ウェビナー集客＆運営の「思わぬ失敗例＆成功のコツ」10選 - マジセミ

 企画から集客・事前準備・当日運営・アフターフォローなど、さまざまなことに意識を向ける必要のあるウェビナー。

それだけに「冷静に考えるとココが足りなかった」というような、渦中にいるときには気がつきにくいポイント、客観的な視点からようやく見えてくるポイントも少なくありません。

そこで今回はウェビナーの集客・運営での思わぬ失敗例を、成功のコツと一緒に10事例紹介していきます。時間・コストを無駄にしないためにもウェビナーで失敗したくないとお考えの担当者様は、ぜひチェックしてみてください。

ウェビナーの告知が遅すぎた

ウェビナー集客の失敗例として最初に挙げられるのが、告知タイミングのミスです。

とくに問題なのが告知からウェビナーの開催日までの日数が短いケース。別の予定が入ってしまっていたり、会社からの承諾がもらえなかったりと、「参加したい気持ちはあるのにできない」という自体が発生しやすく、参加者が集まりにくくなります。

また集客にどのような媒体を使うにしろ、告知メッセージの掲載期間が短ければ、それを目にする人の絶対量は少なくなるでしょう。よりたくさんの人に認知してもらうためにも、ウェビナーの告知はできるだけ余裕を持って行うことが重要です。

具体的な告知タイミングの目安はウェビナー開催日の1〜2ヶ月ほど前。それより前の告知は逆に余裕がありすぎて、参加者が申し込みを後回しにしたまま忘れてしまう可能性もあるため注意しましょう。

ターゲットが曖昧

ターゲットが曖昧な状態での集客も、よくある失敗パターンのひとつです。

ウェビナーの集客では、参加者に「自分のためのウェビナーだ」と感じてもらうことが欠かせません。しかし明確なターゲット像を決めない状態で作成された告知メッセージは、誰の心にも刺さらないものになりがち。

そもそもターゲットの属性や、既存顧客の参加を促したいのか新規リードを獲得したいのかによって、実施すべき集客手法は大きくことなります。最適な集客手法を見極められないと、参加者が集まらないだけでなく、無駄に集客経路を増やしてコストが発生してしまう可能性があるため注意が必要です。

またたとえ集客ができたとしても、ターゲットが曖昧なままのウェビナーは、「自分には無関係な内容だった」と思われ、途中離脱につながってしまいます。そのためまずはウェビナーの開催目的・ゴールから逆算して、どのようなターゲットを集めたいのかを明確にしましょう。

企画が顧客ニーズと一致していない

ターゲット設定と同様に、集客・運営の失敗要因になりやすいのがウェビナーの企画。

自社の得意領域での専門的な知見を盛り込んだつもりでも、設定したターゲットのニーズとずれていれば、企画に興味を引きつけることはできません。結果として思ったように参加者が集まらなかったり、ウェビナー中の離脱が多発してしまったりと、成果につなげるのが難しくなります。

ターゲットのニーズに合わせた企画をたてるためには、業界トレンドの理解と、アンケートやインタビューを通したターゲット理解が不可欠です。

ターゲットが本当に欲しい情報、解決したい課題を明らかにしたうえで、見込み顧客の獲得、商談化など、自社のウェビナー開催の目的にも一致する企画を考えましょう。

リマインドメールの不足

リマインドメールを送っていない、あるいは回数が少なすぎるというのも、よくある失敗例です。

リアルセミナーと比べて参加のハードルが低いウェビナーは、それだけに申し込みをしたまま日程を忘れてしまうというケースが少なくありません。それでなくても申し込みから日数が経てば経つほど、基本的に参加予定者のモチベーションは下がっていくもの。

大量の当日キャンセルが発生してしまえば、集客の苦労もすべて水の泡です。

そのような事態を防ぐためにも、参加予定者には忘れずにリマインドメールを送信するようにしましょう。メール内にウェビナーに関する新情報や参加のメリットを改めて記載することで、参加予定者のモチベーションアップも期待できます。

