ウェビナー主催者である「ホスト」が、講演者・対談者・討論者などの立場としてウェビナーに招待する「パネリスト」。
言葉の由来となった「パネル（panel）」には「有識者」「解答者」といった意味があり、もともとは特定のテーマについて順番に見解を述べ、最後に司会者が意見をまとめる「パネルディスカッション（討論会）」の参加者を指す言葉でした。
一方、ウェビナーの文脈では、「パネリスト」は主催者以外の登壇者・プレゼンターを指して使われます。専門知識を活用して講義に説得力を与えたり、ウェビナーの議論の幅を広げたりする重要な役割です。また業界で著名なパネリストが登壇するウェビナーであれば、高い集客効果や参加者の満足度向上も期待できるでしょう。
パネリストが登壇するウェビナーを開催するなら、Zoomウェビナーの活用がおすすめ。
ウェビナー開催のための豊富な機能を備えたZoomウェビナーでは、パネリストを管理する機能が充実しています。パネリスト機能をうまく使いこなすことで、ワンランク上のウェビナー運営を実現可能です。
今回はそんなZoomウェビナーのパネリスト機能について、具体的な活用方法をレポート。またパネリストが参加するウェビナーを運用するときのポイントも解説していきます。Zoomウェビナーを使ってパネリストが登壇するウェビナーを開催したいとお考えの担当者様は、ぜひ本記事の内容を参考にしてみてください。
Zoomウェビナーのパネリスト機能とは？
Zoomウェビナーではパネリストに対して、参加者とは別に専門のウェビナーURLを発行。一般の参加者には行えない、下記の操作権限の一部またはすべてを与えることが可能です。
・練習セッションへの参加
・ウェビナーへの招待
・資料の画面共有
・参加者画面の遠隔操作
・カメラ・マイクのオンオフ
・参加者リストの閲覧
・チャットデータの保存
・質疑応答への回答
・投票への回答
・挙手
・手動での字幕入力
・ウェビナーの録画
これによりパネリストは、ウェビナーの好きなタイミングで資料を表示したり、参加者と双方向のコミュニケーションを取ったりと、スムーズに講演を行うことができます（各機能の具体的な活用方法・制限方法については、のちほどくわしく紹介します）。
またZoomウェビナーではウェビナーの最中に、参加者をパネリストに昇格させることも可能。特定の参加者に臨時で発表をしてもらう場合などにも便利でしょう。
パネリストの人数の上限は、Zoomミーティングの契約プランに応じて決まる、「ミーティングの参加可能人数」とイコールです。無料プランであれば100名まで、「ビジネス」「エンタープライズ」プランなら300名まで、大規模ミーティングのライセンスを購入すれば最大1,000名まで招待できます。
パネリストを招待・設定する方法
パネリストを登録・招待する場合、ウェビナー開催の日時までに、Zoomウェビナーの管理画面から設定を行いましょう。
パネリストの登録には、1名ずつ追加していく方法と、CSVファイルでまとめてインポートする方法の2種類があります。後者はパネリストの数が多いときにおすすめです。
1名ずつ追加する場合には、「パネリストを招待」の「編集」項目を選択。ポップアップ画面が表示されるので、パネリストの名前とメールアドレスを入力しましょう。続けて追加するときは、「別のパネリストを追加」を押下します。
その後、リスト下部にある「新たに追加されたすべてのパネリストに招待状を直ちに送信する」にチェックが付いている状態で「保存」を押すと、入力したすべてのパネリストが登録されるとともに、専用URLの記載された招待状が自動送付されます。
対して、パネリストをまとめて登録する場合には、あらかじめA列にパネリストのメールアドレスを、B列に名前を入力したCSVファイルを作成しておきます。CSVファイルはそのまま保存すると文字化けしてしまうため、文字コードを「UTF-8」に変更しておきましょう。
次にZoomの「パネリストを招待」画面で「CSVからのインポート」をクリック。作成したCSVファイルをインポートしたあと、「新たに追加されたすべてのパネリストに招待状を直ちに送信する」にチェックをして「保存」します。
登録したパネリストを削除したいときは、「パネリストを招待」＞「編集」でリストを表示。該当のパネリストの右側にある「削除」を選択して、最後に「保存」を押すと登録が解除されます。
ウェビナーの当日は、招待状のURLをクリックしてアクセスすることで、パネリストとしての参加が可能です。ウェビナー直前にバタつかないように、登録後にはパネリスト全員に招待状が届いているか、しっかりと確認するようにしましょう。
招待状が届かないときは、メールアドレスに誤りがある可能性があります。その場合は一度パネリストを削除したうえで、改めて追加登録と招待状の送信を試みます。招待状が迷惑メールフォルダに入っている可能性もあるため、あらかじめ注意喚起をしておきましょう。
パネリストに招待状を直接送信することも可能です。「パネリストを招待」＞「編集」でリストから該当のパネリストを選び、右側の「コピー」を選択すると、専用URLをふくむ招待状のテキストが表示されます。このテキストをコピーして、メールなどで送付します。
ウェビナー中は管理画面で入力した名前が参加者全員に公開されるため、会社名・肩書などを記載しておくとわかりやすいかもしれません。なお表示される名前はウェビナーの途中からでも、「参加者」＞「パネリスト」＞「詳細」＞「名前の変更」で変更できます。
