リード獲得・ナーチャリング・商談化のための施策として、広く活用されているセミナー。時間をたっぷりと使って、双方向でやり取りをしながら情報伝達ができるため、電話・メールと比べても成果につながりやすいマーケティング手法です。
しかし開催ノウハウがないために「どのように運営すればいいかわからない」「思うような集客につながらない」と悩んでいる方は多いのではないでしょうか。また、セミナーの運営・集客はこなすべきタスクが多岐にわたり、担当者の業務負担も多いため「社内のリソースが足りず開催に踏み切れない」というケースもあるかもしれません。
セミナーは成功するとリード・商談獲得の有効な手段になる反面、参加者が集まらないといたずらにコストがかかったり、当日運営がぐだぐだになると顧客からの信用が低下したりとデメリットもあります。
自社にセミナー開催の経験・知見がない状態、リソースが不足している状態からセミナーを成功させるなら、運営代行サービスの活用がおすすめです。運営代行サービスなら、その道のプロに業務を任せられるため、業務負担を軽減しつつ、質の高いセミナーを開催することができます。
とくに集客と運営をトータルで代行する代行会社は、自社の強みや集めたいターゲットに合わせた企画提案と集客が可能。成果につながる確率がぐんと高まるでしょう。
昨今はオンラインセミナーの需要拡大もあって、数多くの運営代行サービスが展開されています。得意分野や強み、提供しているサービスの内容、料金体系などは代行会社によってさまざま。
実現したいセミナー像、解決したい課題、自社との相性、予算などを踏まえつつ、最適なサービスを選定することが大切です。依頼先によっては「コストだけがかかって思い通りの成果につながらなかった」という事態に陥る可能性もゼロではありません。
そこで今回はセミナー集客・運営代行会社を選ぶ際のポイントを、網羅的に解説していきます。セミナーで成果を出したい方、セミナーの運営と集客を効率化したい方は、ぜひ本記事の内容を参考にしてください。
強み・得意分野
代行会社にはそれぞれに特色があり、強みや得意とする分野が異なります。
たとえば開催形式。会場に参加者を集める「リアルセミナー」、インターネット上で配信を行う「オンラインセミナー」、両者を同時進行する「ハイブリッドセミナー」では、それぞれ別々の運営ノウハウが必要です。
リアルセミナーを円滑に運営するためには、スタッフも相応の人数を手配しなければなりません。会場の手配や資料の準備・配布、来場者への案内など、業務も多岐にわたります。
一方、オンラインセミナーの開催には、配信ツールの選定・設定・操作や配信環境の整備、参加方法のサポートなど、リアルセミナーとは異なる知見が求められるでしょう。
あらかじめ録画した動画を配信する「オンデマンド配信」のセミナーが得意な代行会社もあります。リアルタイムのイベント運営力よりも、テロップの挿入や音楽・画像・動画の挿入、クロマキーを使った合成など、映像編集の技術がコンテンツの品質を左右する開催形式です。
会場のセミナーを撮影してリアルタイム配信するハイブリッドセミナーの場合、高品質な機材や配信ツールといった設備面のサポートや、機材の設置場所・配線をふくむ撮影技術なども重要になります。
また小規模なセミナーの開催実績が豊富でも、大規模なセミナーに対応できるとは限りません。セミナーの規模ごとに、必要になるスタッフの数や機材・集客手法・オペレーションは変わります。大規模なセミナーを開催したい場合には、その規模の運営が得意な代行会社を探す必要があるでしょう。
得意としている業界も、代行会社によってさまざまです。成果があがりやすいセミナーの企画やアプローチすべき集客ターゲットは、業界・ジャンルごとに大きく異なる場合が少なくありません。たとえば金融業界の集客が得意な代行会社でも、畑のちがう製造業のセミナーでは集客力が大きく減少してしまう可能性があります。
さらに、主催企業の業界は同じでも、ターゲットとなる顧客が「法人」か「個人」かで、効果的な企画・集客・演出が変わることも。
たとえばBtoBの商品・サービスは、BtoCと比べて意思決定者が多く取引額も高額になることから、一般的に「感情よりも合理性が重視される」「検討期間が長い」といった特徴があります。そのため複数回のセミナーを企画して、時間をかけてリードナーチャリングを実施するといった戦略が効果的。経営者・管理者向けのイベント企画など、決裁者へのアプローチも重要です。
一方、BtoCのセミナーであれば、感情に訴えかけて迅速な購入決定を促した方が商談獲得率は高くなるでしょう。ストーリー性のあるシナリオや、セミナーの満足度、ブランディングなどの影響力も、BtoB以上に大きい場合が少なくありません。
