企画・広告・SNS展開など、さまざまな集客業務が必要になるセミナー・ウェビナー。それだけに工数が圧迫することで、十分な施策が打てないケースも少なくありません。セミナー・ウェビナーの開催には、集客のほかにも講演の準備やリハーサルなど、並行してこなすべき業務が数多くあります。そのため、無駄のない段取りが重要です。
企画や集客プランの決定に時間がかかりすぎてしまうと、肝心の告知期間が短くなってしまう可能性もあるでしょう。LPや申込みフォームなども、告知前に作成を終えていないとせっかく興味を持ったユーザーを取り逃がすことにつながりかねません。
集客を効果的かつ効率よく実施するためには、どのような流れとタイミングで準備を進めればいいのでしょうか。本記事ではセミナー集客の準備のステップと、最適なスケジュールを紹介していきます。
集客準備のステップ
前提として、セミナーの告知をスタートする前には下記のステップで集客準備を進める必要があります。
・企画
・タイトル設定
・集客手段の選定
・告知メッセージの作成
・LP・申込フォームなどのページ制作
また、集客を成功させるうえで重要なのが告知のタイミング。
告知タイミングが遅すぎると、すでに予定が入っていたり会社への申請が間に合わなかったりと参加者がスケジュールを調整できません。とはいえタイミングが早すぎても、参加可否を判断しかねたり後回しにされたりと、申し込みが集まりにくい傾向にあります。申込みをした人が、開催日を忘れてしまうケースもあるでしょう。
そのため最初の告知は1ヶ月から1ヶ月半前に行うのが理想です。そこから逆算してスケジュールを組むと、スムーズに集客準備を進められるでしょう。
開催日3か月前までに企画・集客手法を決める
セミナー開催を決めたら、まず考えるのが「企画」。遅くとも開催日の3ヶ月前までには、セミナーを開催する目的と集めたいターゲット層をふまえて、目標・予算・テーマ・切り口・登壇者・プログラム・開催日時・形態や会場などを明確にしましょう。
セミナー・ウェビナーに不慣れな場合は、詳細を詰めていくなかでテーマの変更を余儀なくされるケースもゼロではありません。手戻りの可能性も踏まえて、余裕のあるスケジュールで着手することが重要になります。
このタイミングで「集客目標」も具体化しておくと、必要なアプローチ人数の概算が可能です。
集客人数はセミナーの目標に応じて決めるのが基本。必ずしも多ければいいというわけではなく、たとえば商談獲得が目的であれば、相互コミュニケーションが活発な少人数制のセミナーを複数回開催したほうが成果は出やすくなります。
ちなみに、必要なアプローチ人数は、集客手段やリストの有無などによるものの、成約率を高く見積もっても「集客目標 × 200」ほどが目安です。アプローチ人数が増えるほど集客の予算・労力も増えるため、最終的に獲得したい「リード数」や「商談数」などから逆算して、無理のない目標を設定しましょう。
「集客手段」は規模感や集めたいターゲット層に応じて、目標達成に必要なものを過不足なく選定します。
既存顧客を集めるなら、効率的なのはハウスリストへのメルマガ。告知メッセージを無料で一斉送信できるため、コストパフォーマンスとタイムパフォーマンスの両方に優れた集客手段です。
また、より確実にメッセージを届けるなら、DM・FAXを送付するのもひとつでしょう。手間はかかるものの、記憶に残りやすく、参加率アップを期待できます。
新規顧客に告知する代表的な方法としては、Web広告・ポータルサイト・ブログ・SNSなどが挙げられます。
Web広告は検索エンジンに掲載するタイプのほかに、SNS・動画配信サイトに掲載するタイプがあり、どちらもターゲットを詳細に設定できるのがメリット。ただし相応の費用がかかるうえに、成果につなげるためにはマーケティングの知識が欠かせません。予算感を考慮しながら利用を検討しましょう。
セミナー情報が掲載されているポータルサイトを利用するのもひとつです。サイト側の集客力を使って、セミナーに興味がある情報感度の高いターゲットに訴求が可能。無料で活用できるサービスも、数多く展開されています。ひとつひとつのサイトで集められる人数はそれほど多くないため、複数のサービスに登録しましょう。