参加者をパネリストに昇格する場合には、ウェビナー中に参加者一覧の「視聴者」から名前を選び、「詳細」＞「パネリストに昇格」を押下しましょう。一方、パネリストを参加者に切り替える場合には「パネリスト」＞「詳細」＞「役割を視聴者に変更」を選択します。
パネリスト機能の管理・活用方法
ウェビナー中はZoomウェビナーのパネリスト機能を使いこなすことで、より円滑な進行を実現することが可能です。
たとえば参加者の画面にプレゼン資料などを反映させる画面共有は、わかりやすい講演に不可欠の機能でしょう。操作方法は、画面下部の「画面共有」でファイル・画面を選んだあと、「共有」をクリックです。
また参加者の画面を制御したり、操作方法を説明したりするときに使えるのが遠隔操作機能。画面共有メニューから「オプション表示」＞「リモート制御のリクエスト」＞「リクエスト」と押下していくと、制御される参加者側の画面に承認画面が表示されます。参加者が「承認」をクリックすると、画面を遠隔操作できるようになります。
複数のパネリストが討論などを行う場面や、ほかのパネリストの発表に補足したい場面では、挙手機能が重宝するでしょう。挙手をしたパネリストに司会者が話を振るという方法なら、音声がバッティングすることもありません。
ウェビナーコントロール内の「挙手」をクリックすると、ホストにその旨の通知が届きます。挙手をやめたいときはもう一度「挙手」をクリックします。
パネリストは手動で字幕を入力したり、字幕入力を依頼したりすることもできます。重要なキーワードを表示させたり、講義の内容をわかりやすくしたりするのに活用しましょう。
自分で字幕入力をする場合には、画面下部のメニューの「字幕」という項目から、「私が入力します」を選択。字幕入力を依頼する場合には、「字幕」＞「参加者をタイプに割り当てる」と進み、担当者リストの「詳細」から「字幕入力の割り当て」を選びます。
パネリストはウェビナーの動画を録画して、PCに保存することも可能です。画面下部の「レコーディング」から、「このコンピュータにレコーディング」をクリックしましょう。
なお、パネリストの権限のうち、カメラのオンオフ、アンケートへの回答、字幕の入力、ウェビナーの録画はホスト側の設定によって無効にすることが可能です。「詳細」の各種項目から切り替えができるため、必要に応じて最適な権限を設定するようにしましょう。
一方、権限が不十分な場合には、パネリストを「共同ホスト」に設定するのも一つ。共同ホストになると参加者の管理、参加者・パネリストのミュート、投票の開始など、ホストとほぼ同様の操作ができるようになります。参加者一覧からパネリストの名前を選択して、「詳細」＞「共同ホストにする」を押下することで切り替えが可能です。
パネリストが参加するウェビナーを運用するコツ
パネリストが参加するウェビナーでは、参加者への情報伝達をスムーズにするために、通常のウェビナーとは異なる配慮が必要になります。
たとえば、参加者の画面に話者以外のパネリストが表示されていると、誰が話しているのか混乱したり、プレゼンテーションの内容に集中できなくなったりする可能性があるでしょう。
これを防ぐために有効なのが、話者の画面を固定するスポットライト機能です。参加者一覧から固定したい話者を選んで、「詳細」＞「スポットライトビデオ」をクリックすることで設定できます。
パネリストを然るべきタイミングで登壇させたい場合や、一時的にウェビナーから外したい場合には、ホールド機能を使うのが便利。「詳細」をクリックしたあとの画面で、「ホールド状態にする」「ホールドを解除する」ボタンを押すことで、ホールド状態の切り替えができます。ホストがホールドをすると、パネリストは待機室に移動して、「ミーティングのホストが間もなくミーティングへの参加を許可します。もうしばらくお待ちください」と画面に表示されます。
パネリストの名前から「削除」を選べば、パネリストをウェビナーから退席させることも可能です。
なお司会者やほかのスピーカーが話しているときにパネリストのカメラやマイクがオンになっていると、参加者がウェビナーに集中できなくなってしまいます。そのため操作権限をホストに限定するか、あらかじめ名前を呼んだらカメラとマイクをオンにするなどの打ち合わせをしておきましょう。
ウェビナーはパネリストが各々の環境から参加するため、騒音のない静かな場所での配信や、ノイズにならない背景にも配慮してもらう必要があります。自宅・オフィスから配信する場合、プライベートな空間や機密情報などが映り込まないよう、パネリストに注意喚起しておくことも重要です。
配信環境の背景を映したくないときはバーチャル背景を活用してもらいましょう。ウェビナー画面の左下にある「ビデオの開始／停止」の「＾」で表示されるメニューから、「バーチャル背景を選択」を押下。任意の画像を選択するか、背景にしたい画像をアップロードすることで設定できます。
ウェビナー中のパネリストとのやり取りは、Zoomウェビナーのチャット機能の利用がおすすめ。「詳細」＞「チャット」項目から個別のチャットを送付可能です。個別チャットならほかの参加者のノイズになることなくパネリストとの連携ができるうえに、連絡の見落とし防止にも役立ちます。
