BtoBマーケティングにおいて、ウェビナーはリード獲得の柱となりました。しかし、回数を重ねるほど運営スタッフの負担は増大し、疲弊している現場も多いのではないでしょうか。本来注力すべき企画や分析に時間を割けず、開催そのものが目的化していないか、一度振り返ってみるべきかもしれません。
本記事では、ウェビナー運営の業務負荷を劇的に軽減し、かつ成果を最大化するための4つの具体的な手法を解説します。
ウェビナー運営の業務負担が重くなる要因
ウェビナー運営は、見かけ以上に工数がかかる業務です。多くの担当者が「準備だけで1日が終わる」「常に締切に追われている」と感じる根本的な要因は、業務の構造にあります。
企画・集客・当日運営・フォローまで業務が分断されている
ウェビナー開催の工程は、集客メールの作成から申込者のリスト管理、当日の機材チェック、開催後のアンケート回収と多岐にわたります。それぞれのタスクが独立しているため、工程間の引き継ぎや確認作業に時間を取られがちです。
「あまりにも時間に追われている」と感じているなら、各フェーズの業務が分断されていて、引き継ぎミスや重複作業、それらを防ぐための二重チェックなど、余計なタスクが雪だるま式に増えているのかもしれません。
「属人化」「手作業」「毎回ゼロから」が効率を下げている
業務の属人化と手作業、毎回ゼロスタートといった非効率も業務負担が重く感じる原因です。
属人化による業務の停滞や、定型業務の手作業によるリソース不足はヒューマンエラーを誘発します。リカバリーに時間を取られると、本来注力すべきコンテンツの質向上に手が回らなくなるでしょう。
ウェビナーが回を重ねてもナレッジが蓄積されていなければ、毎回ゼロからの立ち上げを余儀なくされます。結果として、開催のたびに判断コストと多大なリソースを割かれ、現場を疲弊させてしまうことも少なくありません。
次章からは、ウェビナー運営の負担を軽減する業務効率化の方法を紹介します。
業務効率化方法① RPA・MAツールで定型業務を自動化する
定型業務を自動化することで、担当者は戦略的な業務に専念できます。RPA（Robotic Process Automation）やMA（マーケティングオートメーション）ツールを活用すれば、ウェビナー運営の多くの定型業務の効率化が可能です。
申込管理・リマインド・フォローメールの自動化
申込フォームからの情報をCRMやSFAに自動登録すれば、事務作業の時間を半分以下に圧縮できる可能性があります。
開催前日や当日のリマインドメールも、設定した日時に自動送信されるようになるため、送り忘れのリスクがなくなるでしょう。参加者・欠席者へのフォローメールも、参加状況に応じて異なる内容を自動配信できます。
開催後もアーカイブ動画URLや資料のダウンロードリンク付きのメールを自動送信できるため、参加者の熱量が高いうちにアプローチが可能です。
- 申込者データの自動集約
- リマインドメールの自動配信
- 不参加者へのアーカイブ動画送付
MAツール連携でリード管理・ナーチャリングを効率化
MAツールとウェビナープラットフォームを連携させれば、参加者の行動データ（視聴時間、アンケート回答など）を自動取得してくれるので、毎回手動でMAに登録する必要がありません。
取得したデータをもとにリードの優先順位付けも自動で行われます。スコアが高いリードには営業担当者からの架電を、中程度のリードには関連コンテンツの自動配信を行うなど、人手を割かずに見込確度に応じたリード育成方法の設定が可能です。
商談化の可能性が高い見込み客をデータで判別できるため、営業部門への引き継ぎもスムーズになり、リソースの大幅な節約につながります。
業務効率化方法② 業務のテンプレ化・マニュアル化で属人化を防ぐ
業務をテンプレート化・マニュアル化すれば、特定の担当者に依存しない運営体制を構築できます。誰でも一定品質を保てる仕組みづくりこそ業務効率化の鍵です。
告知文・進行台本をテンプレート化し、チェックリストを共有する
告知文・進行台本の文章を毎回ゼロから考える必要はありません。過去に反応が良かった告知文や、スムーズに進んだ進行台本をテンプレート化してください（後述する生成AIによるドラフト作成も容易になります）。
- 告知文
過去の成功事例をベースに、ターゲット・課題・ベネフィット・登壇者情報・日時を盛り込んだフォーマットを用意する
- 進行台本
オープニング・本編・Q&Aセッション・クロージングの流れをテンプレート化
開催前・当日・開催後のチェックリストを作成し、各フェーズで「何を」「いつまでに」「誰が」対応するかを明確にすることで抜け漏れを防ぎ、運営の効率化が可能です。
少人数・兼任体制でも回せる運営フローを作る
多くのBtoB企業では、専任のウェビナー担当者がいるとは限りません。他業務と兼任している場合、以下の手順で運営フローを標準化し、誰でも同じ品質で業務が行えるようにしましょう。
- 業務を各フェーズに分類し、標準作業時間を測定する
- 定型業務をツールで効率化する
属人化を排除すれば、急な欠員が出た際もイベントを中止せずに済みます。コア業務に時間を使える体制を整えれば、少人数でも質の高いウェビナーの継続開催が可能です。