また参加予定者がメールに気がつかなかったり、他のメールに埋もれてしまったりする可能性を想定して、リマインドメールは複数回にわたり送信するのもポイント。ウェビナー開催の2週間前・1週間前・3日前・前日・当日などに、少なくとも3回は送信するようにすると、当日キャンセルの防止につながるでしょう。

リマインドメールを自動で繰り返し送信できる機能が付いたウェビナーツールも存在するため、うまく活用すれば手間を削減できます。

なお同じ理由から告知メールもできるだけ複数回にわたり送信するのがおすすめ。メールの見逃しを防ぎ、集客効果の向上が期待できるはずです。

SNSを過信しすぎている

SNSはほとんど無料で活用できるうえに、既存顧客と新規リードの両方に告知ができる優秀な集客ツール。投稿が話題になれば、多くのユーザーに拡散されて、期待以上の参加者を集められるでしょう。

ただしいくら優秀とはいっても過信は禁物です。

SNSの拡散性を最大限に利用するには、ふだんから頻繁に情報発信をしてフォロワーを獲得したうえで、話題性のある告知メッセージを投稿する必要があります。そのため難易度はかなり高めです。

また訴求できるのはあくまでもSNSのユーザーのみ。ターゲットとユーザー層との間にずれがある場合、より幅広い参加者を集めたい場合には、ねらった成果を出すことができません。

予算に余裕があるのなら、メールやSNS以外にも、自社サイト、LP、ポータルサイト、Web広告、プレスリリースなどの幅広い集客手法を組み合わせるようにしましょう。チラシの配布、ポスターの掲示、新聞広告の出稿といったアナログな集客手法も、幅広い層を集めるのに有効です。

申し込み方法・参加方法がわかりづらい

ウェビナーの内容に興味を持ってもらえても、申し込み方法がわかりづらいと、離脱してしまう可能性があります。クリック数に応じて料金が発生するWeb広告では、コストばかりがかさんでしまうリスクもあるため注意が必要です。

どのような集客手法で告知をするにしても、申し込みフォームへのリンクはできるだけ目立つ場所に、それとわかる形で記載するようにしましょう。自社サイトで告知をする場合は、可能であれば同じページ内に、申し込みフォームを用意するのがおすすめです。

せっかく申し込みをしてもらえたのに、当日の参加方法がわかりづらくて当日キャンセルにつながってしまうというケースもあります。

これを防ぐためには、見逃しがないようにリマインドメールで毎回参加用URLを送付すること、参加プロセスについてもわかりやすく説明することが重要です。参加者のなかには、はじめてウェビナーツールを利用する人もいます。そのため一つ一つの操作手順を、できれば画像も使いながら丁寧に説明しましょう。

また参加予定者の設定によっては、招待メールやリマインドメールが迷惑メールフォルダに振り分けられてしまう可能性もあります。申し込み後のページに「どのタイミングでメールを送付するか」を明記したうえで、迷惑メールフォルダの確認も促すと、見逃し防止につながります。

ウェビナーツールの理解不足

ウェビナーの当日運営でありがちなのが、ウェビナーツールをうまく使いこなせないために発生するミス。とくにツールに不慣れだと、予期せぬトラブルが発生するリスクがあるため注意が必要です。

たとえば主催者がウェビナーへの操作方法やセキュリティ機能などを理解していないために、参加者との双方向のコミュニケーションが取れない、開催時間になっても参加者がアクセスできないといった失敗例も少なくありません。

また操作ミスにより、機密情報の含まれた資料や講師のプライベートなチャット画面など、映ってはいけない内容が表示されてしまう可能性もあります。

ウェビナーの進行がぐだぐだになれば、参加者のストレスになり、不信感や途中離脱につながってしまう恐れもあるでしょう。

ウェビナーツールの試用経験が浅く不安があるときは、サポートサービスを活用するなど、操作方法をあらかじめ確認しておくことが重要です。

さらに事前のテスト配信を行い、基本操作やチャットの使い方、アンケートの出し方、画面共有のやり方といった必要な機能の利用方法を予習しておくと、トラブル防止につながります。