得意分野ではないセミナーを依頼しても、運営代行会社が蓄積しているノウハウ・実績をフルに活かすことはできないでしょう。結果として、コストに見合うだけのパフォーマンスが発揮できない可能性があります。
そのため「どのようなセミナーが開催したいか」「どのような業界のターゲットを集めたいか」を明確にしたうえで、相性の良いサービスを選ぶことが大切です。
HPなどで直接強みを打ち出していない場合でも、実現したいセミナーに近い開催実績があるかはあらかじめチェックするようにしましょう。HP上で確認できない場合には、電話・メールなどで直接問い合わせるのもひとつです。
依頼できる業務
依頼できる業務の幅も、代行会社を選ぶときの重要なチェックポイント。
セミナーの当日運営だけを支援するサービスもあれば、集客からトータルでサポートするサービスもあります。基本的にはサポート範囲が広いほどコストは高くなるものの、期待できる成果や軽減できる業務負担は大きくなるでしょう。
とくに集客はセミナーの成功を大きく左右する要素ですが、業務が多岐にわたるうえにマーケティングのスキルがないと思い通りの参加者が集まりません。規模感やセミナー開催の目的にもよるものの、新規リードの獲得をめざすなら、集客までカバーしているサービスを選ぶのがおすすめです。
同じ集客・運営のトータルサポートを掲げているサービスでも、細かく見ていくと依頼できる業務内容には違いがあります。
たとえば企画提案・講演のサポート・開催後のアフターフォローが含まれているか、会場・配信スタジオ・機材などのレンタルをしているか、オンデマンド配信用の動画編集にも対応できるかなどは、運営会社によって個性が出るポイント。
企画は当日の顧客満足度だけでなく、ターゲット層の興味関心を惹くための重要な要素でもあるため集客のときの訴求力にも密接に関係します。マーケティングノウハウの豊富なプロが、ヒアリングからテーマやターゲット設定、タイトル作成、シナリオライティングまでをフォローするサービスであれば、集客・商談化の成果向上が期待できます。
集客の手法も代行会社ごとにさまざまなので、どのような業務を委託できるか、集めたいターゲット層にリーチできるかはあらかじめ確認しておきましょう。
集客に必要な業務は、ターゲット選定、LP・申込フォームの作成、訴求メッセージやリマインドメールの作成・送付、参加者管理などです。
訴求メッセージはもちろん、セミナーに興味を持った人が遷移するLPや申込フォームも、離脱率・申込率に大きく関わる部分のため、専門家に丸投げできると集客力アップを期待できます。リマインドメールは、申込者のキャンセル予防に効果的な施策です。
集客方法も、代行会社によってさまざま。代表的な集客方法や選定ポイントについては、後ほどくわしく紹介します。
申込者の対応もセミナーの規模感によっては労力が割かれる業務のため、カバーしてくれるサービスであれば安心です。対応が丁寧なサービスなら、当日キャンセルの防止や顧客満足度の向上といった効果も期待できます。
セミナー本番の代表的なサポート内容は、リハーサル、司会進行、参加者対応、講演の支援、運営マニュアル、機材の設置・撮影、オンライン配信ツールの操作支援など。冒頭から終了までをトータルでサポートしてくれるサービスであれば、初めてのセミナー開催でも安心です。
代行会社の人脈を活かして、専門性や知名度のある講師をアサインできるケースもあります。話題性のあるセミナーを開催したい場合に効果的でしょう。
配信スタジオのレンタルサービスでは、自社でそろえようとするとかなりの費用がかかる専用機材もセットになっているケースが少なくありません。通信の安定性や背景などにも気を使う必要がなく、リッチな映像・音声を参加者に届けられます。全国にスタジオがある代行会社や、出張に対応してくれる代行会社もあり便利です。
サポート範囲は代行会社によって大きく異なるため、自社が必要としているサポートが含まれているかは事前にしっかりとチェックしましょう。一方で、不要なサポート内容を見極めることもコストを抑えるうえでは重要。
たとえばオンラインセミナーであれば、自社オフィスからでもPCを使って簡単に配信できます。そのため映像・音声などの質によほどのこだわりがなければ、配信スタジオや機材のレンタルまでは必要はないかもしれません。
セミナーを運営するにあたってどの業務プロセスに課題があるのか、なにを重視したいのかを明確にしたうえで、自社の予算感や状況に合わせて過不足のないサービスを選びましょう。部分的なサポートができるかといった、サービスの柔軟性も大切なチェックポイントです。
独自の集客方法
集客サポートの内容も、代行会社ごとに個性が出るポイントのひとつ。
前提として、集められる参加者の数や質は集客方法によって大きく異なります。そのため集客代行を依頼するときは「セミナーのターゲット層を集められるか」という観点からのサービス選定が重要です。
