ウェビナ―運営・集客代行サービス 自社に合うサービスを選ぶチェックポイント - マジセミ

Zoomなどの配信ツールを活用してWeb上でセミナーを行う「ウェビナー」。より多くのユーザーに情報を発信したい企業と、気軽に情報収集したいユーザーの両方からニーズが高まっているセミナー形態です。

しかし、ウェビナー開催に興味があるものの「何をどう行えばいいかわからない」という企業は少なくありません。効果的なウェビナーを開催するためには、ツールや配信機材の設定・操作に関する知識はもちろん、マーケティングの知識やトラブル発生時の対処など幅広いノウハウも必要になります。

また「運営に回せるだけの人手が足りない」というのもよくある悩み。ウェビナー開催のためには、プログラムの企画から講師へのオファー、申込フォームの作成、告知・集客、申込者のフォローまで、さまざまな業務をこなさなければいけません。数人の担当者が分担しないと、円滑な運営は難しいでしょう。

ウェビナーの需要拡大にともなって、利用者が増えているのがウェビナーの運営・集客代行サービス。サービスをうまく活用すれば、自社の運用ノウハウやリソースが不足していても成果につながるウェビナーを効率的に開催することが可能です。

ただしコストパフォーマンスを高めるためには、自社にマッチしたサービスの選択が欠かせません。現在は数多くのサービスが展開されているため、あらかじめいくつかの判断基準を明確にしておかないと、選定までに多くの時間がかかってしまうでしょう。

そこで今回は、ウェビナー運営・集客代行サービスを選ぶ際の具体的なチェックポイントを解説します。成果につながるウェビナーを開催したいとお考えの方は、ぜひ本記事の内容を参考にしてみてください。

運営実績・得意分野

運営・集客代行サービスを選ぶとき、まっさきに確認したいのが「運営実績」です。

そもそも運営・集客代行サービスが高品質なウェビナーを実現できるのは、数多くのウェビナー開催を通して、膨大なノウハウを蓄積しているから。そのため運営実績と代行会社の実力は、ある程度まで比例します。

運営実績は基本的に「年間◯◯回開催」「累計〇〇回開催」といった形で、代行会社のホームページに掲載されています。年間の開催数が1,000回を超えていれば、かなり信頼性の高いサービスといえるでしょう。

さまざまなウェビナーを開催している運営・集客代行会社なら、豊富なノウハウに基づいて、主催企業のニーズに合わせた最適なイベントを実現できます。経験豊かなスタッフがそろっていれば、満足度の高い顧客対応や、トラブル発生時のスムーズな対処も可能です。

ただし、ビジネス向けのウェビナーを成功させるためには、高度なマーケティングスキルが不可欠。開催回数が多くてもビジネス向け・法人向けのウェビナー実績が乏しければ、リード獲得・商談化などの成果をあげるのは難しいかもしれません。

とくに自社と同じ業種や開催したいウェビナーに近い実績があるかはしっかりとチェックしましょう。運営会社によっては、特定の業種・配信形式・規模・開催内容などの実績が豊富なサービスを提供している場合もあります。

たとえば得意な業界・分野を掲げている代行会社であれば、そのジャンルについて豊富な専門知識があったり、ターゲット層の課題・ニーズに精通しているケースが少なくありません。まずは「自社の業界・分野に特化したサービスはないか？」という観点から探してみるのがおすすめです。

会場でのセミナーをオンライン配信するハイブリッドセミナーや、複数拠点からの同時配信、研修・学会・記者会見・国際会議の動画配信、1,000人規模の大規模ウェビナーなどを希望する場合にも、該当の実績がある代行会社を選ぶと間違いがありません。

ホームページだけでは判断ができない場合は、最初の打ち合わせなどで確認しておくと確実です。

また、ユーザーからの評価や具体的な成果も重要なチェックポイント。ポジティブな口コミが多いサービスであれば、安心してウェビナー運営を任せられるでしょう。

代行する範囲

運営全般・集客のみ・集客以外など、代行を任せられる範囲は、サービスごとに異なります。

代行範囲が広いほどウェビナーの品質を向上できるため、成果につながりやすくなるでしょう。ウェビナー開催に割かれる自社の負担が軽くなり、よりコアな業務にリソースを集中できるのもメリットです。

