効果的・効率的なマーケティング手法として、コロナ禍以降も高い人気を誇るウェビナー。リアルセミナーと比べて、気軽に開催・企画ができる利便性から、多くの企業が導入しています。
しかしウェビナーで集客・商談化を成功させるためには、一定のノウハウと、ノウハウを蓄積するための時間が必要です。実際に、ウェビナーを開催してもなかなか成果につながらず、コストばかりがかさんでしまう企業は少なくありません。
ウェビナーをやりたいけれどノウハウがない、そんな状態から最速で成果を出すのに効果的なのがウェビナー運営代行サービスです。
ただ、多数の代行会社のなかから自社に合ったサービスを選ぶにはどうしたらよいか、迷うご担当者が多いのではないでしょうか。
そこで今回は、最適なウェビナー運営代行サービスを選ぶための4つのポイントを紹介します。ウェビナーで競合他社との差別化をはかりたいとお考えの担当者様は、ぜひチェックしてみてください。
サポートしてもらえる業務の範囲
ウェビナーの運営代行は、サービスによって依頼できる業務の範囲が異なります。そのためまずは自社の課題やサポートして欲しい範囲を明確にすることが重要です。
たとえば担当者が忙しくて手が回らないのであれば、企画から集客・事前準備・当日運営・アフターフォローまでをトータルでサポートするサービスを探す必要があるでしょう。
ウェビナーの運営・準備には相応の時間・労力がかかります。まして運営に慣れていない場合には、工数・人件費がかさむだけでなく、コア業務に支障をきたしてしまう可能性もゼロではありません。
その点、講師との調整やLPの作成、配信ツールの設定、申込者の管理、招待状の送付、問い合わせ対応、アンケートの作成といった細かい業務まで丸投げできるサービスであれば、担当者のリソースをプレゼンの準備など「重要度の高い業務」に注力することが可能。結果として、コンテンツの品質向上にもつながります。
また、自社にウェビナー開催のノウハウがなくても具体的な成果を獲得しやすい点も、トータルサポートのおすすめポイントです。開催後の振り返りまでフォローするサービスなら、内製化を見据えたノウハウの蓄積にも役立ちます。必要な人員や得られる成果などを総合的に判断すれば、自社開催よりも「費用対効果は高い」でしょう。
一方、「企画力が弱い」「集客がうまくいかない」「業界の担当者向けのノウハウがない」「商談が作れない」といった個別の課題がある場合、ピンポイントで課題解決を依頼できるサービスを選ぶと無駄がありません。
ピンポイントなサービスを選ぶときのポイントは、課題が発生している原因を正確に見極めること。たとえば集客数は十分なのに「商談率が低い」場合には、ターゲット層以外の参加者が多いか、当日の運営・参加者フォローに課題がある可能性が高いでしょう。
原因が前者であれば、企画・集客方法の見直しが必要になります。後者では、円滑な司会進行やリアルタイムのコメント対応、迅速なアフターフォローなどが実現できるサービスを選ぶことで商談数を増やせるかもしれません。
サポート範囲が似ている複数のサービスのうち、どれを選ぶべきか迷ったときは、代行会社が打ち出している「強み」にも目を向けてみましょう。
代行会社によって「集客支援が手厚い」「専用の配信スタジオがある」「大規模ウェビナーの実績が豊富」「商談数を保証してくれる」「ニーズに合わせた柔軟な対応ができる」「動画の編集技術が高い」など、強みが異なります。自社の状態や目的、ニーズの優先度にマッチしたサービスを見極めることが大切です。
サービス内容に配信スタジオや機材のレンタル、スタッフの派遣などがふくまれているときは、代行会社の所在地や対応できる地域の確認も必要です。なかには全国出張に対応しているサービスもあり、地方からの配信では重宝するでしょう。
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企画力・集客力の高さ
ウェビナーを開催する際、多くの企業が最初に直面する課題が集客。開催目的が新規リードの獲得であれリードナーチャリングであれ、参加者がターゲット層とずれていれば成果にはつながりません。