代行会社によっては、主催企業の保有リストに向けたメールの作成・送信業務のみをサポートするというケースも少なくありません。この場合、自社の顧客リストが不足している場合には、十分な集客がのぞめないでしょう。集客できるのも既存顧客のみのため、新規リードを獲得したい場合には不向きです。
Web広告・SNS広告、プレスリリース、ポータルサイトなどの集客手法に対応できるサービスであれば、より幅広い層にアプローチして新規リードの獲得をめざせます。集客力やコストパフォーマンスを高めるにはマーケティング関連の知見・スキルが必須。自社で成功させるには難易度の高い集客手法のため、プロに任せられると安心です。
代行会社自体がリストを保有している場合もあります。効果的・効率的に、これまで接点のなかった層にセミナーを告知することが可能です。
自社や集めたいユーザーの業界と相性がいい代行会社かどうかも、大事な選定基準。得意領域であれば、ターゲット層のリストを多く保有していたり、トレンドや課題意識にピンポイントで訴求できたりと、より効果的に集客ができます。
また、自社メディアを保有しているか否かも集客力を大きく左右するポイントです。
代行会社の自社メディアは、一般的にセミナーに興味がある意欲的な閲覧者が多く、高い集客効果が期待できるでしょう。セミナーの内容を録画してメディアに掲載してくれる代行会社もあり、開催後も継続的に認知拡大・顧客獲得をはかれます。
ただし、ユーザー層やブランドイメージなどの相性もあるため、依頼前にどのようなメディアかチェックしておくのがおすすめです。
実績
代行会社の信頼性を判断するうえで、参考になるのが実績です。
開催実績が豊富で多様な顧客の支援をしている会社であれば、それだけ数多くのノウハウが蓄積されているため高品質なサービスが期待できるでしょう。
たとえば当日運営でも、経験豊富なスタッフが円滑な進行や参加者対応をサポートしてくれれば満足度の高いセミナーを実現できます。自社のブランドイメージに合わせた見せ方や、こだわりたい演出など、対応の柔軟性も、さまざまなセミナーを開催しているほど高まります。
オンラインセミナーの場合、参加者との信頼関係を構築するうえで欠かせないのがチャットでのコミュニケーション。しかし慣れていないと、配信ツールの操作や返信対応などにもたついてしまい質問・コメントを処理しきれない可能性もゼロではありません。
トラブル発生時も、運営側の経験値が如実にあらわれるタイミングです。トラブルにうまく対処できずイベントがぐだぐだになってしまうと、参加者から不信感を抱かれるリスクもあるでしょう。
その点、いくつものセミナーを成功させてきた代行会社ほどすばやく臨機応変にそのときどきの状況に対処できます。またトラブルのパターンを幅広く把握しているため、未然の対処マニュアルが確立されているケースも少なくありません。
結果として安心感のあるセミナーとなり、参加者からの信頼を獲得することが可能です。
実績はHPに掲載されているか、電話・メールなどで問い合わせれば確認できます。過去にサービスを利用したユーザーの口コミを確認してみるのもひとつ。開催したいセミナーに近い実績があるかもふくめて、依頼前にしっかりと把握しておきましょう。
開催後のフォローアップ
セミナーでリードや商談を獲得するために、とくに重要になるのが参加者ごとに最適化したフォローアップ。
セミナー終了後、とくにアクションを起こさなければ、ほとんどの参加者は自社や商品・サービスの存在を忘れてしまいます。そのため参加者とリレーションを構築できるかどうかは、フォローアップにかかっていると言っても過言ではありません。
反応率を高めるためには、参加者ごとの課題・ニーズを踏まえたアプローチが重要です。申込時やセミナー終了後のアンケートに加え、オンラインセミナーであれば行動ログ、セミナー中の質問・コメントなども参考にして、メッセージを作成する必要があるでしょう。
開催から時間が経過するほど参加者の熱量は下がっていくため、当日か遅くても翌日までのアプローチが大切です。パーソナライズされたフォローアップを迅速に行うためには、効率的なオペレーションと相応の人的リソースが欠かせません。
リソースに余裕がない場合には、フォローアップの代行サービスが役立ちます。顧客分析やメッセージの作成、電話でのアタックなどを総合的にフォローしてくれるサービスであれば、反応率アップも期待できるはず。リード獲得・商談獲得が目的であれば、ぜひとも押さえておきたいサポート内容のひとつでしょう。
費用
費用感も集客・運営代行会社を選ぶときの重要な基準です。もちろんどれだけ費用が安くても成果につながらなければ本末転倒のため、サービス内容や実績なども踏まえながら総合的に比較します。