機材や通信のトラブル

ウェビナーツール以外にも、カメラ、マイク、パソコンなどさまざまな機材を使うウェビナー。参加者の画面に映像が反映されていない、音声が届かない、ノイズが入るといった機材関係のトラブル・通信環境のトラブルが発生する場合もあります。

これも参加者の不満や途中離脱につながる可能性が高いため、発生防止のための対策が必要です。テスト配信の際には、それぞれの機材の接続に問題がないかをしっかりとチェックしましょう。

また状況を把握しないままウェビナーを進行してしまうというのも、意外と多い失敗。トラブルが自然に解消したとしても、参加者がウェビナーの流れを追えなくなってしまい離脱につながります。

ウェビナー中は配信状況をリアルタイムで確認できるようにしておき、いざというときに対処できるスタッフも用意しておくと、トラブルの影響を最小限にとどめることが可能です。

一方的で単調な講義

内容が退屈で一方向的な講義も、途中離脱につながる大きな要因。オンライン環境で完結するウェビナーは、会場で行うセミナーと比べて、参加者が集中力をキープしにくいという難点があります。

そのため1時間以内の短いウェビナーにする、小まめに休憩をとるといった工夫に加え、講義の内容にも最後まで興味を持続してもらえる仕組みづくりが欠かせません。

講義を単調にしないポイントは、ポジティブな情報だけでなく、問題意識・解決すべき課題・提示した解決方法のデメリットなどを散りばめて、参加者の感情に起伏をつくること。ネガティブな現状が意識されると、それを解決できる情報の価値が高まり、推進力につながります。

またウェビナーならではのメリットである、チャット機能・挙手機能・Q＆Aなどを活用した双方向のコミュニケーションも、積極的に行うようにしましょう。

質問を投げかけて参加者に考えてもらう時間をつくったり、ワークの時間をつくったりするのも効果的です。参加型のウェビナーを心がけることで、途中離脱を防ぎ、参加者の満足度向上につなげられます。

開催後のフォローが弱い

ウェビナーを実際の成果につなげるうえで重要なのが、開催後の参加者のフォロー。ウェビナー当日にすぐに商談まで進むことはかなり稀なため、中長期的な視点から関係性を構築していくのがウェビナーマーケティングの基本です。

しかしウェビナー終了後に参加者にメールをしたものの、リアクションを得られないというケースは少なくありません。これはほとんどの場合、アフターフォローの方法に問題があります。

「次」の接点をつくるには、参加者の熱量や具体的なニーズを把握したうえで、パーソナライズされた適切なメッセージを送ることが重要。手厚いアフターフォローを心がけることで、参加者の信頼感・満足感を獲得できます。

参加者の熱量や具体的なニーズを明確にするうえでは、申し込み時の情報やアンケートの内容を参考にしましょう。参加者情報の収集・分析に役立つ機能をそなえたウェビナーツールもあり、活用することでマーケティング効果の底上げが可能です。

またウェビナーのなかで答えられなかった質問があれば、アフターフォローのタイミングで回答します。

ウェビナー終了後からあまり時間をあけすぎないのもポイント。時間が経つにつれて参加者のリアクションが少なくなるという調査もあるため、できればすぐにメールか電話でアプローチしましょう。

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「成果が出るウェビナー」を実現するための重要ポイントを解説

ウェビナーの目的から集客手法、商談獲得ノウハウ、開催プロセスまで。ウェビナーを年間1000回以上開催するマジセミ代表・ 寺田が、さまざまな課題を抱えるウェビナーの改善方法をレクチャーします。

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マジセミなら失敗しないといわれる理由

以上、ウェビナーの集客・運営でありがちな「思わぬ失敗例」を紹介しました。本記事で紹介したポイントに注意するだけでも、ウェビナーの成果を格段に高めることができます。

