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来年施行の働き方改革関連法に備え、ITで何ができるか? | 業務システム

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働き方改革 待ったなし ~ITでバックオフィスの業務改善を考える~  (東京計器インフォーメーションシステム株式会社 後藤 武史)

昨今の流行りである働き方改革を交え、バックオフィス等の業務改善案をいくつかの課題例を出したうえでvTigerCRMによる解決案をご紹介します。

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セミナー全体の評価と、参加者からのコメント

参加者によるこのセミナーの評価は、
2.6 でした!(5点満点中)
セミナー名 来年施行の働き方改革関連法に備え、ITで何ができるか?
講演企業 東京計器インフォーメーションシステム株式会社
開催日 2018年09月26日
匿名の参加者
・特定パッケージ主体とは思わなかったので、ちょっと出遅れた
匿名の参加者
コメントなし
匿名の参加者
F-Revoの事例を期待しましたが、少々当てが外れました。 働き方改革の話題も、もう少し掘り下げて欲しかったです。
匿名の参加者
コメントなし
匿名の参加者
もう少し出来る事を實画面で見たかった。

働き方改革 待ったなし
~ITでバックオフィスの業務改善を考える~
平成30年 9月 26日
東京計器インフォメーションシステム株式会社
後藤
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武史
はじめに
働き方改革法案が2018年6月に可決され2019年4月から
(中小企業は2020年4月)施行されます。
従来の業務のやり方では、とても働き方改革に対応できない!
という企業も多く出ることが予想されます。
本日は働き方改革に今から備えるための業務改善の必要性
について、お話し致します。
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2
おさらい 働き方改革のポイント
2018年6月29日に可決された「働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律案」
ですが、特に影響の高いポイントは・・・。
時間外労働の罰則付き上限規制の導入
各企業が労使協定により取り決めていた時間外労働は「特別条項」により事実上、残業時間数に上限
なしというのが現状でしたが、今回の法案により「45時間/月※」「360時間/年※」となります。
※特別条項を除きます。
年次有給休暇の年間5日間取得の義務化
労働者からの有給休暇取得の申出が無い限り、企業が労働者に有給休暇を取得させる義務はありませ
んでしたが、今回の法案により「5日間/年※」の取得が義務化されます。
※10日以上の年次有給休暇が付与される労働者に対します。
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3
働き方改革に備えるために
時間外労働の多い社員に対しての労働時間削減や、今まで休暇取得を意識していなかった労働者に
対し休暇を取得させる等、平等に対応するためにも従来の業務を見直しが喫緊に求められます。
見直しの一例としては以下のような課題が多く聞かれます。
各部署や各担当者が情報をバラバラに管理しているため同じ情報を
二重三重で管理/登録しているなど、業務の非効率が発生している。
情報が正しく管理されないことで、特に顧客へ対するアクションの
信頼性が損なわれ商談の機会を減らしてしまう。
情報が正しく蓄積されないことで、必要な書類/資料を毎回手作業で
作成することになり、労働生産性が低下する。
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4
業務の課題を把握する
働き方改革に備えるための課題は、とりわけバックオフィスにおける業務改善がカギを握ります。
バックオフィス業務における内容は各社様々ですが、業務の課題が見えてくれば、その課題は
シンプルに解決することが出来ます。
業務で抱える課題をきちんと把握する!
そして課題に沿った正しい解決策を選択する!
自社の業務課題を改善し、労働生産性を向上させましょう!
それでは具体的に、いくつかの課題パターンを考察します。
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5
課題パターン①(データが散在し情報共有が出来ない)
情報管理が各部門/各担当者でバラバラでは、正しい情報の共有が出来ません。
情報が正しく共有されていないことでビジネスチャンスを逃す等、大きなリスクに繋がります。
・ニーズ
・市場動向
・見込み案件
・技術要求
・研究開発情報
・進捗状況
・問合せ情報
・回答履歴
・顧客要望
情報の共有/一元管理
担当者が部署異動してしまうと担当者に紐づいた情報が
