビナー運用代行サービス。
プランの提案から、開催後のアンケート・レポート作成・振り返りまでをひとつのストーリーに落とし込むPDCAサイクルにより、次回以降のウェビナー改善や商談化を見据えたウェビナーが開催できます。
また年間1,200回のウェビナー開催実績で培った企画力、150,000件の独自ハウスリストを活用した集客力も強み。とくにIT業界・製造業のウェビナーでは国内トップクラスの集客実績があり、「本気の参加者を集客できる」と好評です。
アンケート&レポートと集客の質を高めて成果につながるウェビナーを実現したい方、ウェビナーに必要な業務負担を軽減したい方は、ぜひマジセミの利用をご検討ください。