そのためすでにノウハウが蓄積されている企業や、人員が豊富な大企業でなければ、できるだけサポート範囲の広いサービスを選ぶのがおすすめ。とくに、業務負担が大きいうえに成果を大きく左右する「集客」を依頼できるサービスは数が限られているため、選定の際にしっかり確認することが大切です。

集客以外の主な代行範囲としては、企画・開催準備・当日運営・司会進行・開催後の参加者フォロー・ウェビナーの振り返りなどが挙げられるでしょう。

開催準備はサービスごとに特徴がでるプロセスのひとつ。ウェビナー配信ツールの設定から、LP・申込フォームの作成、申込者対応、リマインドメールの送信、講師の手配やスケジュール管理、台本・資料の作成、事前のリハーサルまでさまざまなサポート内容があります。

会社によっては、配信スタジオや機材のレンタル、カメラマン・照明スタッフ・音響スタッフの手配、バーチャル背景の合成、配信用の動画編集などを提供しているケースも。しかし配信環境・機材を自社で用意できる場合や、映像技術・アーカイブ動画の品質にそこまでこだわらない場合には、オーバースペックかもしれません。

サポート範囲を広げてウェビナーのクオリティを高めても、予算が上がったためにコストパフォーマンスが下がってしまっては本末転倒です。代行範囲の過不足が見極められるように、必要なサービスをあらかじめ明確にしておきましょう。

集客方法

ウェビナーは、すでに自社の商品・サービスに興味関心がある層から、まだ自社を認知していない層まで、幅広いターゲットに情報発信を行えます。

とはいえ、一度のウェビナーで課題感・ニーズが異なる参加者をまとめて集客するのはおすすめできません。成果につながるウェビナーを実現するためには、開催目的やゴールを1つにしぼって、一貫性のあるメッセージを発信する必要があるでしょう。

どのようなターゲットにどのような集客を行えるかは、集客代行サービスごとにさまざま。集めたいターゲットに訴求できるサービス選びが重要です。

たとえば「リードナーチャリング」「商談獲得」が目的の場合には、ある程度ターゲットをしぼった訴求が必要になります。自社の商品・サービスに興味関心がある層にアプローチするなら、既存顧客へのメールマガジンが最適。メールの文面作成や送信業務を代行してくれるサービスを選ぶことで、集客力の向上につながります。

一方、ウェビナーの目的が「新規リード獲得」なら、メールの文面作成のみに対応しているサービスは向きません。広告やポータルサイト、プレスリリース、SNSマーケティングなどで、幅広い層にアプローチできるサービスを選ぶようにしましょう。代行会社のハウスリストや運営メディアへの告知ができるサービスもおすすめです。

既存顧客の集客と比べて難易度が高い新規リード獲得は、多くのウェビナー開催企業がとくに苦労するポイントのひとつ。「Web広告などに多額の費用をかけたのに、期待どおりに参加者が集まらなかった」というケースも珍しくありません。

とくに自社にマーケティング関連のノウハウが不足している場合には、ある程度の予算をかけてでも集客代行サービスを活用したほうが、費用対効果の向上をねらえるでしょう。成功体験を通して知見を蓄積できるのもうれしいポイントです。

自社に対する理解度

セミナーを成功させるためには、基本的な開催ノウハウに加えて、ターゲット層や訴求したい商品・サービスに応じた個別具体の企画立案が不可欠。「すべてのウェビナーに共通する成功法則」というものは存在しないため、目的に応じた企画・集客・運用・参加者フォローの最適解をつねに模索していく必要があります。