集めたいターゲットによって最適な集客手法・訴求方法は異なるため、代行会社がどのような集客サポートを提供しているかは事前に確認が必要です。
ウェビナーの具体的な集客サポートの方法としては、リストへのメール、自社メディアでの告知・掲載、LP・申し込みフォームの作成、プレスリリース、Web広告などが代表的でしょう。とくに新規リードを獲得したい場合には、できるだけ多様な集客手法に対応していたほうが、幅広い層にリーチできる可能性は高くなります。
またターゲット層に刺さるタイトルや企画の提案、訴求メッセージも、集客人数を大きく左右する要素といえます。
訴求力が高まれば、同じ手法でも集客率をアップできるため、費用対効果の向上をねらえます。新規リードの獲得はもちろん、アプローチの方法が限定される既存顧客の集客でも、いかにウェビナーに興味関心を持ってもらうかは重要なポイントです。
最適な企画・タイトル・メッセージを作成するためには、目的やターゲットへの理解が不可欠。昨今は多くの企業がウェビナーを開催しており、差別化するためには自社の強みを最大限に活かしたコンテンツの作成も重要です。企画段階で丁寧なヒアリングを実施しているサービスは、それだけ高い集客力が期待できるでしょう。
サービスメニューとして企画・集客のサポートがあっても、代行会社に知見・訴求力がなければ期待通りの参加者は集まりません。
そのため代行会社が規模の大きいリストやメディアを所有しているか、高度なマーケティングスキルがあるかは重要な選定ポイント。
ただしマーケティングを専門にしている会社であっても、ウェビナーならではの集客ノウハウに乏しければ、十分な参加者は集まらない可能性があります。たとえば、オンライン完結のウェビナーは気軽に申し込みができる反面、当日キャンセルにつながるケースも少なくありません。キャンセル防止のためには、問い合わせ対応、リマインドメールの送信、参加手順の丁寧な説明といった申込者への手厚いフォローが大切です。
ウェビナーにおける集客力の高さを見極めるうえでは、実際の動員実績や過去の利用者の口コミなども参考になるでしょう。
また代行会社ごとに得意としているターゲット層があるため、自社の顧客層と一致しているかどうかもチェックが必要です。得意分野が一致していて企画段階からサポートしてくれるサービスなら、ターゲット層の課題・ニーズをふまえて、最適なテーマを選定できます。業界のユーザー心理にもくわしいため、集客につながりやすいタイトル・訴求メッセージを作成して、集客率の大幅な向上をねらえるでしょう。
開催実績と運営ノウハウ
ウェビナー自体の顧客満足度も、その後の成約率を大きく左右します。コンテンツがどれだけ素晴らしくても、進行がぐだぐだだったり、コメント・質問への対応がずさんだったり、通信・機材のトラブルで配信が中断してしまったりすれば、参加者に不信感を与えてしまうでしょう。逆に、ストレスが少なく双方向性の高いウェビナーを実現できれば、参加者を自社のファンにできるかもしれません。
開催実績が多くノウハウが蓄積されている代行会社であれば、円滑な運営・進行や、行き届いた参加者フォローが期待できます。また、トラブル発生時にも適切な対処ができれば、参加者に好印象を与えるウェビナーを開催できるでしょう。経験豊富な代行会社は、発生する可能性があるさまざまなトラブルを事前に予測して対策を用意しているため、安心感のあるウェビナーを実施できます。
代行会社のホームページまたは電話などで確認すれば、過去の開催数はもちろん、得意とするウェビナーの規模感や業界・配信形式なども把握することが可能です。
一口にウェビナーといっても、小規模なイベントと大規模なイベント、リアルタイム配信とオンデマンド配信では、必要となる人員数や開催ノウハウが異なります。オンライン完結のウェビナー実績が豊富でも、会場でのセミナーにウェビナーを組み合わせたハイブリッドセミナーに対応できるかどうかは別問題です。
ほかにも主催企業が複数の共催ウェビナーや、グローバルな規模のウェビナー、ディスカッション形式のウェビナー、BtoC・CtoC、社内研修・学会・株主総会など、ケースごとに運営・配信のポイントや注意点はさまざま。
