リード獲得・ナーチャリング・商談化のための施策として、広く活用されているセミナー。時間をたっぷりと使って、双方向でやり取りをしながら情報伝達ができるため、電話・メールと比べても成果につながりやすいマーケティング手法です。
しかし開催ノウハウがないために「どのように運営すればいいかわからない」「思うような集客につながらない」と悩んでいる方は多いのではないでしょうか。また、セミナーの運営・集客はこなすべきタスクが多岐にわたり、担当者の業務負担も多いため「社内のリソースが足りず開催に踏み切れない」というケースもあるかもしれません。
自社にセミナー開催の経験・知見がない状態、リソースが不足している状態からセミナーを成功させるなら、運営代行サービスの活用がおすすめです。運営代行サービスなら、その道のプロに業務を任せられるため、業務負担を軽減しつつ、質の高いセミナーを開催することができます。
とくに集客と運営をトータルで代行する代行会社は、自社の強みや集めたいターゲットに合わせた企画提案と集客が可能。成果につながる確率がぐんと高まるでしょう。
昨今はオンラインセミナーの需要拡大もあって、数多くの運営代行サービスが展開されています。得意分野や強み、提供しているサービスの内容、料金体系などは代行会社によってさまざま。
実現したいセミナー像、解決したい課題、自社との相性、予算などを踏まえつつ、最適なサービスを選定することが大切です。依頼先によっては「コストだけがかかって思い通りの成果につながらなかった」という事態に陥る可能性もゼロではありません。
そこで今回はセミナー集客・運営代行会社を選ぶ際のポイントを、網羅的に解説していきます。セミナーで成果を出したい方、セミナーの運営と集客を効率化したい方は、ぜひ本記事の内容を参考にしてください。
強み・得意分野
代行会社にはそれぞれに特色があり、強みや得意とする分野が異なります。
たとえば開催形式。会場に参加者を集める「リアルセミナー」、インターネット上で配信を行う「オンラインセミナー」、両者を同時進行する「ハイブリッドセミナー」では、それぞれ別々の運営ノウハウが必要です。
また小規模なセミナーの開催実績が豊富でも、大規模なセミナーに対応できるとは限りません。セミナーの規模ごとに、必要になるスタッフの数や機材・集客手法・オペレーションは変わります。大規模なセミナーを開催したい場合には、その規模の運営が得意な代行会社を探す必要があるでしょう。
得意としている業界も、代行会社によってさまざまです。成果があがりやすいセミナーの企画やアプローチすべき集客ターゲットは、業界・ジャンルごとに大きく異なる場合が少なくありません。たとえば金融業界の集客が得意な代行会社でも、畑のちがう製造業のセミナーでは集客力が大きく減少してしまう可能性があります。
さらに、主催企業の業界は同じでも、ターゲットとなる顧客が「法人」か「個人」かで、効果的な企画・集客・演出が変わることも。
得意分野ではないセミナーを依頼しても、運営代行会社が蓄積しているノウハウ・実績をフルに活かすことはできないでしょう。結果として、コストに見合うだけのパフォーマンスが発揮できない可能性があります。
そのため「どのようなセミナーが開催したいか」「どのような業界のターゲットを集めたいか」を明確にしたうえで、相性の良いサービスを選ぶことが大切です。
HPなどで直接強みを打ち出していない場合でも、実現したいセミナーに近い開催実績があるかはあらかじめチェックするようにしましょう。HP上で確認できない場合には、電話・メールなどで直接問い合わせるのもひとつです。
依頼できる業務
依頼できる業務の幅も、代行会社を選ぶときの重要なチェックポイント。
セミナーの当日運営だけを支援するサービスもあれば、集客からトータルでサポートするサービスもあります。基本的にはサポート範囲が広いほどコストは高くなるものの、期待できる成果や軽減できる業務負担は大きくなるでしょう。
とくに集客はセミナーの成功を大きく左右する要素ですが、業務が多岐にわたるうえにマーケティングのスキルがないと思い通りの参加者が集まりません。規模感やセミナー開催の目的にもよるものの、新規リードの獲得をめざすなら、集客までカバーしているサービスを選ぶのがおすすめです。