ブログとSNSは既存顧客・新規顧客のどちらにもリーチできます。ブログは告知用のニュース記事を更新するほか、サイト内にLP誘導用のポップアップを表示することも可能です。
SNSは訴求メッセージは拡散されて幅広いターゲット層に届く可能性があり、高い集客力が期待できます。ただしある程度のフォロワーを確保できていることが前提。運用は基本的に無料でできるため、すぐにでも着手して自社の情報発信力を高めましょう。セミナー・ウェビナーととくに相性がいいのは、X（旧Twitter）とFacebookです。
自社だけで目標達成が難しい場合には、ほかの企業との共催セミナーや有名な登壇者のキャスティング、集客代行などの外部リソースの利用も検討しましょう。直前のオファーでは対応が間に合わない可能性もあるため、できる限り早めの連絡がおすすめです。
運用スタッフの確保もこの段階で進めます。スタッフの人数はセミナーの規模に合わせて決めるのがポイント。会場を借りるセミナーの場合、参加者の10〜20％ほどのスタッフが確保できると円滑な運営を実現しやすいでしょう。オンライン完結のウェビナーであれば、参加人数にかかわらず、講師もふくめて3〜5人程度のスタッフで運営可能です。
3か月前から進める事前準備
企画が決まったら着手するのが、セミナーを訴求するための「タイトル」と「告知メッセージ」の作成です。スケジュールの目安は開催日3ヶ月前。
作成の際には、ターゲット層の課題・ニーズを踏まえて、参加メリットを前面に出すのがポイントとなります。加えて、タイトルは「誰を対象にしたセミナーか」が、一目で把握できることも大切。「集客率◯％アップ」など、数字を盛り込むタイトルも訴求力アップに役立ちます。
より引きの強いタイトル・告知メッセージを練るうえでは、スタッフやほかの社員など、第三者からの客観的な意見も参考になります。過去に似たようなセミナーを開催したことがあるなら、満足度が高かった参加者のアンケートの内容などから、文言を抽出するのもひとつです。
告知メッセージは集客をしながらも調整・改善できるため、切り口を変えていくつかのパターンを作成しておくのもひとつでしょう。
とくにSNSは情報が流れる速度がはやいため、1度投稿して終わりではなく、複数回の投稿を定期的に行うのがポイントです。あらかじめどれくらいの頻度でどのような投稿をするのか、展開の方向性を決めておくとスムーズな告知につながります。
同じタイミングで、完成に工数が必要なLPや申込フォーム・告知用ブログなどのページ制作にも着手。キャッチーなバナー画像も作成して、遅くとも1ヶ月前には準備を終えて告知ができる体制を整えます。
LPの役割は、セミナーに興味を持った人の疑問・不安を払拭して申込みを促すことです。各種集客手段から、リンク・バナー画像・ポップアップなどで誘導します。テーマ・参加メリットに加えて、日程・会場・プログラム・講師のプロフィールといったセミナーの詳細な内容や、申込方法・アクセス方法・参加者の声・よくある質問などを記載しましょう。
申込フォームは、参加希望者の手間をできるだけ軽減するため、最小限の項目に抑えるのがポイントです。どうしても必要な情報は、事前アンケートやセミナー終了後のアンケートで取得するようにします。
セミナー会場は収容人数やターゲット層のアクセスのしやすさを基準に選定。会場によっては、早めに予約しないと開催予定日が埋まってしまう可能性もあるため、遅くとも2ヶ月前には選定を終えて、予約を済ませるようにしましょう。
遅くとも1ヶ月前には告知をスタート
1ヶ月から1ヶ月半前を目処に、選定した集客手段での告知をスタートします。
とくに申し込みが集中するタイミングは告知直後。このタイミングの申込者はセミナー・ウェビナーへの熱量が高い傾向にあるため、取り逃がしのないようにしましょう。
申込者の管理や問い合わせ対応、申込みフォームの不備などトラブルの対処を実施する事務局の体制を整えます。受け付けた質問は、質問者に回答するだけでなく、必要に応じてLPに追記しておくと親切です。
その後は反応がゆるやかになるため、メルマガ・ウェブ広告・SNS・ブログなどでアプローチをしていきましょう。ブログなどは告知を見逃した層に向けて同じ内容のものを投稿するだけでも問題はありませんが、余力があればべつのメリットを提示するなど、異なる見せ方で訴求するのが理想。
