ウェビナーとは「Web」と「セミナー」を組み合わせた造語で、オンライン上で行われるセミナーを指す言葉です。オンラインセミナー、Webセミナーと呼ばれることもあります。
会場に人が集まる従来型セミナーとの最大の違いは、地理的な制約を受けずにどこからでも開催・参加ができること。PC・スマートフォン・タブレットなど、インターネットに接続されたデバイスさえあれば、遠方の地域や海外からでも簡単にアクセスができます。
この特徴により、ウェビナーは主催企業・参加者の両方に、従来型のセミナーにはないさまざまなメリットをもたらします。
コロナ禍以降、オンライン会議ツールの進化によって国内外でテレワークが一気に普及しました。同時に、自宅から参加できるウェビナーの需要は高まっており、現在はビジネスをはじめとする幅広いシーンで活用されるようになりました。
この記事ではそんなウェビナーの開催メリットや活用シーン、開催手順、ツールの活用法について紹介していきます。
ウェビナー開催のメリットと活用シーン
ウェビナーの活用は、参加者と主催者の双方にさまざまなメリットをもたらします。
参加者側のメリットとして挙げられるのは下記の通りです。
・どこからでも参加ができる
・交通費がかからない
・好きな時間に視聴できる
・質問・コメントがしやすい
ウェビナーはPC・スマホがあれば、自宅・オフィスなどから気軽に参加できます。移動時間や交通費も必要ないため「開催場所が遠くて参加できない」といった不満が発生しません。
あらかじめ収録した動画を一定期間にわたり配信するオンデマンド配信のウェビナーなら、スケジュールを気にせず好きなタイミングで視聴することも可能です。業務の合間に視聴するなど、忙しいビジネスパーソンにも負担の少ないセミナー形式といえるでしょう。
また、ウェビナーツールのチャット機能・Q&A機能を使ってその場でコメント・質問ができるのも魅力。ほかの参加者を気にせず、主催者と自由なコミュニケーションが取れます。
参加者を小グループに分割するブレイクアウトルームなどの機能を使えば、ほかの参加者や主催者と直接ディスカッションをすることもできます。このような双方向性・参加性の高さは、従来型のセミナーにはないウェビナーの大きな特長といえるでしょう。
一方、主催側のメリットは下記の通りです。
・幅広いターゲットを集客できる
・コストを削減できる
・参加者との信頼関係を構築できる
・参加者のデータを収集できる
・コンテンツを再利用できる
ウェビナーはエリアや上限人数が限定されないため、幅広い層にアプローチできるのがメリットです。従来型のセミナーと比べてより集客力が高く、マーケティングの手段として導入する企業も少なくありません。
会場の費用や人件費・交通費などのコストも、会場型のセミナーと比べて大幅に削減できるでしょう。そのため大企業はもちろん、中小企業でも、大規模なオンラインイベントを開催したり、小規模なウェビナーを繰り返し開催したりと、柔軟なセミナー戦略を実行できます。参加費を無料にするなど、ユーザーファーストの施策も実現しやすくなります。
個々の参加者と双方向のコミュニケーションが生まれやすく、関係構築やデータの収集がしやすいのも特徴。チャット欄のコメントを講演の内容に即座に反映させたりと、インタラクティブなイベントを実現できるでしょう。
オンライン完結のため、参加者情報やアンケートなどの管理も容易です。マーケティングツールなどと連携することで、アフターフォローやナーチャリングを効率化できます。参加者ごとの離脱のポイントも可視化されるため、コンテンツを改善しやすいのもメリット。
ウェビナーの配信内容は録画してアーカイブ動画として広く公開することもできます。スケジュールの都合が合わなかったり、告知を見逃していたりと、さまざまな事情からリアルタイムの視聴ができなかった人も、取りこぼすことなくアプローチが可能です。
これらの利点から、企業が新規リードの獲得や学生・求職者向けの企業説明会に、ウェビナーを活用するケースも少なくありません。
そのほかにも、昨今は下記のようなシーンでウェビナーが重宝されています。
・見込み顧客の教育
・製品・サービスの紹介
・社内研修・勉強会・学校の授業
・学術会議
・決算説明会・株主総会
このように、これまで会場で実施していたさまざまな催しがウェビナーで代替可能です。
とくに見込み顧客の教育や製品・サービスの紹介など、マーケティングのサイクルにウェビナーを組み込む企業は増加傾向にあります。
ウェビナーは口頭での説明だけでなく、画像・映像などの視覚情報とも相性がよく、複雑な情報をわかりやすく伝えることができます。そのため、製品・サービスの魅力の訴求や、企業のブランドイメージ向上に効果的です。
投資家・金融機関への情報発信にも、オンライン完結で気軽に参加できるウェビナーは最適。集客力の高さを活かして、効率的な資金調達を実現することもできます。
ウェビナーの開催手順
ウェビナー開催に必要な業務は多岐にわたるため、チーム内でスケジュールやタスクの分担を明確にして、計画的に進めていくことが重要です。ウェビナー開催は次の6つの手順で進めていきます。
・企画
・コンテンツ作成
・事前準備
・集客
・当日運営
・アフターフォロー
「企画」では、ウェビナーの目的やターゲットを明確にしたうえで適切なテーマ・開催形式・開催日時・予算を決めていきます。最終的に訴求したい製品・サービスや、解決できる課題から逆算して各要素を明確にしていくと、一貫性のあるメッセージを提示できるでしょう。またターゲット層のペルソナや課題・ニーズ、業界のトレンドを考慮すると、より参加率の高いウェビナーを実現できます。
「コンテンツ作成」は企画の内容に沿って、具体的なタイトルや講演内容・プログラム・講演者などを具体化していくプロセス。このフェーズで魅力的なコンテンツが作成できれば、集客・商談化につながるウェビナーを実現できるでしょう。
