専用の配信ツールを活用してWeb上で開催するセミナー、通称・ウェビナー。従来型のリアルセミナーとは異なり、居住地を問わず全国から参加者を集めることができ、チャットを使って主催者と参加者がインタラクティブにコミュニケーションを取ることができます。
また会場を確保・設営する手間やレンタル費、紙の資料の準備、大人数の運営スタッフなども不要。より簡単かつ低コストでイベント開催ができるのも特徴です。
これらのメリットから、新規リードの獲得やリードナーチャリングを目的に、ウェビナーを開催する企業が増えています。
一方で、配信用の機材・ツールが必要など、ウェビナー開催のために準備すべきものは少なくありません。準備が不十分なまま開催に踏み切ってしまうと、プログラムがぐだぐたになったり、配信の品質が下がったりと、参加者の満足度が低くなり、自社の信頼失墜につながってしまうリスクもあるでしょう。
そこで今回は、ウェビナーを開催するために必要な準備を網羅的に解説していきます。
「ウェビナーを開催したいものの何からはじめればいいかわからない」「初めてのウェビナーを成功させたい」とお考えの方は、ぜひ本記事の内容を参考にしてみてください。
ウェビナーに必要な機材をそろえる
ウェビナーを開催すると決めたら、まずは配信に必要な機材をそろえましょう。
ウェビナーに最低限必要な機材として挙げられるのが、配信ツールの使用に欠かせない「PC」です。
ウェビナーでは集客から申込者管理、当日の運営・講義、レポート作成まで、ほとんどすべての業務をPC上で行うため、スムーズに操作できるものを用意するのがおすすめ。
スペックがあまりに低いPCだと、画質が悪くなったり、配信中に固まってしまったりする可能性もあります。Zoomの推奨PCスペックは、CPUがデュアルコア2GHz以上、メモリが4GB以上となっており、現在販売されている10万円前後のPCであれば基本的には問題ありません。
当日運営をスムーズにするうえでは、PCとはべつに、配信ツールの画面を反映させる「モニター」を用意しておくと便利です。わざわざ画面を切り替える必要がなくなるため、ストレスなく効率的な操作ができるようになります。
「カメラ」「マイク」はPCにも内蔵されているものの、外付けの製品を別途用意するのが無難でしょう。
PC内蔵のカメラは画質が良くないうえに、上から見下ろすような印象の悪い画角になってしまいます。またPC内蔵のマイクも、音質が悪い・ノイズが入りやすい・音が遅延するといった理由から、講師の声が聞き取りにくく、参加者のストレスになりかねません。結果として満足度の低下や途中離脱につながってしまうでしょう。
そのため快適な映像・音声での配信を目指すのであれば、相応の品質が担保されている外付けのWebカメラとマイクが必須です。
とくにマイクは余計な音を拾いにくい単一指向性のものを選ぶのがポイント。Webカメラは高品質なカメラが搭載されているスマートフォンで代替できる場合もあります。
加えて参加者の顔を照らす「ライト」を用意すると、雰囲気が明るくなり好印象を与えやすくなるでしょう。
複数の登壇者を一つの画面におさめたい場合には、画角が広くズームができるカメラや、三脚、映像・音声のスイッチャーなどが必要です。「AVミキサー」なら1台で複数の映像・音声をスムーズに切り替えることができ、テンポの良い配信を実現できます。
ちなみにウェビナー配信用の機材は、購入価格よりも安くレンタルすることも可能。ランニングコストを考えると購入したほうが割安にはなるものの、単発のウェビナー開催であればひとまずレンタルしてみるのも一案です。
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ウェビナー配信ツールを選定する
ウェビナー開催に不可欠な「配信ツール」は、現在さまざまな企業から提供されており、費用・機能・使用感などに大きく幅があります。
数ある配信ツールから適切なものを選ぶうえでとくに重要なポイントとしては、「ツールの知名度・普及度」「コミュニケーション機能の充実度」「参加可能な人数」「コストパフォーマンスの高さ」などが挙げられるでしょう。
広く知られている配信ツールであれば、多くの参加者が操作に慣れている可能性が高いうえに、サービスへの信頼感から安心してアクセスしてもらえるため、参加ハードルを低くすることが可能です。
双方向性の高さが満足度を左右するウェビナーでは、チャット・Q＆A・投票・アンケートといったコミュニケーション機能の充実度も大切な要素。
また各ウェビナーツールはプランなどに応じて、参加可能な人数の上限が決まっているため、大規模なウェビナーを開催したい場合には、大人数が参加できるツール・プランの選定が必要になります。
これらのポイントに加え、そのほかの機能性やサポート体制・UIなども総合的に比較したうえで、最もコストパフォーマンスが高いサービスを見極めましょう。
ちなみに実際に国内のウェビナーで活用されることが多い配信ツールとしては、「Zoomウェビナー」「コクリポ」「V-CUBEセミナー」などが挙げられます。
「Zoomウェビナー」は世界的に最も広く使われているツール。通信の安定性が高く、コミュニケーション機能・分析機能・外部ツールとの連携機能が充実しているのが特徴です。500名まで参加できる最安プランが月額12,825円と、コストパフォーマンスの高さも魅力です。
「コクリポ」はサポート体制が手厚い国産ツール。搭載機能が最低限に絞られており、誰でも使いやすいデザインを採用しているため、初心者向けのツールと言えるかもしれません。料金は100人まで参加できるビジネスプランが月額30,000円、300人まで参加できるエンタープライズプランが月額70,000円で、初月は無料で試すことができます。
「V-CUBEセミナー」は配信サポート・専用スタジオの提供といったサービスが付いていて、最大1万人が参加できる大規模配信に適した配信ツールです。コミュニケーション機能に加えて外国語にも対応しており、グローバルなウェビナーの開催も可能。料金に関しては個別に問い合わせをする必要があります。
ウェビナー配信環境を用意する