正しく共有されないことも・・・・・。
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<解決案>
Webシステムで情報管理
6
課題パターン②(最新情報がわからない)
最新の情報が、どこにあるか?誰が持っているか?情報を探すだけでも手間になります。
情報共有基盤さえ整えれば、いつでも、だれでも、どこでも、最新情報を入手できます。
情報を正しく把握すれば余計な作業も無くなり、ビジネスチャンスも逃しません。
最新情報
最新情報
古い情報
<解決案>
情報共有基盤を整備
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7
課題パターン③(手作業で毎回資料を作成している)
顧客に提出する書類、会議毎に異なる資料、関係各署に提出する資料、緊急で依頼される資料等、
業務において必要な資料は数多くありますが、毎回手作業では多大な時間を費やす事になります。
データを一元的に管理できれば資料作成の手間を軽減できます。
見積書
請求書
顧客情報
担当情報
契約書
案件情報
データ
手作業
報告資料
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自動集計
会議資料
営業履歴
<解決案>
情報の一元管理
8
企業に求められるもの
企業活動を支えるバックオフィスの業務改善こそが働き方改革に備えるためのカギになります。
そしてシステム化することで解決することができます。
散財した情報をシステム化により集約
バラバラに管理されていた情報を集約することで、「探す手間」「二重入力の手間」を削減し
業務効率化を実現します。
情報を正しく把握し適切なアクション
常に最新情報を入手できるため顧客の問合せ等も迅速な対応が可能となります。正しい情報把握で
商談の機会を逃しません。
事務作業の手間を軽減
情報が一元管理されることで集計を自動化します。手作業による業務が軽減し事務作業の効率化を
実現します。
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シンプルなシステム導入のヒント
業務スタイルに合わせて無理なくシステム化するためのツールとして、弊社では「vtigerCRM」を
情報共有基盤として活用しています。
< 導入のポイント >
費用を掛けない
手間を掛けない
使用感を確認しながら運用
PDCAによる改善
時間を掛けない
改善イメージ
活用アイデア
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まず試す! 効果を確認!
ブラッシュアップ! 実業務に!
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なぜvigerCRMなのか
試用版で気軽に試せること、カスタマイズが容易なこと、から課題に対する解決策や
アイデアをすぐにシステムに反映し、業務と照らし合わせながら無理なくシステムを
ブラッシュアップし運用できることから弊社は「vtigerCRM」を選択しました。
進捗管理のシステムや文書管理のシステム等とも容易に連携することが出来ます。
弊社は案件管理や顧客管理、ステータス管理など過去はExcelで管理していました。
今ではシステム化により、入力の手間、複雑なメンテナンス、月次集計作業の手間が
改善し、その分顧客開拓活動の時間に充当することができるようになりました。
システム化により新規顧客の数が着実に増えています。
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システム導入後の展望
システムの活用は業務改善だけに留まりません。
全社員が経営目標を共有し、同じ目標達成に向かうためにも欠かせないツールとなります。
<社内共有>
<重要業績評価指標> <重要目標達成指標>
KPI KGI
プロセス ゴール
経営目標
経営目標のゴールに到達するための
設定すべき“KPI”指標が見えてくる!
限界利益は?!
損益分岐点は?!
機会損失は?!
人件費投資効率は?!
経営戦略の意思決定をサポートするための欠かせないツールに!
All Rights Reserved, Copyright 2018 TOKYO KEIKI INFORMATION SYSYTEMS INC.
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バックオフィス業務改善のことなら何でもお気軽にご相談ください。
弊社のこれまで蓄積したナレッジを最大限に活用することで、皆さまにとって最適な
システムの導入企画から、システム構築、運用サポートまでお手伝い致します。
導入支援/コンサルティング 運用サポート支援
構築カスタマイズ インフラ構築支援
東京計器インフォメーションシステム株式会社
後藤 武史
ta-gotou@tokyo-keiki.co.jp
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