集客はPDCAサイクルを繰り返しながら改善していきます。施策を実施しながら、どの媒体・メッセージで申込率が高くなるのかを随時チェック。申込みにつながりやすい傾向が見えてきたら、それに合わせてアプローチを調整しましょう。
とくにSNSはターゲット層の反応率を見ながら、投稿の時間帯やメッセージをチューニングしていくのがポイントです。媒体による違いはあるものの、多く拡散された投稿内容や、集客につながった投稿内容はほかの集客ルートの告知メッセージにも反映することで、訴求力アップをねらえる場合もあります。
セミナーへのニーズが高そうな既存顧客からまだ申込みがない場合は、メール・電話などで個別に案内してみるのもひとつ。直接メリットやプログラムの内容などを紹介できるため、より高い確率で申込みにつなげることが可能です。
開催日の1〜2週間前は、ターゲット層の予定が確定することで再び申し込みが増えてくる時期。このタイミングで集客目標をクリアしていない場合は、メルマガ・広告・SNS・ブログでの告知頻度をあげるとともに、申込状況や残りの席数などを報告して一気に参加者の確保をねらいましょう。ここでも、キーになるのは連続投稿ができるSNSです。
申込者へのリマインドメールも、参加率アップのための重要な施策。とくに無料セミナーの場合、申込者のなかには「日時を忘れてしまった」「セミナーへの興味がなくなってしまった」といった理由で当日キャンセルにつながるケースが少なくありません。
そのため、リマインドメールにはセミナーの開催日時・会場・アクセス方法・問い合わせ先に加えて、参加メリットも漏らさず記載します。当日の資料の一部を公開する、参加者限定の特典を紹介するなど、新たな情報を開示するのも申込者の興味を引くうえで効果的です。
送信タイミングは開催日の1週間前、3日前、前日、当日朝など。ほかのメールに埋もれて気づかれない可能性もあるため、複数回にわたって送信します。ただし、あまりにも頻繁にメールを送るとブロックされてしまう可能性もあるため、2〜3回ほどを目安にしましょう。
十分な工数を確保できないときは代行サービスの「マジセミ」
以上、セミナー集客の準備のステップと最適なスケジュールについて解説しました。
セミナー集客は多岐にわたる業務をスピーディーに進める必要があり、担当者様の負担は少なくありません。
社内で十分な工数を確保できないときは、企画から事前準備・事務局運営・集客・当日運営・振り返りまでをワンストップで支援する「マジセミ」がおすすめです。
マジセミではこれまで、NTT東日本、富士通グループ各社、伊藤忠テクノソリューショングループ各社、GMOグループ各社ほか、大手IT企業、製造業DX企業、スタートアップなど300社以上のウェビナー開催をサポートしてきました。
年間1,000回以上のウェビナーを企画・開催しているチームが、詳細なヒアリングを通してウェビナーのゴールとターゲットの設定を実施。訴求したい商品・サービスの特性や、ターゲット層のニーズ、ウェビナー終了後の営業活動をふまえて、集客と商談につながるテーマ・プログラムを提案します。
また、集客力もマジセミの強みです。とくにIT業界・製造業の集客実績は国内トップクラス。経営者・役職者が多くを占める200,000件の独自ハウスリストと、自社ポータルサイトを駆使して、良質な参加者を呼び込みます。
毎年50,000人以上の集客に成功しており、開催後のアクション率が高いのも強みのひとつです。主催企業様からは「決済者が来てくれる」「本気で検討してくれる参加者が多い」と参加者の質の面でも好評をいただいています。
当日運営でも、主催者様にお任せするのは講演のみ。経験豊富なスタッフが司会・ツールの操作・コメント対応までをカバーするため、円滑かつインタラクティブな進行で、満足度の高いウェビナーが実現可能です。
料金システムは集客人数に応じた成果報酬制を採用しており「集客単価1万円から」と、コストパフォーマンスの高さも強みです。また、ウェビナー終了後に参加者全員にアフターフォローをするオプションサービスも用意しています。
「十分な集客ができずに困っている」「初めてのセミナーを成功させたい」という方は、ぜひマジセミの利用をご検討ください。