講師・運営スタッフの配信環境も、円滑なウェビナーを実現するための重要な要素。
主催者のオフィスや自宅などで配信されることが多いウェビナーですが、周囲の雑音が入り込んでしまう環境では、参加者が講義などに集中できない可能性があります。ふだん仕事や生活をしているときには気がつかない音でも、配信ではノイズになる可能性があるため注意しましょう。
背景に余計なものが映り込んでしまったり、人の出入りが激しかったりする場所もウェビナーには不向きです。
また通信が遅いとウェビナー中に映像・音声が途切れてしまうリスクも。通信速度が上りで5Mbps、下りで1.5Mbpsよりも遅い場合には、通信環境を見直す必要があるかもしれません。なお通信速度はインターネットで「スピードテスト」と検索すると、簡単に計測できます。
時間帯・利用状況によっては、回線が混雑して通信が途切れてしまう可能性もあるでしょう。安定した通信環境を確保するためには、できれば有線LANを用意しておくのがおすすめ。さらに万が一のトラブルに備えて、ポケットWi-Fiを用意しておくと安心です。
オフィス・自宅では最適な配信環境をセッティングできない場合、レンタルスペースなどを活用する手もあります。ウェビナーの配信に必要な機材が一通りそろっているレンタルスペースもあり、機材をそろえたり運んだりする手間を削減できるでしょう。
当日のプログラムを企画する
オンラインで気軽に参加できるウェビナーは、進行がスムーズでなかったり、参加者が飽きてしまったりすると、簡単に離脱されてしまいます。そのため当日の具体的なプログラムは、あらかじめしっかり企画しておきましょう。
プログラムを考えるときのポイントは、参加者の興味を最初から最後まで引き続けること。とくにおすすめなのが、参加者が抱えている喫緊の課題を解決する「解決型」のウェビナーです。
とはいえ最初に解決策を提示してしまうと、続きを視聴しようというモチベーションがなくなってしまうため、基本的には解決策を小出しにしながらウェビナーを進めていく構成を心がけます。
たとえば、課題をいくつかの小さな課題に分割してそれぞれの解決策を紹介したり、解決策を提示したあとで潜在的な課題を新たに提起したり、といった方法が有効でしょう。ウェビナーの目的が商品・サービスの訴求であれば、最終的な課題の解決策として商品・サービスを紹介できるように、逆算して流れを作るのが理想です。
配信時間は長すぎると参加者の集中力が途切れてしまうため、一度の講義時間を30〜40分程度にしぼり、休憩などをはさむようにします。
加えて、コメントへの回答や質疑応答でコミュニケーションを活性化させる、ワークショップやディスカッションなど参加型のイベントを用意する、といった参加者が受け身にならない仕掛けを用意するのも効果的です。
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本番前の入念なリハーサル
とくにウェビナー開催に慣れないうちは、いきなり本番を迎えるのではなく、講師・運営スタッフ全員で入念なリハーサルを行いましょう。
リハーサルではプログラムに沿いながら、当日の流れや機材・ツールの操作方法などを確認。通信・音声・映像などに問題がないかどうかも、想定される参加者の視聴環境を用意して、しっかりとチェックします。
また講義に関しても、できるだけ時間をとって、最初から最後まで実演してみるのがおすすめです。資料やスピーチの伝わりにくいところなど、問題点があればフィードバックして、ブラッシュアップしましょう。
当日に慌てることがないように、考えうるトラブルを洗い出して、具体的な対処方法をスタッフ間で共有しておくことも重要。必要であれば、各トラブルごとに対処マニュアルも作成しておきます。
機材・プログラム・講義などを改善できる余裕を残しておくためにも、最初のリハーサルは本番の1週間以上前に実施します。その後、必要であれば前日または当日に、もう1度リハーサルをして最終確認ができると安心です。
ターゲットを集客する
ターゲットの集客も、ウェビナーを成功させるための重要な準備です。
告知をスタートする前に、まずはウェビナーに興味を持った人が遷移する申込みフォームを作成しましょう。申込みフォームはGoogleフォームや、MAツール・CRMツールなどで作成することができます。ウェビナー配信ツールに作成機能が付いているものも少なくありません。
申込率を高めるためには、登録時に入力してもらう参加者情報を氏名・メールアドレス・会社名など最低限のものに絞るのがポイントです。
申込みフォームが設置できたら、さっそく集客を実施して参加者を集めましょう。ウェビナーの代表的な集客手法としては、「メール」「SNS」「Web広告」などが挙げられます。
「メール」は既存顧客を集めるのに適した方法で、ハウスリストに一斉送信することで、コスト・手間をかけることなく告知が可能。
「SNS」は話題性のある投稿ができれば高い拡散力が期待でき、既存フォロワーと新規顧客の両方に告知が行えるものの、ほかの情報に埋もれてしまうケースも少なくありません。日常的に発信を行ってフォロワーを増やす必要があるなど、やや難易度の高い集客手法です。
「Web広告」は接点のない層にアプローチでき、即効性も高いのがメリット。ただしクリック数に応じて料金が加算されるため、その後の申込みにつながらなければいたずらに費用がかかってしまうでしょう。コストパフォーマンスを高めるためにはターゲットにピンポイントで広告を表示できるか否かが鍵になり、高度なマーケティングスキルが求められます。
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以上、ウェビナーを開催するために必要な準備についてくわしく解説をしました。
ウェビナーを開催するためには、このようにさまざまな準備を並行して進めていく必要があり、業務の負担は小さくありません。慣れないうちはすべての業務に手が回らず、思うようなウェビナーを開催できない可能性もあるでしょう。
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