とはいえ慣れないうちは、実際に集客・運営をしながらすべてのポイントを意識するのは難しいかもしれません。企画と集客と当日の運営とでは、求められるスキルやノウハウも全くのべつものとなるため、本来であれば各プロセスをそれぞれのスペシャリストが担当するという形が理想です。

しかし人員が足りなかったり、社内にノウハウがなかったりするために、集客・企画に十分な力を注げない、アポイント取りまで手がまわらないというケースもあるでしょう。

実際、ウェビナーはリアルセミナーと比べれば手間や時間を大幅に削減できるとはいえ、担当者にかかる負担はかなりのもの。結局は「わかってはいるけど手が回らない」という状況になり、失敗を繰り返してしまう可能性もあります。

ウェビナー開催経験が少ないうちから、よくある失敗を回避して高い成果を出すなら、外部リソースを利用するのも一つでしょう。

その際におすすめなのが、ウェビナー開催をワンストップで代行する「マジセミ」の利用です。

実績のあるウェビナー代行サービス「マジセミ」

マジセミは企画からはじまり、集客・当日運営・アポイントの獲得・振り返りまでを「ウェビナー開催のプロ」におまかせいただけるサービス。講演以外のすべての工程をワンストップでサポートするのはマジセミだけです。

年間のウェビナー開催実績は1,000回以上。動員数は40,000人以上。

NTT東日本、富士通グループ各社、CTC（伊藤忠テクノソリューション）グループ各社、GMOグループ各社などなど、大手IT企業から製造業DX企業、金融・証券・保険、マスコミ、スタートアップまで300社以上にご利用いただきました。

この積み上げたノウハウを駆使して、商談につながるウェビナーを実現。

「自社セミナーでは結果が出なかった商品の受注を獲得」「定員20名のウェビナーで6件の商談を獲得」「定例ウェビナーを毎月開催することで総計2億円の受注を獲得」など豊富な成功事例があり、大半の主催者様が次回以降のウェビナーでも継続的にマジセミを活用いただいています。

2021年の日本マーケティングリサーチ機構の調査では、「集客に強いセミナー」「新規の商談獲得に強いセミナー」「IT責任者が選ぶセミナー」でそれぞれNo.1に選ばれました。

ターゲットに最適化した企画力

このように高い評価を受け、「マジセミなら失敗しない」といわれる理由のひとつが、マーケティングの知見と最新のトレンドをふまえた企画力です。

ターゲット層の心をつかみ多くの参加者を集められるか、最終的な商品・サービスの商談に結びつくかは、ウェビナーの企画次第。両方の成果を同時にあげるためには、緻密なテーマ設定・シナリオ設計が欠かせません。

マジセミではお客様の商品・サービスについて詳細にヒアリング。ターゲットとなる参加者のニーズにマッチした最適なテーマと、ウェビナーの最終的なゴールを設定します。

企画チームは参加者の興味関心や心理に精通しており、訴求力のあるウェビナータイトルと企画で、購買意欲があるユーザーを数多く集めることが可能です。

またシナリオライティングもマジセミの強み。お客様の商品・サービスの認知度を高め、魅力を最大限にアピールして、商談を獲得するまでの明確なストーリーと、詳細なプログラムを企画・構成します。

「本気の参加者」にリーチする業界No.1の集客力

また集客のフェーズでもマジセミは独自のノウハウを採用しており、これまでアプローチできなかった新規リードの獲得が可能です。

ウェビナーを訴求する際の核となる施策が、130,000件のハウスリストに向けたメール周知。的確なターゲティングにより成果につながるメッセージを発信します。

ハウスリストの構成員はインフラ関連のIT管理者が21％、システム設計・プロジェクト管理者が15％、営業・販売が10％、役員・経営者が9％と多くを占めます。そのほかにもソフトウェア関連のIT管理者、研究・開発、セールスエンジニア、経営企画、コンサルタントインストラクター、マーケティング・広報などの幅広い職種にリーチでき、ターゲットがIT企業の場合とユーザー企業の場合のどちらにも対応可能です。