集客を依頼する場合、代行サービスをふくむほかの集客手法と比較して、費用対効果を考える必要があるでしょう。ちなみに、セミナーの集客を代行するサービスの一般的な集客単価は2〜3万円ほど。参加者を40名集めるのであれば、80〜120万円ほどが目安です。
セミナーの企画・集客・運営がセットになっているサービスであれば、さらに費用がかかるケースも少なくありません。削減できる人件費や期待できる成果なども総合的に考慮しつつ、コストパフォーマンスを見定めます。
代行サービスの代表的な料金プランは、開催するごとに費用がかかるパターンと、月額など定額で利用できるパターンの2種類。
前者はセミナーを定期開催するかわからない場合や、サービスを単発で利用したい場合におすすめのプランです。一方、継続的に代行会社を活用するなら、定額プランの方が割安かもしれません。開催頻度に応じて、お得なプランを選びましょう。
コストパフォーマンスにこだわりたいなら、成果報酬型のプランを採用している代行会社を選ぶのもひとつ。
集客数や商談獲得数など、成果に見合った料金だけが発生するため「費用をかけたのに効果がなかった」という事態を防げます。結果として、自社だけで集客するよりもコストを安く抑えられるケースもあるでしょう。
継続しやすさ
サービスの質が高い代行会社ほど、初回利用ではセミナー開催の目的や、集めたいターゲット、訴求したい商品・サービスについて詳細なヒアリングを実施します。
今後セミナーを定期的に開催していくなら、代行会社はできるだけ同じところを継続したほうが認識をすり合わせる手間が省けてスムーズです。企画・集客・事前準備などの業務にも無駄がなくなっていくため、より円滑なセミナー運営が実現可能。最初のセミナーで新規リードを獲得して、リードナーチャリングを目的とした次のセミナーに誘致するなど、マーケティング全体を見据えた戦略も立てやすくなります。
そのためには続けやすい費用感や料金プランに加えて「自社への理解度」も選定の基準になるでしょう。
たとえばヒアリングが丁寧な会社や、開催後の振り返りを実施してくれる会社であれば、継続するほどに自社への理解が深まりセミナーの成果があがりやすくなります。参加者の行動履歴や反応率・集客率・商談化率などのデータを細かく分析して、次回以降の改善案を出してくれる代行会社もあります。結果として、セミナーを開催すれば開催するほど、パフォーマンスや費用対効果は高くなっていくはずです。
そのようなサービスはリピーター企業も多い傾向にあるため、代行会社に継続率を問い合わせてみてもいいかもしれません。
また担当者との相性も重要なチェックポイントです。人として信頼できる担当者、感じがよく考えを共有しやすい担当者であれば、毎回の打ち合わせでもストレスなく意見交換ができ、高品質なセミナーを企画しやすくなるでしょう。
ただし代行サービスの実際の使用感は、サポートを受けてみないとわからない部分も多々あります。
最初から継続ありきではなく、サービスを試したうえで継続するか否かを検討するのがおすすめ。初回プランを用意している代行会社があれば、ひとまず利用してみるのも一案です。
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以上、セミナー集客・運営代行会社を選ぶ7つのポイントを紹介しました。
IT業界・製造業のウェビナー運営代行なら、年間1,000回の開催実績がある「マジセミ」がおすすめです。
企画・集客・講演原稿の作成・当日運営・参加者フォロー・振り返りまでをトータルでサポート。とくに緻密なヒアリングにもとづく企画力と、200,000件のハウスリストを活用した集客力には定評があり、多くの主催企業様に継続的にサービスをご利用いただいています。
マジセミ運営のウェビナー情報サイトも、有力な集客ツールのひとつ。IT業界・製造業のウェビナーで国内トップクラスの集客実績があり、主催企業様からは「決裁者が来てくれる」「参加者の本気度が高い」と好評です。
また生成AIを活用した新サービスにより、当日の講演も代行することができます。
マジセミ独自のデータ＆ノウハウで、講演概要と講演原稿を作成。似顔絵・写真などをもとに作成したAIデジタルヒューマンが高品質なプレゼンを実施することで「集客できる講演」「商談につながる講演」を実現可能です。実際にAIデジタルヒューマンが講演して、商談獲得率20％を実現した例もあります。
完全報酬型の料金プランを採用しているため、発生する費用にも無駄がありません。たとえば初回トライアルパッケージは、集客単価14,500円で提供。すべてのセミナー申込者を電話・メールでフォローアップする「マジフォロ」や、過去のセミナー申込者への長期フォローを実現する「マジフォロプラス」といったお得なオプションプランも用意しています。
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