とくに「どのような成果を出すためにウェビナーを開催するのか」という軸が曖昧なままだと、参加者に対する効果的な働きかけも具体化されません。

とはいえ代行会社は自社について最初からすべてを理解しているわけではないため、目的意識や発信したいメッセージに関して、認識のズレが発生してしまうケースも。結果としてイメージ通りのウェビナーが開催できず、費用だけがかさんでしまうリスクもあります。

その点、事前にヒアリングを実施したうえで企画や運営方針を提案してくれる代行サービスであれば、高い成果を期待できます。「なぜウェビナーを開催したいのか」「商品・サービスの魅力はなにか」を担当者が丁寧に引き出してくれるため、自社の目的意識や強みを明確に言語化できるのもメリットでしょう。

さらに、ウェビナーの振り返りまでフォローしてくれるサービスであれば、次回移行の企画に詳細な参加者情報を反映させて、クオリティを高めることが可能。回数を重ねるごとに、より効果的な企画が打ち立てられるようになります。

なお、どれだけ実績・サービスが充実している代行会社でも「担当者との相性が悪い」と感じるようなら、意識のすり合わせは難しいかもしれません。初期の打ち合わせや提案段階で「自社をきちんと理解してくれている」「自社の課題に寄り添ってくれている」と感じられるかどうかも重要な確認ポイントです。

サービスの続けやすさ

ウェビナーをリードナーチャリングに活用する場合、顧客の検討フェーズやニーズごとに複数回のウェビナーを開催するのが基本になります。そのためサービスの続けやすさはしっかりと考慮しましょう。

続けやすさを考えるときにチェックしたいのが料金体系。代行サービスのオーソドックスな料金システムには、「月額固定制」と「従量課金制」があります。毎月頻繁にウェビナーを開催するなら前者が、開催頻度がそこまで多くないまたは不定期なら後者がおすすめです。

予算感も代行サービスごとにさまざま。1回の開催費用だけでなく、リード獲得・商談獲得といった具体的な成果を出すために必要な「単価」が概算できると、コストパフォーマンスの高いサービスが見極めやすくなります。

たとえば集客数・商談数などの成果に応じた「報酬制」の料金システムを取り入れているサービスなら、高い費用対効果が見込めるでしょう。

また、オンライン完結のセミナーなら気にする必要はないものの、ハイブリッドセミナーを開催したい場合、サービスに配信スタジオや機材のレンタル、撮影スタッフの手配などが含まれる場合には、代行会社の所在地も重要なポイントになるでしょう。全国への出張を行っているサービスであれば、移動の手間・コストを削減できます。

トータルサポートとコスパで選ぶならマジセミ

マジセミはウェビナーの企画・集客・事前準備・申込者対応・当日運営・振り返りまでをトータルでサポートする運営・集客代行サービス。主催企業様にお任せするのは当日の講演のみなので、人員やノウハウが不足している状況でのウェビナー開催に最適です。

年間1,000回以上・300社のウェビナーを開催しており、NTT東日本、富士通グループ各社、伊藤忠テクノソリューショングループ各社、GMOグループ各社などの大手IT企業や、製造業DX企業、スタートアップなど幅広い実績があります。

とくに得意なのはIT・製造業のウェビナー。業界のトレンド、ターゲット層の興味関心、主催企業の商品・サービスの特徴をふまえた企画と、200,000件の独自ハウスリストで、良質な新規顧客を呼び込むことができます。毎年の集客数は50,000人以上に及び、「本気の参加者を集客できる」と好評です。

当日は司会進行からウェビナー配信ツールの操作、トラブル対応までを代行。双方向のコミュニケーションを活性化させる進行で満足度を高めて、参加者のファン化を促進します。

集客単価14,500円からのコストパフォーマンスも強みです。集客人数による「完全成功報酬型」の料金体系を採用しており、ワンストップサービスをこの価格・条件で提供しているサービスはほかにありません。開催後の参加者フォローを代行するオプションもご用意しており、成果につながるウェビナーマーケティングが実現できます。

代行範囲が広くて実績のあるサービスを探している方、コストをできるだけ抑えたい方は、ぜひマジセミにご相談ください。