同じ集客・運営のトータルサポートを掲げているサービスでも、細かく見ていくと依頼できる業務内容には違いがあります。
たとえば企画提案・講演のサポート・開催後のアフターフォローが含まれているか、会場・配信スタジオ・機材などのレンタルをしているか、オンデマンド配信用の動画編集にも対応できるかなどは、運営会社によって個性が出るポイント。
企画は当日の顧客満足度だけでなく、ターゲット層の興味関心を惹くための重要な要素でもあるため集客のときの訴求力にも密接に関係します。
集客の手法も代行会社ごとにさまざまなので、集めたいターゲット層にリーチできるかはあらかじめ確認しておきましょう。申込者の対応もセミナーの規模感によっては労力が割かれる業務のため、カバーしてくれるサービスであれば安心です。
一方で、不要なサポート内容を見極めることもコストを抑えるうえでは重要。
たとえばオンラインセミナーであれば、自社オフィスからでもPCを使って簡単に配信できます。そのため映像・音声などの質によほどのこだわりがなければ、配信スタジオや機材のレンタルまでは必要はないかもしれません。
セミナーを運営するにあたってどの業務プロセスに課題があるのか、なにを重視したいのかを明確にしたうえで、自社の予算感や状況に合わせて過不足のないサービスを選びましょう。
実績
代行会社の信頼性を判断するうえで、参考になるのが実績です。
開催実績が豊富で多様な顧客の支援をしている会社であれば、それだけ数多くのノウハウが蓄積されているため高品質なサービスが期待できるでしょう。
たとえば当日運営でも、経験豊富なスタッフが円滑な進行や参加者対応をサポートしてくれれば満足度の高いセミナーを実現できます。
オンラインセミナーの場合、参加者との信頼関係を構築するうえで欠かせないのがチャットでのコミュニケーション。しかし慣れていないと、配信ツールの操作や返信対応などにもたついてしまい質問・コメントを処理しきれない可能性もゼロではありません。
トラブル発生時も、運営側の経験値が如実にあらわれるタイミングです。トラブルにうまく対処できずイベントがぐだぐだになってしまうと、参加者から不信感を抱かれるリスクもあるでしょう。
その点、いくつものセミナーを成功させてきた代行会社ほどすばやく臨機応変にそのときどきの状況に対処できます。またトラブルのパターンを幅広く把握しているため、未然の対処マニュアルが確立されているケースも少なくありません。
結果として安心感のあるセミナーとなり、参加者からの信頼を獲得することが可能です。
実績はHPに掲載されているか、電話・メールなどで問い合わせれば確認できます。過去にサービスを利用したユーザーの口コミを確認してみるのもひとつ。開催したいセミナーに近い実績があるかもふくめて、依頼前にしっかりと把握しておきましょう。
開催後のフォローアップ
セミナーでリードや商談を獲得するために、とくに重要になるのが参加者ごとに最適化したフォローアップ。
セミナー終了後、とくにアクションを起こさなければ、ほとんどの参加者は自社や商品・サービスの存在を忘れてしまいます。そのため参加者とリレーションを構築できるかどうかは、フォローアップにかかっていると言っても過言ではありません。
反応率を高めるためには、参加者ごとの課題・ニーズを踏まえたアプローチが重要です。申込時やセミナー終了後のアンケートに加え、オンラインセミナーであれば行動ログ、セミナー中の質問・コメントなども参考にして、メッセージを作成する必要があるでしょう。
開催から時間が経過するほど参加者の熱量は下がっていくため、当日か遅くても翌日までのアプローチが大切です。パーソナライズされたフォローアップを迅速に行うためには、効率的なオペレーションと相応の人的リソースが欠かせません。
リソースに余裕がない場合には、フォローアップの代行サービスが役立ちます。顧客分析やメッセージの作成、電話でのアタックなどを総合的にフォローしてくれるサービスであれば、反応率アップも期待できるはず。リード獲得・商談獲得が目的であれば、ぜひとも押さえておきたいサポート内容のひとつでしょう。