せっかく運営代行サービスを活用するなら、経験豊富なプロならではの知見・専門性を最大限に活用したいところです。その点、開催したいウェビナーに近しい実績がある運用代行サービスを選ぶと間違いがありません。
なお代行会社によっては、当日運営を別の企業やアルバイト・業務委託などに外注するケースもあります。とくに毎回の外注先が異なる場合には、どれだけ代行会社の開催実績が豊富でも、それがそのまま運営のスキル・ノウハウに直結するとは限らないため注意しましょう。
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ウェビナーの目的から集客手法、商談獲得ノウハウ、開催プロセスまで。ウェビナーを年間1000回以上開催するマジセミ代表・ 寺田が、さまざまな課題を抱えるウェビナーの改善方法をレクチャーします。
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コストパフォーマンスの高さ
サービス内容と料金のバランスも重要なチェックポイント。コストパフォーマンスを最大化するためにも、あらかじめ複数社の見積もりを取ってから、依頼するサービスを決定するようにしましょう。
なおウェビナー運営代行サービスの費用相場は、20万〜100万円ほどと大きく幅があります。料金は広い範囲の業務を依頼するほど高くなるのが基本。料金の高い安いだけでなく、削減できる業務量や期待できる成果も念頭に置きつつ、費用対効果の高いサービスを選ぶことが大切です。
料金体系は月額固定制・従量課金制・成果報酬制など、代行会社やプランによってさまざまです。
一般的に、ウェビナーを毎月開催するときや、開催頻度が多いときには月額固定制が、ウェビナーの開催が不定期なときや、開催頻度が少ないときは従量課金制が向いていると言われています。参加人数や商談が決まった数に応じて料金が決まる成果報酬型のサービスであれば、成果に対して費用が高すぎるという事態を防ぐことができ安心です。
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IT＆製造業のウェビナーを開催するなら、年間1,000回以上のウェビナーを開催する「マジセミ」の利用がおすすめです。
マジセミはウェビナーの企画から集客・事前準備・運営・参加者フォロー・振り返りまでをトータルでサポートする運営代行サービス。募集ページの作成や申込者へのリマインドメールなど、ウェビナー運営に必要な業務は、すべてマジセミが代行します。主催企業様にお任せするのは当日のプレゼンだけなので、リソースやノウハウがなくても成果につながるウェビナーを開催可能です。
とくに業界のトレンド・参加者心理・企業の強みを踏まえた企画力と、200,000件のハウスリスト、自社ポータルサイトを駆使した集客力には定評があり、2023年には50,000人を動員した実績があります。
マジセミの集客は、ただ人数を集めるだけでなく、購買意欲があるターゲット層に的確にアプローチ。大手IT企業、製造業DX企業、スタートアップなど毎年300社以上にご利用いただいており「本気の参加者を集客できる」「決済者が来てくれる」と好評です。
経験豊富なスタッフによる当日運営も強み。円滑な司会進行や、参加者とのインタラクティブなコミュニケーション、迅速なトラブル対応により、満足度の高いウェビナーを実現できます。
現在提供中のプランは完全成功報酬型で集客単価14,500円の「Visitor」、1ヶ月毎に10人の集客保証がある12万円の「Standard」の2種類です。どちらのプランも料金が集客人数とひもづいているため、「費用をかけたのに参加者が集まらない」という事態に陥る心配はありません。
またウェビナー後に参加者フォローを行うオプション「マジフォロ」も、1件あたり3,500円で提供しています。多忙な主催企業様に代わって、ウェビナー開催後すぐのまだ温度感が高いうちに、申込者・参加者全員に電話とメールでアプローチ。着実な商談獲得を実現します。
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