企業規模は10,000人以上が14％、3,001〜10,000人が18％、1,001〜2,000人が24％と、大企業勤務が過半数を占めます。「ウェビナーの新着情報を随時送ってほしい」という声も多く、アクション率が高いのも特徴のひとつ。

年代としては40〜50代が多く、ご利用いただいたお客様からは「決裁者が来てくれる」「本気度の高い参加者を集客できる」と好評です。

さらにマジセミではウェビナー情報を掲載した自社ポータルサイトも運営。ウェビナーの募集ページを作成・公開して参加を呼びかけます。ポータルサイトは情報システムやセキュリティ担当者が頻繁に利用しており、情報感度の高い成長志向のユーザーに、広く周知を行うことができるでしょう。

このように独自の集客手法を駆使することで、ただ人数を集めるだけでなく、開催するウェビナーのターゲット層に的確にアプローチできるのもマジセミの強みです。

しかも料金は集客人数による完全成功報酬制を採用。集客人数を保証するプランもあり、多くの広告費・手間・時間を使ったのに思ったように参加者が集まらなかったという事態を回避できるため、非常にコストパフォーマンスの高いサービスです。

事前準備も当日運営もすべてお任せ

スムーズなウェビナー運営の実現は、経験・ノウハウの有無がかなり影響するため、主催者様にとってとくに不安が大きい部分でしょう。

しかしマジセミならウェビナー開催前の事前準備も当日運営も徹底的にサポートするため安心です。

告知をした後は、意外と手間のかかる申込者の管理や、問い合わせなどの対応をすべて代行します。また当日キャンセル防止のため、申込者にはリマインドメールを送信してフォロー。主催者様からは「ドタキャンが少ない」と驚かれることも少なくありません。

ウェビナー当日も熟練のスタッフが、円滑な司会進行からウェビナーツールの操作、参加者対応、アンケート回収までをまとめて担当。主催企業様にお願いするのは講演のみです。

企画段階で緻密に練られた参加者を飽きさせないプログラムと、活発な双方向コミュニケーションの促進により、満足度の高いウェビナーを実施。参加者からの信頼を獲得して、継続的な関係性構築につなげます。

参加者フォローで着実に商談を獲得

リアルセミナーと異なり、ただ開催しただけではなかなか商談獲得に結びつかないのがウェビナーの難しいところです。

主催者様にとってウェビナーは目的ではなくプロセス。そう心得ているマジセミでは、集客・当日運営だけでなく、参加者とのアポイント獲得までを代行するオプションサービス「マジフォロ」を用意しています。

ウェビナー終了後のやり取りまでを想定して設計したアンケートに基づき、担当スタッフが参加者に電話とメールで直接アタック。ご希望の商談数を達成すべくフルコミットすることで、これまでにも安定的な商談成立数をマークしてきました。

またマジフォロは1人3,500円の完全成功報酬型。商談獲得数に応じた分の費用しかかからないため安心です。

次回以降のウェビナーを見据えたサポートも充実

マジセミでは事前・事後アンケートや、参加者ログ、商談化にいたらなかった参加者からのフィードバックなどのデータをもとに報告書を作成。

ウェビナー終了後はウェビナーの良かったところや改善点を、主催者様と一緒に丁寧に振り返り、次回のウェビナー企画をご提案します。

このようなPDCAサイクルを回すことで、ウェビナーでのさらなる集客・商談の獲得を実現できるのもマジセミの特徴です。マジセミをリピートしていただいたことで、定期的にウェビナーを開催し、大きな成果につながった主催企業様も少なくありません。

このように充実したサービス・サポート体制により失敗しないウェビナーを開催できるマジセミ。初回ご利用時はお得に利用できるプランも用意しています。

「ウェビナー開催で競合他社と差をつけたい」「モチベーションの高いターゲット層をたくさん集めたい」「スムーズな運営でリードと商談を獲得したい」とお考えの担当者様は、ぜひマジセミにご相談ください。