期待通りの成果を出すために欠かせないのが、ターゲットの課題・ニーズに合わせたコンテンツ作成です。加えて、質疑応答や投票、ワーク、ディスカッションなどの参加型のプログラムを設けることで、参加者が飽きにくいウェビナーを実現できます。
「事前準備」はウェビナーツールの選定や、機材・通信環境・配信スペースの確保、資料・イベントページ・申込みフォームの作成、集客・告知メッセージなどを進めるプロセスです。
ウェビナー配信に必要な最低限の機材は下記の通りです。
・PC
・カメラ
・マイク
・モニター
映像と音質はウェビナーのクオリティを大きく左右するポイント。そのためカメラとマイクはPC内蔵のものではなく、外付けのものを購入するのがおすすめです。またウェビナーツールの操作用にモニターを用意しておくと、進行やコミュニケーションが円滑になります。
配信スペースは自宅・オフィスでも構わないものの、通信環境と周辺の環境音には気を配りましょう。通信環境は最低でも10Mbps以上、かつ安定性の高い有線LANを確保しておくと安心です。静かな場所を確保するのが難しいときは、レンタルスペースを活用するのもひとつ。
「集客」ではターゲットに合わせてさまざまな方法でウェビナーを訴求します。代表的な集客手法としては「メール」「SNS」「オウンドメディア」「ポータルサイト」「Web広告」などが挙げられるでしょう。
集客力を高めるには、ターゲット層に合わせて集客手法と訴求メッセージを最適化するのがポイントです。メッセージはウェビナーのメリットを、短くキャッチーに提示します。
ウェビナーに興味を持ったターゲット層は、申込みフォームと一体になったイベントページに誘導します。イベントページにはウェビナーの詳細情報を記載するとともに、ベネフィットや参加者の声、アクセス方法などを紹介。想定される疑問・不安を解消する情報を盛り込むことで、申込みにつなげます。
最終的な申込率を高めるためには、ユーザーの負担を減らすことが重要です。画面遷移や入力項目は最小限に抑え、スムーズに参加できる仕組みをつくりましょう。
申込後は開催日を忘れてしまったり、モチベーションが低下したりしないように、リマインドメールを送信します。1週間前、3日前、前日、当日の朝などに、2〜3回ほど送信することで、出席率アップを期待できるでしょう。
「当日運営」ではスムーズな進行と双方向のコミュニケーションが成功の鍵。トラブルが発生したとき迅速に対応できるように、スタッフ間でマニュアルを共有しておくこと、前日までに入念なリハーサルを重ねておくことも大切です。
リハーサルではトラブル時の対応のほかに、ウェビナーツールの操作方法や通信環境・映像・音声などを網羅的にチェックします。実際に冒頭の挨拶から講演・クロージングまでを通しで実演することで、運営やプログラムの細かい改善ができるでしょう。
成果につなげるためには参加者ごとにパーソナライズされた「アフターフォロー」も欠かせません。アンケートやログ分析、当日の質問・コメントの内容をもとに、メール・電話でアプローチして商談や関係構築を実現します。
アンケートの回収率を高めるには、回答しやすい設問の設定がポイント。たとえば自由記述よりは、選択式の設問のほうが参加者の負担は少なくなるでしょう。質問の数を最小限に絞ることも重要です。
アフターフォローはウェビナー終了から時間が経過するほど反応率が下がります。顧客管理システムやマーケティングオートメーションなども活用して、遅くとも翌日までには何かしらのアプローチを行いましょう。
ウェビナーツールの活用法
ウェビナーツールとは、参加者のデバイスにウェビナー動画を配信するツールです。開催をサポートする機能が搭載されているツールも多く、ウェビナーの品質向上や効率化にも役立ちます。
ウェビナーツールにはさまざまな種類があるため、予算・機能・使いやすさ・サポート体制などを考慮して最適なツールを選びましょう。参加人数の上限もツールごとに差が出るポイント。大規模なウェビナーを開催するなら、上限人数もしっかりとチェックすることが重要です。
利用者が多い代表的なツールとしては、たとえば下記が挙げられます。
・Zoom Webinars
・コクリポ
・Cisco Webex Webinars
・YouTube ライブ
・V-CUBEセミナー
・ネクプロ
とくにZoom Webinasは、コストパフォーマンスや通信の安定性・機能性に優れたツール。知名度が高く、参加者が安心してアクセスできるのも利点です。参加可能人数は最大50,000人と、大規模なウェビナーにも対応できます。
Zoom Webinasには動画の配信機能だけでなく、チャット・Q&A・投票・アンケートなどのコミュニケーション機能、資料の共有機能、集客・データ分析のサポート機能などが搭載されています。
申込者のメールアドレスに招待状を一斉送付することも可能。ユーザーは届いたURLをクリックするだけで、スムーズにウェビナーに参加できます。顧客管理システムやマーケティングオートメーションと連携すれば、アフターフォローやリードナーチャリングの効率化・自動化にもつながります。
ウェビナー開催で集客を効率化しよう
以上、ウェビナーの開催メリットや活用シーン、開催手順、ツールの活用法について網羅的に解説しました。
ウェビナーは「集客や参加ハードルが低い」「コストパフォーマンスが高い」「双方向のコミュニケーションが取れる」といった利点から、ビジネス領域をはじめとするさまざまなシーンで活用されています。
「集客や採用を強化したい」とお考えの企業様は、オンライン完結で開催・参加ができるウェビナーの活用を検討してみてはいかがでしょうか。
初めてウェビナー開催をするなら、豊富なノウハウがある運用代行サービスを利用するのもおすすめ。
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