費用
費用感も集客・運営代行会社を選ぶときの重要な基準です。もちろんどれだけ費用が安くても成果につながらなければ本末転倒のため、サービス内容や実績なども踏まえながら総合的に比較します。
集客を依頼する場合、代行サービスをふくむほかの集客手法と比較して、費用対効果を考える必要があるでしょう。セミナーの企画・集客・運営がセットになっているサービスであれば、削減できる人件費や期待できる成果なども総合的に考慮しつつ、コストパフォーマンスを見定めます。
代行サービスの代表的な料金プランは、開催するごとに費用がかかるパターンと、月額など定額で利用できるパターンの2種類。
前者はセミナーを定期開催するかわからない場合や、サービスを単発で利用したい場合におすすめのプランです。一方、継続的に代行会社を活用するなら、定額プランの方が割安かもしれません。開催頻度に応じて、お得なプランを選びましょう。
コストパフォーマンスにこだわりたいなら、成果報酬型のプランを採用している代行会社を選ぶのもひとつ。
集客数や商談獲得数など、成果に見合った料金だけが発生するため「費用をかけたのに効果がなかった」という事態を防げます。結果として、自社だけで集客するよりもコストを安く抑えられるケースもあるでしょう。
継続しやすさ
サービスの質が高い代行会社ほど、初回利用ではセミナー開催の目的や、集めたいターゲット、訴求したい商品・サービスについて詳細なヒアリングを実施します。
今後セミナーを定期的に開催していくなら、代行会社はできるだけ同じところを継続したほうが認識をすり合わせる手間が省けてスムーズです。企画・集客・事前準備などの業務にも無駄がなくなっていくため、より円滑なセミナー運営が実現可能。
そのためには続けやすい費用感や料金プランに加えて「自社への理解度」も選定の基準になるでしょう。
たとえばヒアリングが丁寧な会社や、開催後の振り返りを実施してくれる会社であれば、継続するほどに自社への理解が深まりセミナーの成果があがりやすくなります。そのようなサービスはリピーター企業も多い傾向にあるため、代行会社に継続率を問い合わせてみてもいいかもしれません。
また担当者との相性も重要なチェックポイントです。人として信頼できる担当者、感じがよく考えを共有しやすい担当者であれば、毎回の打ち合わせでもストレスなく意見交換ができ、高品質なセミナーを企画しやすくなるでしょう。
ただし代行サービスの実際の使用感は、サポートを受けてみないとわからない部分も多々あります。
最初から継続ありきではなく、サービスを試したうえで継続するか否かを検討するのがおすすめ。初回プランを用意している代行会社があれば、ひとまず利用してみるのも一案です。
IT業界・製造業のセミナーならマジセミ
以上、セミナー集客・運営代行会社を選ぶ6つのポイントを紹介しました。
IT業界・製造業のウェビナー運営代行なら、年間1,000回の開催実績がある「マジセミ」がおすすめです。
企画・集客・講演原稿の作成・当日運営・参加者フォロー・振り返りまでをトータルでサポート。とくに緻密なヒアリングにもとづく企画力と、200,000件のハウスリストを活用した集客力には定評があり、多くの主催企業様に継続的にサービスをご利用いただいています。
また生成AIを活用した新サービスにより、当日の講演も代行することができます。
マジセミ独自のデータ＆ノウハウで、講演概要と講演原稿を作成。似顔絵・写真などをもとに作成したAIデジタルヒューマンが高品質なプレゼンを実施することで「集客できる講演」「商談につながる講演」を実現可能です。実際にAIデジタルヒューマンが講演して、商談獲得率20％を実現した例もあります。
完全報酬型の料金プランを採用しているため、発生する費用にも無駄がありません。たとえば初回トライアルパッケージは、集客単価14,500円で提供。ウェビナー運営のトータルサポートをこれだけの低価格で受けられるのはマジセミだけです。
費用・手間・時間をできるだけかけずにセミナーを成功させたいという方は、ぜひマジセミの利用をご検討ください。