業務効率化方法③ 生成AIで企画・制作・フォローを省力化する
生成AIを活用すれば、企画段階のアイデア出しから、開催後のフォローメール作成まで、多くのウェビナー運営業務を効率化できます。
ただし、生成AIはあくまで「たたき台」を作るツールです。最終的な品質確保には人間の判断と編集が必要であることは押さえておきましょう。
テーマ案・告知文・台本作成をAIで効率化
テーマ案や告知文、台本の作成は生成AIで効率化できます。告知文の作成や進行台本のドラフトなら短時間で生成が可能です。集客用のメール文面やLP（ランディングページ）のキャッチコピーも、AIの得意領域といえます。
ターゲット業界や課題をインプットし、AIにウェビナーのタイトル案やアジェンダを出力させましょう。自力で一から考えるより、AIが出した10個の案から良いものを選ぶほうが圧倒的に早いです。自社では思いつかなかった切り口や、トレンドを反映したテーマが見つかる可能性もあります。
ただし、事実関係や専門用語の使い方は必ず人間がチェックしてください。AIで骨組みを作り、人間が肉付けをする役割分担がベストです。
アンケート集計・フォローメール作成の時短効果
開催後のアンケート集計もAIで効率化しましょう。自由記述欄のテキストをAIに読み込ませれば、ポジティブ・ネガティブな意見の抽出や、共通する課題の要約を数秒で完了します。
抽出された参加者の関心度や課題に基づき、パーソナライズされたフォローメール案を生成AIに作成させることも可能です。分析のスピードが上がれば、熱が冷めないうちに次のアクションを起こせます。
【AIによる自動振り分け】
- 高確度リード⇒個別相談への誘導
- 中確度リード⇒関連資料の案内リンク
生成AIを活用した業務効率化については、以下の記事もご参照ください。
https://majisemi.com/service/blog/webinar-marketing/7391/
業務効率化方法④ ウェビナー運営代行で「成果と効率」を同時に高める
RPA・MAツール、テンプレート化、生成AIの活用で一定の効率化は実現できます。しかし限られたリソースで継続的に成果を出し続けるには、内製だけでは限界があるのではないでしょうか。
ウェビナー運営代行サービスを活用すれば、業務効率化だけでなく集客力の向上や専門ノウハウの獲得も実現できます。
内製だけでは限界がある理由
ウェビナー運営には、企画力・コンテンツ制作力・集客力・配信技術・データ分析力など、多様なスキルが求められます。社内ですべてのスキルを保有し、常にアップデートし続けることは困難です。
特に、ウェビナーの内製化では集客がネックになるケースが少なくありません。自社ハウスリストのみでは新規リードの獲得が頭打ちになるためです。内製にこだわるあまり担当者が疲弊し、開催頻度が下がってしまったら本末転倒です。
運営代行なら集客・運営・改善を一気通貫で任せられる
運営代行サービスの最大のメリットは、企画から集客、当日運営、事後フォローまでを一貫して任せられることです。各フェーズの業務が分断されずに一貫した戦略のもと最適化されるため、成果につながりやすくなります。社内担当者は「自社にしかできない戦略立案」に専念できるでしょう。
ウェビナー運営代行会社は独自の集客チャネルやハウスリストを保有しており、自社だけではリーチできないターゲット層にもアプローチが可能です。「業務を減らす」だけでなく「成果を高める」選択肢として、運営代行を検討する価値は大きいといえます。
ウェビナー運営代行サービスを選ぶポイントについては、以下の記事もご参照ください。
https://majisemi.com/service/blog/webinar-operation/6923/
ウェビナー運営の業務効率化なら「マジセミ」
ウェビナーの開催負担を軽減しながら成果を高めたい場合は、年間1,000回以上の開催実績を持つウェビナー運営代行マジセミにお任せください。
集客力×運営ノウハウ×改善サイクルをまとめて提供
IT部門の意思決定者を含む15万〜20万人規模の独自の会員基盤を活かし、自社リストが枯渇してしまった企業でもターゲット層を確実に集客できます。
さらに豊富な開催実績から蓄積された運営ノウハウを活用し、企画段階から最適なテーマ設定やコンテンツ構成の提案が可能です。
当日のファシリテーションやテクニカルサポートもプロが担当するため、配信トラブルの心配もありません。企画から当日の進行、終了後のフォローまで一貫してサポート。データに基づく改善提案で回を重ねるごとにウェビナーのアップデートが可能です。
業務効率化だけでなく「成果向上」「ノウハウ蓄積」も実現
マジセミを活用すれば、担当者の業務負荷を大幅に削減しながら、集客数・参加率・商談化率といった成果指標の向上が可能です。
- 業務効率化：煩雑な事務作業をすべて任せて、コア業務に集中できる
- 成果向上：プロの集客力と構成力により、有効リード数が増加する
- ノウハウ習得：マジセミ独自の成功パターンを自社の施策に還元できる
マジセミなら「成果向上」「業務効率化」「ノウハウ習得」の一石三鳥を実現できます。ウェビナー運営を効率化し成果を最大化したい方は、ぜひマジセミへご相談ください。
